Як домогтися ефективності від персоналу

Не секрет, що розвиток бізнесу безпосередньо залежить від професіоналізму та ефективності персоналу, тому однією з головних проблем, що стоять перед керівництвом, є реалізація кадрового ресурсу на благо організації. Але від чого безпосередньо залежить результативність співробітників? Розглянемо головні інструменти підвищення продуктивності їх роботи.

Співбесіда

Все починається з пошуку кандидатів. Як розгледіти в них якісних співробітників? Цінний персонал - фундамент будь-якого бізнесу, тому кожна розумна і піклується про долю свого дітища керівник прагне до формування штату тільки з далекоглядних і вміють стратегічно мислити професіоналів. Однак на практиці ми часто бачимо протилежний результат, коли процес прийому на роботу націлений на усунення плинності кадрів, а не на формування команди. Для впевненості у виборі правильного здобувача слід провести з ним три етапи інтерв'ю: перше - з рекрутером, далі - з лінійним керівником і в фіналі - з топ-менеджером компанії. Резюме кожного з претендентів залишається в базі у рекрутера.

На перших двох етапах необхідно обговорити з кандидатом його особисті цілі. Якщо вони розмиті, потрібно допомагати їх формулювати. Важливо, щоб новачок зміг відповісти на поставлене запитання: «Що я повинен зробити для компанії, щоб ...? ». Це допоможе йому прояснити, наскільки службові та особисті цілі будуть збігатися. Лінійний керівник при цьому має максимально продемонструвати перспективи та очікування від майбутньої роботи. Озвучувати потрібно все: можливості, підводні камені, вимоги, реальну мотивацію, терміни перебування на «Грейді» і т.д. Найголовніше, претендент повинен щиро з усім цим погодитися. Можна навіть взяти паузу на пару днів, щоб ще раз все обміркувати, визначити самомотивацію і подальше ставлення до роботи. Ще одним хорошим «фільтром» послужить домашнє завдання: наприклад, підготуватися до заліку на знання послуг і продуктів компанії. Якщо людина зацікавлена - вивчить!

корпоративне середовище

Отже, ми прийняли нового співробітника в штат. Як тільки він адаптується - відразу приступить до основних обов'язків і прийме корпоративну культуру компанії. У цьому йому допоможуть три документа, які він повинен прочитати з олівцем в руках; положення про його підрозділі, де прописані цілі, завдання, вимоги, принципи і цінності; стратегія компанії, а також посадова інструкція. Тим самим у новоприбулого в команду виробляються 3 рівня робочих цілей:

великі (цілі компанії),
середні (цілі департаменту),
дрібні (його особисті КПЕ).

Самостійна робота допоможе людині визначити, з чим він згоден, а що викликає сумнів або протиріччя. Потім все це разом розбирається з лінійним керівником. Головне, щоб співробітник щиро підтримував і поділяв те, що написано в цих документах.

На етапі адаптації у новачка обов'язково повинен бути наставник, який призначається керівником з числа лідерів департаменту. Крім того, обов'язково повинен бути коуч, чиїм завданням є підтримка необхідного рівня зацікавленості, захопленості, лояльності, позитиву і працездатності всього персоналу, а також допомогу в правильному розумінні цілей і завдань компанії. Він повинен стежити за тим, щоб новий фахівець поділяв цінності роботодавця, був згоден з встановленими принципами і вимогами.

Безумовно, на ефективність працівників впливає загальний настрій і атмосфера в департаменті. Багато що в колективі залежить від однодумців, об'єднаних схожими поглядами, цінностями, емоційним станом і навіть зовнішнім виглядом. Наприклад, якщо в комерційному відділі всі співробітники мислять великими бонусами, кар'єрою, купівлею квартири і поїздками на Мальдіви, але приходить людина з такими пріоритетами, як стабільність, сім'я, дача, хобі, то очевидно, що він не приживеться. Гірше того, за своє недовге перебування він може «охолодити запал і завзяття» товаришів по службі, запустити ланцюгову реакцію, по якій буде передаватися його спокійний настрій всім іншим. Саме тому на етапі підбору необхідно дуже чітко формувати портрет кандидата.

Тімбілдинги - один з ключових елементів корпоративної середовища, що сприяє підвищенню подальшої працездатності та результативності персоналу. Найбільш ефективно проходять виїзні заходи на природі. В дорозі можна обговорити всі важливі і нагальні робочі питання, а потім провести інтелектуальні та рухливі ігри, естафети, спільне приготувати барбекю і т.д.

