Доповідь «шкільний архів»
«Документи потрібно не тільки зберігати ...».
Підготувала і провела:
Секретар навчальної частини:
Варакутіна Ніна Андріївна
Тема нашого семінару «Шкільний архів»
«Документи потрібно не тільки зберігати ...».
З метою кращої і ефективної організації архівної справи, а також суворого дотримання відповідних нормативно-методичних документів в галузі архівної будівництва розроблені «Основні правила роботи відомчих архівів».
А, що таке архів? (Слайд)
Слово архів латинське, від грецького - присутствене місце.
Перше його значення означає - установа або частина, що зберігає документи.
Друге значення - сукупність документів, що утворилися в результаті діяльності установ, підприємств і окремих осіб.
Головними завданнями архіву є: (слайд)
- комплектування архіву документами, склад яких передбачено положенням про архів;
- забезпечення схоронності, обліку, якості обробки, відбору і використання документів зберігаються в архіві.
Формування справ і вимоги до складання номенклатур справ. (Слайд)
Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів діловодства, є формування справ і складання номенклатур справ.
Ми вже знаємо, що номенклатура справ складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві ОУ. Вона намічає угруповання виконаних документів у справи, систематизацію справ, індексацію і терміни зберігання справ, є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та основним обліковим документом у діловодстві, а в архіві використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Основні вимоги до формування справ. (Слайд)
Формування справ називається групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
При формуванні справ необхідно дотримуватися таких вимог:
- документи постійного і тимчасового зберігання необхідно групувати в окремі справи;
- включати в справу по одному примірнику кожного документа;
- кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних, галузевих стандартів та інших актів;
- групувати у справу документи одного календарного року; виключення складають перехідні справи;
- справа має містити не більше двохсот п'ятдесяти аркушів, при товщині не більше 4 см. (рекомендують 110 -140 листів для того, щоб можна було робити копії, тому що папір зараз, щільна.).
Всередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розташовуються в хронологічному порядку (вхідні - по датах надходження, вихідні - по датах відправлення) або в алфавітному порядку.
Розпорядчі документи групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками.
Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначенням документа. Якщо ж вони затверджені як самостійний документ, то їх групують в самостійні справи.
Накази з основної діяльності - окремо від наказів по особовому складу.
Затверджені плани, звіти, кошториси та інші групуються окремо від їх проектів.
Експертиза цінності документів (слайд)
Експертизою цінності документів називається вивчення документів на основі принципів і критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх для зберігання.
Експертиза цінності документів проводиться відповідно до нормативно-методичними документаціями, затвердженими архівною службою.
Експертиза цінності документів в ОУ здійснює постійно діюча експертна комісія.
Експертиза цінності документа визначається наказом директора ОУ. До складу експертної комісії включають не менше трьох фахівців. Секретарем експертної комісії призначають секретаря ОУ.
Основні функції експертної комісії (слайд)
Основними функціями експертної комісії є:
- організація щорічного відбору документів для зберігання;
- розгляд річних розділів описів справ постійного зберігання, описів справ тимчасового зберігання (понад 10 років), в тому числі і по особовому складу, актів про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають подальшому зберіганню;
- розгляд актів про невиправному пошкодженні документів постійного зберігання, актів з невиявленими справ, що підлягають передачі на зберігання.
Підготовка і передача справ в архів. (Слайд)
У вигляді таблиці я хочу показати Вам. (Слайд)
Архів нашої школи.
Складається він з трьох основних розділів, які Ви бачите на екрані.
Перший розділ - керівництво і контроль, другий розділ - навчально-виховна документація і третій розділ - кадри.
Розділи складені відповідно до номенклатури справ, в такому ж порядку, мова йде тільки про ті документи, які пройшли експертизу наукової і практичної цінності і для школи мають історичне значення.
А тепер розглянемо кожен розділ окремо. (Слайди)
I розділ - Керівництво та контроль (відповідає організаційно - правових норм і чинного закону України «Про освіту»).
Статут освітньої установи (є організаційно-правовою
документом, розробляється установою самостійно і затверджується засновником); - зберігаються постійно.
Накази директора ОУ з основної діяльності (затвердження локальних актів,
посадових інструкцій, розкладів уроків, про створення комісій, про організацію екскурсій, змагань і т.д.); - зберігаються постійно.
