Інвентаризація каси як відобразити надлишки і недостачу

Збірки з журналів бухгалтеру

Порядок інвентаризації каси компанія встановлює самостійно. Але є випадки, коли інвентаризація каси є обов'язковою:

• готівкові;
• грошові документи (поштові марки, оплачені путівки в будинки відпочинку і санаторії, авіа- та залізничні квитки, карти оплати послуг зв'язку, паливні картки і ін.);
• бланки цінних паперів
• бланки документів суворої звітності.

Після повного полистного перерахунку готівки результат звіряється з даними обліку по касовій книзі. Для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності грошових коштів і грошових документів, що знаходяться в касі організації, складається акт інвентаризації готівкових грошових коштів (може застосовуватися форма № інв-15).

Фактична наявність бланків цінних паперів і бланків документів суворої звітності здійснюється за видами бланків з урахуванням початкових і кінцевих номерів тих чи інших бланків, а також за кожним місцем зберігання і матеріально відповідальним особам (п. 3.41 Методичних вказівок по інвентаризації). Результати інвентаризації бланків цінних паперів і бланків документів суворої звітності відображаються в інвентаризаційного опису цінних паперів і бланків документів суворої звітності (інв-16).

Крім того, проводиться інвентаризація:

• грошових коштів в дорозі;
• грошових коштів на розрахункових рахунках організації;
• грошових коштів на валютних рахунках організації;
• грошових коштів на спеціальних рахунках організації (крім депозитних рахунків, які охоплені інвентаризацією в якості фінансових вкладень організації).

При інвентаризації грошових коштів у дорозі звіряється залишок на рахунку 57 "Переклади в шляху" з даними квитанцій установи банку поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку тощо (П. 3.42 Методичних вказівок по інвентаризації, Інструкція про застосування Плану рахунків).

Інвентаризація грошових коштів, що знаходяться в банках на розрахунковому (поточному), валютному і спеціальних рахунках, проводиться шляхом звірки залишків за рахунками 51 "Розрахункові рахунки", 52 "Валютні рахунки", 55 "Спеціальні рахунки в банках" (крім субрахунка 55-3 " Депозитні рахунки ") за даними бухгалтерського обліку з даними виписок банків.

Розглянемо, як треба відображати результати, які показала інвентаризація каси.

Надлишки в касі

Припустимо, ви зняли показання лічильників ККТ. І бачите, що готівкова виручка насправді більше тієї суми, що значиться в роздрукованому звіті. Іншими словами, в касі надлишки.

Такі надлишки занесіть в графи 11 і 14 журналу касира-операціоніста, якщо ви застосовуєте форму № КМ-4. Проведення тут будуть наступними:

ДЕБЕТ 50 субрахунок «Каса організації» КРЕДИТ 90 субрахунок «Виручка»
- відбитий виторг, прийнята за показаннями лічильників ККТ;

ДЕБЕТ 50 субрахунок «Каса організації» КРЕДИТ 91 субрахунок «Інші доходи»
- визнаний інший дохід у вигляді надлишку готівки в касі.

У податковому обліку виявлені по касі надлишки покажіть в складі позареалізаційних доходів. Зробіть це на дату, коли приймете гроші в касу організації.

Недостача в касі

Тепер припустимо, що інвентаризація каси зафіксувала недостачу грошей. Що робити?

Тут важливо, уклали ви з касиром договір про матеріальну відповідальність чи ні. Нагадаємо, що оформляти цей документ чинне законодавство не вимагає.

Якщо договір є, чудово. Тоді ви маєте право стягнути всю суму збитку з касира. Причому вам не доведеться доводити вину працівника. Навіть якщо співробітник відмовиться повністю відшкодовувати відсутню суму добровільно, ви зможете домогтися цього через суд.

У будь-якому випадку в бухобліку ви зробите такі проводки:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
- відображена недостача готівки;

ДЕБЕТ 73 субрахунок «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку» КРЕДИТ 94
- Відображено суму недостачі, яка буде стягнена з матеріально відповідального працівника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субрахунок «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку»
- утримана сума збитку із зарплати касира.

У податковому обліку стягнені суми відобразіть як позареалізаційні доходи. Зробіть це на дату, коли людина розпишеться в тому, що ознайомився з наказом про стягнення з нього збитку. А якщо гроші довелося стягувати через суд, дочекайтеся, поки рішення суду вступить в силу.

Договір про матеріальну відповідальність з касиром не укладали? Тоді стягнути вдасться лише суму збитку, що не перевищує середньомісячний заробіток цього працівника. Хоча якщо касира по суду визнають винним у нестачі грошей - іншими словами, він навмисне викрав якусь суму грошей з каси, - тоді, звичайно, ви маєте право будете вимагати відшкодувати збиток повністю.

У податковому обліку суми нестачі можна списати як позареалізаційні витрати.

касу пограбували

Ось неприємна ситуація - касу компанії пограбували. Само собою, про те, що трапилося треба по гарячих слідах заявити в поліцію. Але перш ніж це зробити, проведіть інвентаризацію готівки і складіть акт - можна за типовою формою № інв-15. Адже щоб заявити про пропажу грошей, спершу треба з'ясувати, скільки насправді викрали.

На день, коли оформите акт, зробіть проводку:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
- відображена недостача готівки, що виникла внаслідок пограбування каси.

А чи треба вносити в касову книгу запис про те, що трапилося? Зовсім ні. Просто на кінець робочого дня, коли ви зафіксували пропажу, покажіть умовний залишок. Той, що вийшов би без вирахування вкраденої суми. На початок же наступного дня відобразіть реальну суму в касі.

Простіше кажучи, факт розриву між залишками на кінець одного і початок іншого дня показувати в касовій книзі не треба. Але прикладіть документи, що підтверджують причину такої розбіжності. Наприклад, акт ревізії готівки, документи з поліції, пояснювальні записки співробітників і інші папери про крадіжку.

Залежно від того, знайдуть винуватців чи ні, які зникли з каси гроші ви тим чи іншим чином зафіксуєте в бухгалтерському обліку.

Винуватця не вдалося знайти

На жаль, часто кримінальні справи припиняють. Простіше кажучи, поліція так і не знаходить грабіжників. Якщо у вас саме такий випадок, то в бухобліку зниклі суми віднесіть до інших витрат, а в податковому - до позареалізаційних (подп. 5 п. 2 ст. 265 Податкового кодексу РФ). Витрата покажіть на дату, коли слідчий призупинить справу, тобто винесе відповідну постанову. Проводку зробіть таку:

ДЕБЕТ 91 субрахунок «Інші витрати» КРЕДИТ 94
- визнаний інший витрата в сумі недостачі.

Поліція знайшла грабіжника

Поліція все ж з'ясувала, хто винен? Тоді недостачу віднесіть на грабіжника - адже він повинен буде відшкодувати вам вкрадену суму. Запис зробіть наступну:

ДЕБЕТ 76 субрахунок «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку» КРЕДИТ 94
- віднесена на винуватця сума викрадених грошей з каси.

При розрахунку податку на прибуток дійте так само, як і при звичайній недостачі, стягуваної з касира. Тобто в дохід і витрата поставте одну і ту ж суму.