Як грамотно оформити видачу нової трудової книжки і дубліката колишньої книжки - бухгалтерія онлайн

Завершуємо серію статей, присвячених оформленню неуніфікованих кадрових документів в складних ситуаціях (див. Статті «Ми оформляємо кадрові документи про зміну особистих даних працівника» і «Які кадрові документи складаються при анулюванні трудового договору»). Сьогодні ми публікуємо статтю, яка допоможе бухгалтеру скласти кадрові документи при різних казуси з трудовою книжкою.

Як відомо, трудова книжка є документом, в якому фіксується трудовий шлях співробітника. У неї заносяться відомості про прийом на роботу, перекладах, звільнення. Обов'язок відображати в трудовій книжці всі ці ситуації лежить на роботодавця. При цьому правила внесення записів до трудової книжки досить чітко регламентовані законодавством. Але мова в цих правилах йде про стандартні ситуаціях. Життя ж часто виявляється куди винахідливішими.

Працівник загубив трудову книжку

Розглянемо наступну ситуацію: співробітник, звільнившись з роботи і отримавши трудову книжку, благополучно її втрачає. Як бути бухгалтеру організації, в яку прийшов працевлаштовуватися такий працівник? Насамперед, з нього потрібно вимагати заяву про оформлення нової трудової книжки у зв'язку з втратою (пошкодженням, псуванням і т.п.). Оформляється воно так:

Генеральному директору
ТОВ «Валентино»
Скороходову Д.Б.
Від оператора call-центру
Дубовой Є.П.

У зв'язку з тим, що в період до укладення трудового договору з ТОВ «Валентино» я втратила свою трудову книжку, і на підставі частини 5 статті 65 Трудового кодексу Укаїни, прошу оформити мені нову трудову книжку. Мені відомо, що я зобов'язана сплатити вартість бланка трудової книжки.

Зверніть увагу: така заява подає вже співробітник, а не кандидат на посаду. Це означає, що спочатку потрібно укласти трудовий договір з цією особою, не дивлячись на те, що трудовий книжки у нього на руках немає.

Після того, як керівник завізує цю заяву (якщо це передбачено системою документообігу, що склалася в організації), а співробітник сплатить вартість бланка трудової книжки, бухгалтер може приступати до її заповнення. При цьому потрібно враховувати, що мова в даному випадку йде не про видачу дубліката (п. 31 Правил ведення і зберігання трудових книжок *, затверджених постановою Уряду України від 16.04.03 № 225), а про видачу нової трудової книжки замість втраченої (останній абзац ст. 65 ТК РФ). А значить, ніяких відомостей про сумарний стаж і т.п. в книжку вносити не потрібно - вона заповнюється в тому ж порядку, що і співробітникові, що надходить на роботу вперше.

Факт виконання заяви працівника буде підтверджуватися його власноручним підписом на титульному аркуші трудової книжки. Тому брати з працівника розписку про видачу нової трудової книжки не потрібно.

Працівник знайшов пропажу

Як видно, ситуація з втратою трудової книжки вирішується досить просто. Складнощі починаються, якщо працівник згодом знаходить свою трудову книжку, хоче анулювати нову книжку і отримати запис про своє теперішнє роботі на колишній трудовій книжці.

Почнемо з того, що даний казус законодавством взагалі не врегульовано і, строго кажучи, регулювання і не вимагає. Адже у роботодавця є власноручне заяву працівника, де він просить видати йому нову трудову книжку в зв'язку з втратою попередньої. На пенсійні права співробітника наявність двох трудових книжок теж ніяк не вплине - в стаж будуть зараховуватися як періоди по першій трудовій книжці, так і по другій. У законодавстві ж не сказано, що отримання нової книжки автоматично анулює втрачену.

Нарешті, замінити трудову книжку складно чисто технічно. Справа в тому, що в організації повинна вестися книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. І в цій книзі вже «засвітилася» нова трудова книжка працівника. Більш того, є ще й прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї. У цій книзі також відображені дані про видачу співробітникові нової трудової книжки. Виходить, що тепер треба буде анулювати записи, визнавати бланк нової трудової книжки недійсним, вирішувати питання з його оплатою і т.п. Загалом, складнощів дуже багато.

Тому наша порада - відмовити працівникові в його прохання про анулювання нової трудової книжки і внесення запису про справжню роботу в його колишню (колись втрачену, а потім знайдену) книжку. При цьому працівнику треба пояснити, що ніяких негативних наслідків для нього наявність двох трудових книжок не тягне. А також потрібно видати йому завірену копію його заяви на оформлення нової трудової книжки (на той випадок, якщо в подальшому буде потрібно пояснювати роботодавцям, куди подівся попередній стаж, і звідки взялася друга трудова книжка).