Накази директора ОУ з основної діяльності особового складу (про
затвердження тарифікації, про педагогічного навантаження, про атестацію, про відпустки, про доплати, про дисциплінарні стягнення, про відрядження. про навчання на дому та ін.) - постійно, за винятком деяких документів.
Локальні акти затверджуватися повинні щорічно наказом (розпорядження,
рішення, план, правила, розпорядок, положення і т.д.); - постійно
Книги, журнали реєстрації вступників та відправляються документів. -
тимчасового зберігання, 5 року
II розділ - Навчально-педагогічна документація (документація, в якій відбивається освітній процес установи)
Накази директора ОУ по особовому складу учнів; (Про зарахування дитини в ОУ,
про виключення з облікового складу, про переведення з класу в клас і ін. Книга наказів повинна посторінково, пронумерована, прошнурована, скріплена підписом директора та скріплена печаткою). - 75 років
Алфавітна книга записів учнів (записуються всі учні школи в
алфавітному порядку. Книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом директора та печаткою школи); - 75 років
Особові справи учнів (ведеться з моменту надходження учня до школи і до її
закінчення. Особиста справа має номер, що відповідає номеру в алфавітній книзі, по закінченню школи особиста справа учня зберігається в архіві школи 3 роки);
Класний журнал (є державним документом, він розрахований на
навчальний рік і ведеться в кожному класі за формою, затвердженою Міністерством загальної освіти РФ) - 5 років.
^ Після закінчення 5 років з класного журналу вилучаються сторінки з підсумками навчальної
діяльності учня, листи зшиваються в книги по роках і зберігаються в школі 25 років);
Звіти про роботу установи (Ф.Ф. ЗОШ-1, Ош- 5, ЗОШ-9 і т.д.);
Протоколу (педагогічної ради школи - постійно, екзаменаційних
комісій - 75 років і т.д. ).
Наступна таблиця показує, розташування справ знаходяться в архіві.
На оформленні справ, мені хотілося б зупиниться по докладніше. (Слайд - фото)
При повному або частковому оформлення справ (слайд)
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. ^ Повне оформлення справи передбачає:
- підшивку чи палітурку справи (слайд) - на прикладі -практіч.
Справи постійного зберігання підшиваються в тверду обкладинку з картону або
переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів суворими нитками в чотири проколи. При підготовці справ до підшивці металеві (шпильки. Скріпки) з документів видаляються. (Фото - слайд)
Обкладинки справ оформляються відповідно до ГОСТу.
В кінці кожної справи підшивається чисті бланки форм для засвідчувального напису, а
на початку справи, чистий аркуш, потім бланк для внутрішнього опису документів справи.
На обкладинці справ постійного зберігання повинні бути проставлені такі
- повне найменування засновника
- назва навчального закладу
- індекс справи за номенклатурою
- термін зберігання або позначка «Зберігати постійно»
- номер фонду, опису, справи (заповнюється олівцем)
Написи на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання слід
виробляти чітко, світлостійкими чорнилом.
Вид документа в підшитому вигляді. Справа виглядає так. (Слайд - фото).
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів,
включених до справи, все листи його, крім листів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються в розгорнутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документів, простим олівцем. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. (Слайд - фото)
Справи тимчасового зберігання оформляються спрощено: (слайд)
- аркуші не нумеруються,
- уточнення на обкладинках не проводиться,
- опису на справи не складаються,
- облік ведеться за номенклатурою справ.
і здаються на зберігання в шкільний архів. (Слайд - фото)
Забезпечення збереження справ. (Слайд)
Відповідальність за збереження документів ОУ несе директор школи.
Протягом багатьох років накопичені документи зберігалися в кабінеті секретаря.
приміщення для архіву.
Це кімната, знаходиться на першому поверсі основної будівлі школи, площа кімнати
становить 6 кв.метрів, було встановлено 7 шаф, на вікні залізні грати і темні штори.
Справи зберігаються в закритих шафах, є ідеальний варіант зберігати ці документи в
архівних коробках, що оберігають документи від пилу і впливу сонячного світла. (Слайд - фото)
За запитом фахівця архіву з особового складу Любинського муніципального
Посада архіваріуса в штатному розкладі школи відсутня.
На плечі секретаря лягла нелегка робота в організації та впорядкованості