Довідки, що видаються роботодавцем працівнику, який звільняється

Законодавством передбачено обов'язок роботодавця видавати працівникові при звільненні певні довідки. Одні довідки видаються обов'язково, інші - за запитом працівника.

Порядок видачі документів (їх копій), пов'язаних з роботою, регулюється ст. 62 ТК РФ. За правилами цієї статті працівник має подати роботодавцю письмову заяву, що містить запит на отримання відповідних довідок, документів або їх копій. У свою чергу, роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подання такої заяви видати працівникові:

копії документів, пов'язаних з роботою (наказів про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення);
виписки з трудової книжки;
довідки про заробітну плату, нарахованих і фактично сплачених страхових внесках на обов'язкове пенсійне страхування, періоді роботи у даного роботодавця та ін.

Документи за запитом працівника оформляються різними службами організації: довідки за формою 2-ПДФО, про заробітну плату. нарахованих і фактично сплачених страхових внесках на обов'язкове пенсійне страхування видає бухгалтерія, а довідку про період роботи у даного роботодавця - відділ кадрів.

Наведемо зразок заповнення письмового запиту про видачу довідок.

Директору ТОВ "Матриця"
О.С. Борисову
від Віктора Сергійовича
Бикова

Розглянемо детально порядок видачі окремих довідок.

Згідно абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закону N 27-ФЗ в день звільнення застрахованої особи або в день припинення договору цивільно-правового характеру, на винагороду за яким відповідно до законодавства України нараховуються страхові внески, страхувальник зобов'язаний передати застрахованій особі відомості, передбачені абз. 1 даного пункту, і отримати від нього письмове підтвердження передачі йому цих відомостей.

Для виконання вимоги абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закону N 27-ФЗ і п. 35 Інструкції N 987н (отримати від працівника письмове підтвердження того, що йому передали відомості) можна передбачити підпис працівника на примірнику розд. 6 розрахунку за формою РСВ-1 ПФР, який залишається в організації. Зафіксувати передачу працівникові вище інформацію можна в журналі обліку виданих довідок.

Довідка про середній заробіток за останні три місяці, за останнім місцем роботи необхідна колишньому працівникові в тому випадку, якщо після звільнення він не може працевлаштуватися. У такій ситуації громадянин має право стати на облік в центрі зайнятості (п. 2 ст. 3 Закону України N 1032-1). Зазначена довідка потрібна для визначення розміру допомоги по безробіттю (п. 1 ст. 33 Закону України N 1032-1).

Довідка про середній заробіток за останні три місяці включена в пакет документів, необхідних при постановці громадянина на реєстраційний облік, а також для виплати йому допомоги по безробіттю (п. П. 4, 7 Правил реєстрації громадян з метою пошуку підходящої роботи, п. 4 Правил реєстрації безробітних громадян).

Для отримання довідки працівникові потрібно подати заяву. Причому він може звернутися за даною довідкою вже після звільнення. Наведемо зразок такої заяви.

Прошу видати мені довідку про середній заробіток для подання в службу зайнятості Нижегородського району м Н. Новгорода для розрахунку і призначення допомоги по безробіттю.

Що стосується форми довідки, на законодавчому рівні вона не затверджена. Складаючи її в довільній формі, роботодавці не завжди вказують всю необхідну центру зайнятості інформацію.

Отже, фахівці відомства рекомендували форму довідки, в яку включені такі реквізити:

найменування організації (ІПН, код КВЕД);
середній заробіток за останні три місяці цифрами і прописом;
тривалість оплачуваної роботи за останні 12 місяців, а також відомості про умови роботи (повному або неповному робочому дні);
інформація про наявність протягом 12 місяців, що передували звільненню, періодів, які не включені під час оплачуваної роботи (відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею віку півтора або трьох років, відпустки без збереження заробітної плати, часу простою, часу вимушеного прогулу з вини працівника, тимчасової непрацездатності, в тому числі відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, і інших періодів, коли заробітна плата не виплачувалася);
підставу для видачі довідки (особові рахунки, платіжні документи);
підписи керівника і головного бухгалтера організації, печатки організації.

Зверніть увагу! Якщо довідка складена роботодавцем в довільній формі і містить відомості, необхідні для визначення розміру і строків виплати допомоги по безробіттю, підстави для відмови в її прийнятті відсутні.

На що слід звернути увагу при заповненні довідки в ситуації, коли співробітник працював в організації на умовах неповного робочого часу? У рекомендованої Мінпраці формі довідки міститься спеціальне поле для вказівки інформації про роботу на умовах неповного робочого дня (тижня). При цьому слід відобразити:

кількість робочих годин в день і кількість робочих днів;
період залучення до роботи на таких умовах;
статтю ТК РФ, на підставі якої встановлено неповний робочий день (тиждень).

Якщо роботодавець буде оформляти довідки не за рекомендованою формою, відповідну інформацію також треба вказати.

Якщо довідка оформляється за формою, затвердженою в регіоні, можливо, буде потрібно інформація про періоди роботи на умовах неповного робочого часу з перерахунком на повний робочий день (тиждень). Наприклад, якщо співробітник працював на умовах неповного робочого часу чотири години на день (20 годин на тиждень при нормальній тривалості робочого тижня 40 годин), в результаті перерахунку вийде 1/2 тижні.

Коли потрібно видати довідку про середній заробіток, якщо працівник представив заяву в день звільнення? За правилом, установленим ст. 62 ТК РФ, на підставі письмової заяви працівника роботодавець зобов'язаний видати йому копії документів, пов'язаних з роботою (в тому числі довідки про заробіток), протягом трьох робочих днів. Однак згідно зі ст. 84.1 ТК РФ, якою керуються при оформленні припинення трудових відносин, в день розірвання трудового договору роботодавець зобов'язаний видати працівникові трудову книжку, провести з ним розрахунок, а також за його письмовою заявою видати завірені належним чином копії документів, пов'язаних з роботою. Оскільки до таких документів належить і довідка про заробіток, при наявності заяви працівника видати її треба в день звільнення.

Як бачимо, НК Україна встановлено обов'язок роботодавця видавати довідку за формою 2-ПДФО тільки за заявою працівника.

Разом з тим чиновники фінансового відомства зазначили, що обов'язок надання документів, пов'язаних з роботою (в тому числі довідки про отримані доходи та утримані суми ПДФО), встановлена в ст. 62 ТК РФ.

Фінансисти звернули увагу, що встановлення терміну видачі податковим агентом фізичним особам довідок про отримані доходи не відноситься до предмету правового регулювання НК РФ.

Працівникові, що звільняється довідку 2-ПДФО потрібно видати в останній день роботи (ст. 84.1 ТК РФ).

На закінчення перелічимо основні правила надання працівникові, що звільняється довідок:

документи, пов'язані з роботою, повинні бути завірені належним чином і надаватися працівникові безкоштовно;
в обов'язковому порядку при звільненні працівникові видаються довідка про суму заробітку за два календарні роки, що передують року припинення роботи, і відомості про нараховані та сплачені страхові внески;
роботодавець повинен отримати від працівника, який звільняється письмове підтвердження передачі йому відомостей про нараховані та сплачені страхові внески;
довідка за формою 2-ПДФО, довідка для служби зайнятості про середній заробіток та інші довідки видаються за письмовим запитом працівника;
всі довідки необхідно видати працівникові в день звільнення.