Глава 1 нормативно - методична база діловодства

Нормативно - методична база діловодства

Нормативно-методична база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання та використання в поточній діяльності організації, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення і деякі інші аспекти.

Нормативно - методичну базу діловодства складають:

1) законодавчі акти Укаїни в сфері інформації та документації;

2) укази і розпорядження Президента РФ, постанови Уряду РФ;

3) нормативні правові акти федеральних органів виконавчої влади, які регламентують правові питання документаційного забезпечення управлінської діяльності;

4) державні стандарти на документи;

6) уніфіковані системи документації;

7) нормативно - правові акти, а також методичні документи з діловодства, що видаються керівництвом організацій і підприємств.

У нормативно - методичну базу діловодства входять також законодавчі акти суб'єктів України і правові акти, що приймаються органами виконавчої влади суб'єктів РФ. Ці акти повинні враховуватися при організації діловодства, перш за все органами представницької і виконавчої влади суб'єктів РФ, а також організаціями та підприємствами, що діють на їх території.

1.1. Законодавчі акти Укаїни в сфері інформації та документації

Законодавство Укаїни регламентує загальні принципи організації документаційного забезпечення управління організацій і підприємств.

Закон встановлює правовий режим створення, зберігання і використання інформаційних ресурсів, таких як:

1) порядок документування інформації;

2) право власності на окремі документи і окремі масиви документів в інформаційних системах;

4) порядок правового захисту інформації.

Названий Закон визначає наступні основні поняття: «документована інформація» і «інформаційні ресурси».

Документована інформація (документ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Інформаційні ресурси - окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах.

Документування інформації - обов'язкова умова для включення інформації в інформаційні ресурси і відповідно до закону має здійснюватися в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та інформаційну безпеку Укаїни.

Інформаційні ресурси можуть бути державної та недержавної власністю і перебувати у власності громадян, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій та громадських об'єднань.

Громадяни, органи державної влади, органи місцевого самоврядування, організації та громадські об'єднання зобов'язані представляти документовану інформацію органам і організаціям, відповідальним за формування та використання державних інформаційних ресурсів.

Держава має право викупу документованої інформації у фізичних і юридичних осіб у разі віднесення цієї інформації до державної таємниці. Власник інформаційних ресурсів, що містять відомості, віднесені до державної таємниці, має право розпоряджатися цією власністю тільки з дозволу відповідних органів державної влади.

Документи і масиви документів, створені за рахунок коштів фізичних та юридичних осіб, а також придбані ними на законних підставах, отримані в порядку дарування або успадкування, є власністю даних юридичних осіб та фізичних осіб.

Закон визначає об'єкти і суб'єкти міжнародного інформаційного обміну. Об'єктами міжнародного інформаційного обміну може бути документована інформація, інформаційні ресурси, інформаційні продукти, інформаційні послуги, кошти міжнародного інформаційного обміну. Суб'єктами міжнародного інформаційного обміну є: Україна, суб'єкти Укаїни, органи державної влади та місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи.

Закон встановлює право власності на інформаційні продукти і засоби міжнародного інформаційного обміну, вводить обмеження на вивезення документованої інформації, визначає порядок захисту конфіденційної інформації та регулює інші питання міжнародного інформаційного обміну.

Відповідно до Закону стандартизація - це діяльність по встановленню норм, правил і характеристик з метою забезпечення:

1) безпеки продукції, робіт і послуг для навколишнього середовища, життя, здоров'я і майна;

2) технічної та інформаційної сумісності, а також взаємозамінності продукції;

3) якості продукції, робіт і послуг відповідно до рівня розвитку науки, техніки і технологій, єдності вимірювань;

4) економії всіх видів ресурсів;

5) безпеки господарських об'єктів з урахуванням ризику виникнення природних і техногенних катастроф та інших надзвичайних ситуацій;

6) обороноздатності і мобілізаційної готовності країни.

Закон визначає порядок проведення робіт по стандартизації, види документів по стандартизації і їх застосування, здійснення державного контролю та нагляду за дотриманням вимог державних стандартів, відповідальність за порушення положень закону, порядок фінансування робіт із стандартизації та ін.

