дублікат документа

Зі статті ви дізнаєтесь:

як відбувається створення дубліката документа;
як здійснюється оформлення дубліката документа;
як отримати дублікати установчих документів.

Дублювання документа

Для початку потрібно визначитися з термінами. Існують поняття "оригінал", "дублікат" і "копія". Що спільного в їх визначенні і в чому принципова різниця?

Національний стандарт ГОСТ визначать оригінал або оригінал як єдиний або перший екземпляр документа.

Повторний примірник оригіналу є дублікатом. Він має інші реквізити, але має зовсім таку ж юридичну силу, що й оригінал. Зверніть увагу, що - на відміну від копії - дублікат може бути тільки один і видається він замість оригіналу.

Іншими словами, поки існує оригінал, необхідності в дублікатних папері немає, як тільки оригінал втрачається, вона його замінює.

Кількість копій може бути будь-яким і визначається потребами і потребами володаря оригіналу. Законодавство ніяк не регламентує це питання.

Читайте по темі в електронному журналі

Характер точних реквізитів, а також порядок видачі дубліката визначається конкретним державним органом, що здійснює дану процедуру, а також ситуацією, що стала причиною видачі дублікатних паперів.

Оформлення дубліката документа

Формально дублюючий документ повинен повністю повторювати вихідний. Це означає, наприклад, що якщо оригінал був створений на основі бланка, то і дублікат повинен бути створений подібним чином. На відміну від цього, копія може бути зроблена на звичайному папері.
На дублікатних папері ставиться штамп або робиться напис "Дублікат", в свою чергу, на оригіналі робиться запис про те, що виданий дублюючий документ. Звичайно, це робиться в тому випадку, якщо оригінал є у наявності. Ця запис перешкоджає подальшому використанню оригіналу, тобто позбавляє його юридичної сили.
На дублюючої папері повинен прописується його порядковий номер.
На ньому ж ставляться підписи і печатки, необхідні за законом.

Дублікати установчих документів

Окремого розгляду потребує ситуація, коли виникає необхідність відновити всі установчі документи. Це може бути пов'язано з втратою або знищенням ділових паперів або через недбалість, або через нещасного випадку або крадіжки. Функціонування організації без документів неможливо, тому в будь-якому випадку їх необхідно відновлювати.

У загальному вигляді процедура відновлення установчих ділових паперів складається з декількох етапів:

Складання заяви про видачу дублюючих документів. У ньому необхідно вказати необхідні Міжрайонною ИФНС або територіальною інспекцією дані;