Доповідні і службові записки
Новая страница 1
Доповідні і службові записки - це, як правило, внутрішні документи організації. мабуть, тому дуже часто цим документам не приділяють належної уваги, не надають особливого значення їх оформлення. У багатьох організаціях взагалі не бачать різниці між цими документами або використовують у всіх випадках тільки службові записки, незалежно від того, до кого, з якого приводу і з якою інформацією звертаються. Однак відмінності між цими документами існують. Розглянемо їх.
Службова записка - записка про виконання будь-якої роботи, яку направляють однією посадовою особою іншій.
З визначень слід, що доповідна записка - документ, що складається в структурному підрозділі і представляється керівнику вищого рівня, це може бути керівник підрозділу, заступник керівника організації або керівник організації. Службова записка - документ, за призначенням близький до доповідної записки, але складається працівником або керівником одного підрозділу і направляється в інший підрозділ для вирішення питань, що входять в його компетенцію.
Службові записки складаються з усіх тих питань діяльності, вирішення яких належить до компетенції підрозділу і не вимагає звернення до вищестоящої посадової особи. Службові записки - це свого роду листування між структурними підрозділами. Досвід показує, що в діяльності практично будь-якої організації виникають ситуації, що вимагають документування інформаційних взаємовідносин підрозділів. У таких ситуаціях і використовуються службові записки.
Звичайно, службова записка не повинна замінювати доповідну записку, хоча б з тієї причини, що доповідна записка - це документ, що подається вищестоящому посадовій особі. Таким чином, можна сказати, що за допомогою доповідних записок реалізуються вертикальні інформаційні взаємозв'язку організації, а за допомогою службових записок - горизонтальні.
Доповідні і службові записки створюються з ініціативи працівника або за завданням його безпосереднього керівника.
Датою доповідної записки є дата її складання і підписання.
Текст службової записки. як правило, складається з двох частин - обґрунтування причин її складання і заключної частини - пропозиції, прохання і т.п.
Службова записка підписується безпосередньо упорядником або керівником підрозділу. Датою пояснювальної записки є дата її складання і підписання.