Дублікат для колишнього працівника

Продовжимо тему втрачених трудових книжок. В принципі, у співробітника, який після звільнення раптом виявив, що його трудова книжка «кудись поділася», є альтернативний описаного вище варіант поведінки. Він може звернутися до свого колишнього роботодавця і зажадати видати йому дублікат трудової книжки. Згідно з пунктом 31 Правил ведення і зберігання трудових книжок роботодавець зобов'язаний цей дублікат оформити.

Очевидно, що заява про видачу дубліката має бути письмовим:

Директору ТОВ «Сарагон»
Петрову Н.І.
Від Дубовой Е.Н.

На підставі цієї заяви та документів, наявних в організації, бухгалтер повинен підготувати дублікат трудової книжки протягом 15 днів. Порядок оформлення дубліката досить детально прописаний в законодавстві, тому зупинятися на ньому докладніше не будемо. Скажемо лише, що бухгалтер повинен чітко слідувати букві закону і вносити в дублікат тільки ті відомості, які є в документах. Ніяких доповнень, виправлень і т.п. робити не можна, навіть якщо помилка (наприклад, в статті або пункті статті) очевидна. Все, що є в документах, має бути в точності - слово в слово - перенесено в дублікат - такий закон!

Не забудьте при передачі працівникові дубліката взяти з нього розписку в отриманні. Зробити це можна безпосередньо на заяві - нехай працівник власноруч напише (знизу або на звороті): «Дублікат трудової книжки отримав особисто», проставить число і підпис.

помилкові записи

Напевно, кожен бухгалтер, якому доводилося стикатися з кадровою роботою, знає, що записи, внесені до трудової книжки помилково, можна виправити, визнавши їх недійсними. Але для багатьох виявляється сюрпризом правило, згідно з яким будь-який працівник, в трудовій книжці якого з'явилася недійсна запис, пов'язана зі звільненням або переведенням, може зажадати заміни трудової книжки. А тим часом таке право надано працівнику пунктом 33 Правил ведення і зберігання трудових книжок.

Відповідно, якщо, наприклад, при звільненні працівник побачить у себе в трудовій книжці зроблену помилково (і визнану недійсною) запис про переведення або про звільнення - погодьтеся, всяке буває і від помилок ніхто не застрахований - то він може попросити замінити таку трудову книжку дублікатом . Однак однією усній прохання в даному випадку мало - в пункті 33 Правил ведення і зберігання трудових книжок прямо говориться про письмовій заяві.

Виглядати воно може, наприклад, так:

Директору ЗАТ «Васк»
Нурін П.С.
від старшого економіста
Дургіліевой О.П.

Зверніть увагу, що в цьому випадку працівник в силу прямої вказівки в пункті 48 Правил ведення і зберігання трудових книжок не зобов'язаний оплачувати вартість бланка трудової книжки.

Сам дублікат в даному випадку оформляється на підставі «зіпсованої» трудової книжки шляхом перенесення «слово в слово» в нову трудову книжку всіх наявних записів (за винятком, звичайно, тих, які послужили підставою для видачі дубліката). Після оформлення дубліката, його потрібно видати працівникові одночасно з «зіпсованою» трудовою книжкою. Не забудьте взяти з працівника розписку в їх отриманні такого змісту: «Дублікат трудової книжки, а також трудову книжку, в якій є запис про звільнення, визнана недійсною, отримав. Число, підпис ».

* Повна назва документа - Правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців.

Цитата (Flashka-T): Доброго дня! Дякую за статтю. Може допоможете мені розібратися, що робити з моєю трудовою книжкою?
На титульному аркуші в ній не закреслена, а затерті і виправлені неправильний запис по батькові. На 1 сторінці обкладинки написано "Виправленому вірити". Печатка. Підпис. Дата. Ці виправлення зроблені організацією, видати трудову книжку в 1984 році. Розумію, що мене чекають великі проблеми при оформленні пенсії, яка не за горами.
* Чи дійсна моя трудова книжка з такими виправленнями (до речі сказати є й інші в відомостях про роботу)?
* Чи можлива видача дубліката?
* Чи не буде виглядати дивним те, що мені доведеться самій собі виписувати дублікат, тому що Зараз я працюю документознавців і відповідаю за ведення трудових книжок?

Повідомлення-питання видалено модератором. Задайте, будь ласка, це питання в НОВОЇ темі в розділі "Питання від працівників".

Для коректного відображення сайту встановіть нову версію браузера Оновити браузер