Фондообразованіе - студопедія

Вся сукупність документів, що утворюються в діяльності юридичної або фізичної особи - фондоутворювача, з-ставлять його документальний фонд.

Ознаками фондообразователя є:

ü наявність правового акта про його освіту, реєстрації, компі-тенціі, порядку діяльності;

ü самостійний баланс;

ü розрахунковий рахунок в банку;

ü штатний розклад, друк, власні бланки;

ü для фізичної особи - наявність створюваних чи стягуються в процесі його життєдіяльності документів.

Архівний фонд може мати такі різновиди:

ü архівний фонд організації, що складається з документів, що утворилися в ході її діяльності;

ü архівний фонд особового походження, що утворився в ході життєдіяльності фондообразователя, його сім'ї, роду;

ü об'єднаний архівний фонд, сформований з документів двох і більше фондообразователей, що мають між собою ис-торичні або логічно обумовлені зв'язку, а для фіз-ських осіб - родинні, професійні, творчі, де-ловие зв'язку;

В основі перших двох комплексів знаходиться ознака від-ходіння, третього і четвертого комплексів - Ознака логи-чеський зв'язку.

Основними принципами фондообразованія є:

ü недробімості фонду;

ü єдину назву фонду;

ü єдиний номер фонду;

ü єдине зберігання фонду.

Організація документів всередині архівного фонду проводиться на основі одиниці зберігання документів як фондовій обліково-класифікаційної одиниці. Одиниця зберігання - облікова і класифікаційна одиниця, що представляє собою фізично відокремлений документ або сукупність документів, що має самостійне значення. Одиниці зберігання повинні бути описані, систематизовані, внесені в опису та оформлені в порядку, що забезпечує їх облік, пошук, використання.

Одиниці зберігання систематизуються в фонді за такими ознаками:

ü структурному - відповідно до приналежністю одиниць збе-вати до структурних підрозділів;

ü хронологічним - за періодами або дат, до яких відно-сятся документи;

ü номінальному - по діловодної формі, видам і різновидам документів;

ü кореспондентському - по організаціям та особам, в результаті листування з якими утворилися одиниці зберігання;

Одиниці зберігання всередині фонду групуються послідовник-но за ознаками, застосування яких є найбільш целесо-образним. Як правило, застосовуються поєднання ознак, найбільш повно відображають діловодну і сенс-ву зв'язок між одиницями зберігання і створюють умови для найбільш зручного їх використання.