Як автоматизувати процес документообігу на підприємстві

Від того, як організований документообіг на підприємстві, залежить ефективність роботи підприємства в цілому. Тому що на якість управління і, отже, на економічну ефективність діяльності підприємства впливають такі чинники, як оперативність і якість формування документів, прийому-передачі інформації, налагодженість роботи довідково-інформаційної служби, чітка організація зберігання, пошуку і використання документів.

Основні вимоги до автоматизованої системи документообігу - це можливість групової роботи співробітників, використання в роботі єдиних стандартів документів, реєстрація та класифікація всієї вхідної та вихідної документації та подальша маршрутизація, зберігання архівів документів, контроль виконання наказів і розпоряджень, і в той же час бути складовою частиною комплексної інформаційної системи.

Як у будь-якої задачі, у завдання створення автоматизованої системи документообігу можуть бути різні рішення.

Найбільш типовими є два шляхи автоматизації документообігу. Перший шлях-документообіг, реалізований з використанням РСУБД і є невід'ємною частиною системи автоматизації підприємства або його окремих ділянок (бухгалтерії, відділу реалізації, відділу кадрів).

Другий шлях - реалізація системи документообігу на базі продуктів, розроблених спеціально для вирішення таких завдань, як організація групової роботи, автоматичне введення і розпізнавання образів документів, маршрутизація, робота з електронною поштою і доступ до світових інформаційних ресурсів, розмежування прав доступу і т.п. Такі системи можуть використовуватися як самостійні продукти.

Таким чином, автоматизація документообігу необхідна для:

* Формування цілісної картини того, що відбувається на підприємстві

* Злагодженої роботи всіх підрозділів

* Поліпшення якості обслуговування клієнтів

* Ефективного використання людських, комунікаційних, інвестиційних та інших виробничих ресурсів

Основні внутрішні інформаційні потоки існують між ієрархічними підрозділами організації та суб'єктами управління (керівництво, начальники відділів, спеціалісти) відповідно до структури оперативного управління.

При створенні системи Бос-референт був обраний другий шлях через явну перевагу в частині роботи з документами.

Системи документообігу, розроблені різними фірмами, не схожі одна на іншу. Відмінності обумовлені вибором засобів розробки, можливостями тієї чи іншої платформи, ідеологією побудови системи.

Від засобів розробки залежать такі параметри, як робота з документами різних форматів, розмежування рівнів доступу, ергономічність, масштабованість, можливість виходу в Інтернет і т.д.

Ще один приклад. У модулі "Управління персоналом" сформований наказ про прийом на роботу нових співробітників на конкретні позиції штатного розкладу. Модуль документообігу "отримує" цей наказ, забезпечує його проходження через відповідні інстанції, потрібні користувачі "візують" наказ електронним підписом, і документ вступає в силу. Система дозволяє автоматично розсилати повідомлення про терміни виконання наказів і контролювати їх виконання.

Автоматизована система документообігу може включати в себе безліч різних функцій, особливо якщо вона розроблена на замовлення з урахуванням вимог конкретного замовника. Але в типовому рішенні розробники можуть виходити з принципу розумної достатності і автоматизувати типові операції, які будуть успішно використовуватися в будь-якій організації. Наприклад, типова система документообігу може включати в себе автоматизацію наступних функцій:

* База наказів і розпоряджень служить для зберігання внутрішньої нормативно-розпорядчої інформації. Розпорядження і накази, підготовлені відповідними службами, можуть візуватися керівництвом і передаватися для ознайомлення або виконання співробітникам.

* Контроль доручень дозволяє керівникам підрозділів віддавати доручення співробітникам і ефективно контролювати їх виконання.

* База зовнішніх контактів організовується для ведення довідника організацій-контрагентів, з якими ведеться ділове листування. У число таких організацій можуть входити партнери, клієнти, покупці, постачальники, органи влади і управління, громадські організації. Тут же можна зберігати відомості про фірми-конкурентів. Для кожної організації передбачається ведення списку контактних осіб, а також історія всіх контактів. Для користувача важливими факторами є простота реєстрації, можливість групової розсилки, а також формування доручень по виділеним документам.

* База юридичних документів може зберігати юридичні та інші нормативні акти. Зразки таких документів (наприклад, договори, рахунки, звіти) готуються співробітниками відповідних служб і можуть використовуватися в подальшому всіма співробітниками.

Але, купуючи типову систему, слід пам'ятати, що це рішення ніколи не закриє весь спектр завдань документообігу підприємства: будуть автоматизовані лише типові і, може бути, не завжди головні функції. Адже документообіг кожного конкретного підприємства є унікальною системою, яка залежить від дуже багатьох чинників. Ними є склали традиції, форми подання внутрішньої інформації, суб'єктивні чинники і багато іншого.

Тому, якщо ви хочете, щоб система документообігу повністю відповідала вашим вимогам, і витрати при цьому були мінімізовані, придбайте спочатку типове рішення, Попрацювавши з ним, ви спільно з колегами з усіх підрозділів підприємства зможете чітко сформулювати, якими функціями необхідно доповнити цю систему, щоб автоматизований документообіг став невід'ємною частиною вашої організації.