До нормативних документів по стандартизації. чинним на території Укаїни Закон відносить:

1) державні стандарти Укаїни, що застосовуються в установленому порядку міжнародні (регіональні) стандарти, правила, норми і рекомендації по стандартизації, загальноукраїнські класифікатори техніко-економічної інформації;

2) стандарти галузей, стандарти підприємств, стандарти науково-технічних, інженерних товариств та інших громадських організацій.

Відповіді на звернення громадян, спрямовані в державні органи Укаїни, даються мовою звернення і тільки в разі неможливості дати відповідь мовою звернення - російською мовою.

Документи, що засвідчують особу, записи актів громадянського стану, документи про освіту, документи з трудових відносин, військові квитки на території суб'єктів РФ, які встановили свою національну мову в якості другої державної мови, оформляються поряд з українською мовою державною мовою суб'єкта РФ.

У промисловості, зв'язку, на транспорті і в енергетиці на всій терріторііУкаіни застосовується тільки українську мову.

Закон визначає перелік відомостей, що становлять державну таємницю, і встановлює повноваження державних органів і посадових осіб, покликаних забезпечувати збереження і захист державної таємниці.

Законодавство Укаїни регулює і інші сфери діяльності, тісно пов'язані з документаційне забезпечення.

1.2. Укази і розпорядження Президента РФ, постанови Уряду РФ

Правові акти, прийняті Президентом України і Урядом РФ, розвивають положення, зафіксовані в законодавчих актах з питань інформації та документації.

Укази Президента України та постанови Уряду України регулюють питання підготовки, видання, державної реєстрації та введення в дію нормативно-правових актів, що видаються органами державного управління.

Ці документи регулюють питання формування, організації зберігання, обліку, використання архівів і архівних фондів та управління ними, визначають статус, основні завдання та функції Федерального архівного агентства.

1.3. Нормативні правові акти федеральних органів виконавчої влади

Нормативні правові акти, які видаються федеральними органами виконавчої влади (міністерствами, комітетами, управліннями, службами, агентствами), є відомчими нормативними актами і в залежності від сфери дії поділяються на загальні, галузеві та міжгалузеві.

Нормативні правові акти загального характеру розраховані на багаторазове застосування до всіх передбачених ними випадками, акти галузевого характеру діють в рамках однієї галузі, міжгалузеві - в декількох або всіх галузях.

Загальне методичне керівництво організацією архівної справи та документаційне забезпечення управлінської діяльності на терріторііУкаіни покладено на Федеральне архівне агентство Укаїни.

Діяльність у сфері видання нормативних правових актів з питань діловодства та архівної справи покладено на Міністерство культури і масових комунікацій Україна та обов'язкові для застосування всіма організаціями, установами, підприємства незалежно від їх організаційно-правової форми.

ГСДОУ - це сукупність правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах, в установах і організаціях.

Основна мета ГСДОУ - впорядкування документообігу організацій, скорочення кількості та підвищення якості документів, створення найбільш сприятливих умов для застосування технічних засобів і сучасних технологій збору, обробки, використання і зберігання інформації, вдосконалення роботи апарату управління.

ГСДОУ поширюється на всі системи документації органів державного управління, суду, прокуратури, арбітражу, установ, організацій і підприємств, включаючи документи, створювані засобами обчислювальної техніки.

1.4. Державні стандарти на документи

Державний стандарт (ГОСТ) - це нормативний документ, розроблений зацікавленими сторонами на основі згоди з істотних питань, затверджений уповноваженим органом, що встановлює для загального і багаторазового використання правила, загальні принципи, характеристики, вимоги або методи, що стосуються певних об'єктів, і спрямований на досягнення оптимальної ступеня упорядкування в певній галузі.

Всі державні стандарти, що діють на території Укаїни, об'єднані в єдину Державну систему стандартизації (ГСС). представляє ієрархічно організовану систему класифікації та кодування самих державних стандартів.

