Гарантійний лист практичні рекомендації з оформлення та застосування

Гарантійний лист: практичні рекомендації з оформлення та застосування

У практиці комерційного обороту досить поширене застосування такого документа, як гарантійний лист. З огляду на, що Цивільний Кодекс Укаїни НЕ содер-жит такого поняття, необхідно визначити юридичне значення гарантійного листа в контексті практики його використання підприємцями.

Гарантійний лист в основному застосовується в двох випадках - коли боржник визнає свою заборгованість перед кредитором і визначає терміни її погашення, а також в ситуації, коли контрагент просить продати товар, надати послугу, виконати роботи на умовах відстрочення або розстрочення платежу. Розглянемо ці ситуації докладніше.

Однак, щоб таке письмову заяву могло бути розцінено як подальше схвалення, з його змісту повинно бути зрозуміло щодо якої саме угоди виражено схвалення. Тобто недостатньо просто визнати наявність заборгованості в певному розмірі, необхідно пряма вказівка ​​на договір і первинні документи (накладні, акти приймання) із зазначенням їх повних реквізитів (номера та дати).

Крім цього документ повинен ясно визначати сторони угоди. Вказівка ​​тільки на їх Наиме-вання мало, оскільки чинне законодавство не перешкоджає реєстрації юридичних осіб з однаковими найменуваннями. Для більш якісної індивідуалізації додатково слід вказувати як мінімум ІПН підприємства. Прикладом коректного формулювання гарантійного листа може бути така: «ТОВ« Ромашка »(ІПН ***, свідоцтва про Державну реєстрацію ***) підтверджує отримання від ТОВ« Волошка »(ІПН ***, свідоцтва про Державну реєстрацію ***) товар за накладною № *** від *** на загальну суму 3 рубля ». При цьому вказівка ​​на термін погашення заборгованості не обов'язковий, але бажаний, оскільки вносить деяку визначеність у відносини сторін, а при його порушенні може бути додатковим аргументом перед судом про недобросовісність контрагента, який порушує не тільки договірні терміни, але і терміни, визначені ним же самим .

Прохання продати товар (надати послугу, виконати роботу) в борг

У тому випадку, якщо в силу обставин подібне «благально» лист направляєте Ви, то обов'язково забезпечте виконання наступних умов:

Лист повинен вичерпно розкривати як мінімум істотні умови договору, а бажано також і інші найбільш важливі для Вас умови угоди.

Лист повинен мати реквізити, що дозволяють його ідентифікувати (як мінімум дату, а бажано також і номер)

Ви повинні мати доказ отримання даного листа Вашим контрагентом. Ідеальний варіант - отримання листа керівником підприємства-контрагента під розписку на другому примірнику листа. Менш бажаним, але також допустимим є таке ж отримання документа представником контрагента, щодо якої у Вас є доказ наявності у нього повноважень на отримання документів від імені Вашого контрагента (довіреність або інший письмовий доказ), які докази наявності таких повноважень з обстановки (наприклад при отримання листа секретарем керівника - інші листи, отримані цим секретарем раніше, на які у Вас є письмовий ж відповідь). В крайньому випадку такий лист слід відправити поштою, але не простим листом, а цінним з описом вкладення та повідомленням про вручення. При цьому в опису вкладення недостатньо просто написати «лист», Вам слід максимально його індивідуалізувати. Необхідно вказати номер, дату і тему (наприклад «Пропозиція про постачання такого-то товару»). При цьому всі зазначені реквізити (в тому числі тема) повинні бути в тексті самого листа, щоб поштовий службовець міг упевнитися, що опис відповідає поштового відправлення. Надалі, отримавши підтвердження доставки листа, Ви зможете стверджувати що відправили контрагенту не "якесь» лист, а зовсім визначене.

Первинні документи, які оформляють угоду (накладні, акти приймання) повинні мати посилання на Ваш лист із зазначенням його реквізитів.

Резюмуючи все вищевикладене, можемо висловити одну узагальнюючу рекомендацію: враховуючи, що ціна помилки в документах в умовах економічної кризи може бути високою не тільки в грошовому вираженні, використання Вами будь-яких документів має ґрунтуватися на чіткому уявленні про їх істинному юридичному значенні і можливі наслідки їх оформлення і використання. Не використовуйте документи за принципом «всі так роблять», тому що відповідальність за помилку Вам доведеться нести в поодинці.