Як іншого формату, придатного, наприклад, для ІТ-департаменту і його основних замовників, можна організувати «пиво-паті» в пабі або ресторані. Основна мета - звичайно ж, підвищення ефективності роботи персоналу за допомогою можливих тренінгів з вирішенням наступних питань: командоутворення, зміна «кута зору» на робочі проблеми, обговорення спірних питань між суміжними департаментами, генерація креативних ідей, спільний відпочинок.

політика керівництва

Крім загального навчання, лінійний керівник обов'язково повинен займатися розвитком своїх співробітників, даючи цікаві, різнопланові завдання, можливо навіть не відносяться до їх основних обов'язків. Тим самим він розширює їх зону відповідальності, розвиває масштабність мислення. Тут поєднуються і нематеріальна мотивація, і розвиток навички роботи в режимі багатофункціональності.

Всі поставлені завдання повинні жорстко контролюватися керівником, причому йому необхідно постійно розвивати в собі цю функцію. В іншому випадку частина завдань просто не буде виконуватися, і підлеглі поступово звикнуть.

Цілі повинні ставитися за методикою SMART:

Це виключає можливість непорозуміння співробітником цілі і гарантує її ефективне виконання.

Крім планово-нормативних планерок, повинні проходити і інформаційно-методологічні зборів співробітників з метою організації живого діалогу керівництва компанії з співробітниками, розбору кейсів, важких і спірних ситуацій. Плюс, звичайно ж, відкритість топ-менеджменту буде сприяти підвищенню ефективності персоналу на місцях.

Показники ефективності та мотивація

Раз вже ми говоримо про підвищення ефективності роботи, її потрібно якось вимірювати. У всіх департаментах по можливості повинна бути розроблена система цільових та проміжних показників ефективності (КПЕ). Наприклад, у менеджера продажів в консалтинговій компанії цільовим показником є маржинальний прибуток, а проміжним - кількість проведених зустрічей. КПЕ співробітника служби постачання виробничого підприємства може бути коефіцієнт економії.

Процес розробки системи КПЕ завжди потрібно починати з побудови воронки. Наша оцифрована мета, яку ми хочемо досягти, буде поставлена на чільне місце. Далі визначаються основні етапи, які ми будемо проходити в русі до мети, і також оцифровуються. Наприклад, щоб співробітникові служби персоналу закрити одну вакансію менеджера відділу продажів (це мета), потрібно до третього етапу співбесіди довести три людини (це сформована статистика в компанії), до другого етапу - 10 осіб, до першого - 20. Знаючи, що зазвичай приїжджає тільки 70% запрошених кандидатів, можна розрахувати кількість призначених співбесід (приблизно 29 зустрічей). Кожен з етапів повинен мати тимчасові інтервали, так як наша кінцева мета також має свій термін. Ці етапи і є ключовими показниками ефективності.

Безумовно, впроваджена система КПЕ не принесе бажаних результатів, якщо не прив'язати її до мотивації співробітників. Варіантів може бути маса, і найпростіший - множити дохід співробітника на КПЕ. При цьому коефіцієнтів має бути не більше трьох, а їх значення може бути як більше одиниці, так і менше. При правильно збалансованій системі ключових показників сильного перевиконання планів не буде. В іншому випадку це буде сигналом про те, що їх потрібно підвищувати

Автоматизація робочих процесів

У сучасному світі ефективність і автоматизація стали синонімами. Жодна система корпоративного тайм-менеджменту не буде працювати без електронного календаря, автоматизованих нагадувань, електронних засобів збору входять завдань і т.д. Так само як і система ключових показників ефективності не буде функціонувати без автоматизованих звітів, графіків, діаграм, нагадувань.

Ринок сьогодні пропонує величезний вибір різних програмних продуктів класу WorkFlow, які відрізняються тільки своїми можливостями і інтерфейсом. Потрібно лише вибрати відповідне ІТ-рішення для своєї компанії і перевести весь офіс на нову систему. Що ми в результаті отримаємо для підвищення ефективності співробітників?

По-перше, універсальний планувальник робочого процесу.
По-друге, можливість будувати коректні звіти і рейтинги по своїм співробітникам.
По-третє, скорочення часових витрат на типові бізнес-процеси за рахунок їх формалізації в системі. Я вже не кажу про безліч інших опцій на зразок електронного документообігу, віддаленого доступу та інтеграції з будь-якими іншими системами в компанії (наприклад, «1С»).

На закінчення хотілося б відзначити, що всі інструменти щодо підвищення ефективності персоналу в компанії, представлені в даній статті, мають практичне застосування і взяті виключно з особистого досвіду.

Олександр Рагіна, керівник служби персоналу «КСК груп»