Серія 1 (ГСС) містить комплекс стандартів, в яких закріплені положення про порядок їх розробки, побудові, викладі, оформленні, затвердження, реєстрації та введенні в дію стандартів, внесення в них змін.

Серія 6 ​​(ГСС) містить комплекс стандартів на уніфіковані системи документації і Єдину систему класифікації та кодування техніко-економічної інформації.

До серії 6 (ГСС) належать:

ГОСТ 6.01.1-87. Єдина система класифікації і кодування техніко-економічної інформації;

ГОСТ 6.10.3-83. Уніфіковані системи документації. Запис інформації уніфікованих документів в комунікативному форматі;

ГОСТ 6.10.4-84. Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваних засобами обчислювальної техніки. Загальні положення;

ГОСТ 6.10.5-87. Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка;

ГОСТ 6.10.6-87. Єдина система зовнішньоторговельної документації. Формуляр-зразок;

ГОСТ 6.10.7-90. Єдина система зовнішньоторговельної документації. рахунок;

ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.

У стандартах цієї серії закріплені вимоги до форми документа, бланків документів, складу реквізитів та їх оформлення, правила уніфікації та стандартизації документів і застосування уніфікованих систем документації, яка використовується в документационном забезпеченні термінологія, вимоги до технічних засобів обробки інформації та ін.

1.5. Уніфіковані системи документації

Під уніфікацією в широкому теоретичному сенсі розуміють оптимальне скорочення числа елементів в об'єктах, що становлять будь-якої комплекс або систему. Основна мета уніфікації та стандартизації управлінської документації - створення системи документів, яка може дати економічний ефект. Економічна ефективність уніфікації та стандартизації документів досягається в результаті зниження витрат на складання, виготовлення і оформлення документів, їх передачу, обробку, зберігання і знищення. Таким чином, уніфікація документів - це комплекс завдань щодо вдосконалення їх форм і змісту.

Уніфіковані системи документації (УСД) визначають сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в певній сфері діяльності завданнями і розташованих на носії інформації в певному порядку.

В даний час на терріторііУкаіни діють наступні УСД:

1) уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;

2) уніфікована система банківської документації;

3) уніфікована система облікової та звітної документації;

4) уніфікована система звітно-статистичної документації;

5) уніфікована система документації з праці;

6) уніфікована система документації пенсійного фонду РФ;

7) уніфікована система зовнішньоторговельної документації.

Розробка УСД ведеться відповідними міністерствами і відомствами, яким доручена ця робота.

Залежно від області застосування класифікатори підрозділяються на загальноукраїнські, галузеві та класифікатори підприємств.

Всі класифікатори в залежності від змісту поділяються на такі групи.

• Загальноукраїнський класифікатор стандартів (ГКС);

• Загальноукраїнський класифікатор продукції (ОКП);

• Загальноукраїнський класифікатор управлінської документації (ОКУД);

• Загальноукраїнський класифікатор валют (ОКВ);

• Загальноукраїнський класифікатор одиниць виміру (ОКЕІ) і т. Д.

2. Класифікатори інформації про організаційних структурах:

• Загальноукраїнський класифікатор органів державної влади і управління (ОКОГУ);

• Загальноукраїнський класифікатор підприємств і організацій (ЄДРПОУ);

• Загальноукраїнський класифікатор економічних районів (ОКЕР);

• Загальноукраїнський класифікатор галузей народного господарства (ЗКГНГ) і ін.

3. Класифікатори інформації про населення і кадрах:

• Загальноукраїнський класифікатор спеціальностей за освітою (оксо);

• Загальноукраїнський класифікатор професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР) і ін.

Код класифікатора складається їх цифрових десяткових знаків і контрольного числа і будується наступним чином: ХХ ХХ ХХХ Х, де:

• перші дві цифри (клас форми) - приналежність уніфікованої форми документа до відповідної УСД;

• третя і четверта цифри (підклас форми) - спільність змісту безлічі форм документів і спрямованість їх використання;

• наступні три цифри - реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу;

• остання цифра - контрольне число.