Ілюстрований самовчитель по документообороту діловодство в середовищі windows як зберігається
Як зберігається інформація в пам'яті комп'ютера
Інформація, з якою працює ПК, міститься в файлах. Файл - це іменований набір даних, призначений для зберігання різного роду інформації. У файлах можуть зберігатися тексти програм, документи, малюнки і т. Д. Кожен файл має своє ім'я і місце розташування. При завданні імен необхідно дотримуватися таких правил;
- ім'я файлу може містити до 255 символів, включаючи пробіли;
- в ім'я файлу не можуть бути включені наступні символи. * " <> | /
Існує багато типів файлів. Більшості файлів мають розширення. Розширення файлу не є обов'язковим. Розширення відокремлюється від імені крапкою і може містити не більше трьох символів. У розширенні можна використовувати прогалини і вищенаведені символи.
Багато програм автоматично встановлюють розширення імені файлу і по ньому можно.узнать, яка програма створила файл. Наприклад, розширення DOC мають файли документів, а розширення ЕХЕ - файли виконуваних програм.
Система зберігає інформацію про розміри всіх файлів, дату і час їх створення або зміни. Ця інформація суттєво допомагає стежити за файлами, виконувати їх сортування і пошук, створювати резервні копії.
При необхідності цю інформацію завжди можна вивести на екран.
Папки (Каталоги)
Папка (в комп'ютерній термінології - каталог) - це спеціальне місце на диску, в якому зберігаються імена файлів, час останнього їх поновлення, атрибути файлів і т. Д. У ПК на диску може зберігатися кілька сотень і навіть тисяч файлів. Імена файлів реєструються на дисках в папках. Якщо порівняти диск з архівом, в якому зберігаються папки з документами, то диск зберігає папки (каталоги), в яких зібрані групи файлів. Як в книжковій шафі, на диску кожна папка має свою назву і може містити і документи, і вкладені папки.
Каталоги і підкаталоги (вкладені папки) утворюють структуру, яка називається деревом каталогів. На кожному диску є, як мінімум, один головний каталог, в якому зберігаються всі інші файли і каталоги. Він називається кореневим каталогом. Вимоги до імен каталогів ті ж, що і до імен файлів. Розширення імені для каталогів не використовується. Два підкаталогу в одному і тому ж каталозі не можуть мати однакових імен.
Каталог (папка), в якому зараз працює користувач, називається поточним.
Для організації діловодства необхідно створення і "ведення папок документів за тематикою, по виконавцю, за часом реєстрації та іншими ознаками, прийнятим в організації.