Документи для оформлення відрядження в 2018-2019 роках

Новини по тематиці

Все про термін відрядження, розрахунок з прикладами

При цьому застосовуються такі правила:

Документи для оформлення відрядження в 2017-2018 роках

При цьому в будь-якому випадку до наказу включаються такі дані:

  • відомості про роботодавця (найменування);
  • відомості про працівника (П.І.Б. підрозділ, посада);
  • вказівка ​​місця призначення відрядження;
  • зазначення дати початку / закінчення відрядження і її підсумкову тривалість;
  • вказівка ​​мети відрядження;
  • позначки про факт використання працівником для проїзду до місця призначення свого чи службового транспорту.

Наказ підписується особою, яка на підставі статуту (перший керівник) або за дорученням має право підпису таких документів. Якщо у відрядження убуває керівник організації, він має право сам підписати відповідний наказ, виступаючи як представник роботодавця по відношенню до працівників (нехай навіть перед самим собою).

При необхідності роботодавець може встановити в локальному акті обов'язковість оформлення та інших документів (посвідчення про відрядження, службової записки, службового завдання).

Оформляємо й оплачуємо аванс

Як випливає з п. 10 Положення, аванс необхідно видати в сумі, достатній для відшкодування:

  • проїзних витрат;
  • витрат на житло;
  • додаткових витрат (добових).

Крім того, в силу ч. 1 ст. 168 ТК Україна роботодавець може відшкодовувати й інші витрати, вироблені з його відома (наприклад, оплату послуг зв'язку), в тому числі авансом.

Вказівки про порядок розрахунку авансу, за винятком однієї з його складових - добових, в законі відсутні. На практиці поширене складання кошторису, яку підписують головбух і керівник компанії.

  1. Відряджений пише заяву в довільній формі з проханням видати йому аванс готівкою (обов'язкова вказівка ​​суми авансу і терміну, на який видаються гроші).
  2. Заява підписується працівником і його керівником.
  3. Оформляється видатковий касовий ордер (слід використовувати форму № КО-2, затв. Постановою ГоскомстатаУкаіни від 18.08.98 № 88).

Порядок оплати добових

За кожен день відрядження роботодавець повинен сплатити в складі авансу витрати, які можуть виникнути у відрядженого в зв'язку з знаходженням не за місцем постійного проживання, тобто добові. При цьому закон не містить винятків для неробочих і святкових днів, а також днів, коли працівник перебував у шляху. Крім того, виплатити добові доведеться, навіть якщо у працівника настане тимчасова непрацездатність у відрядженні або станеться вимушена зупинка (за наявності підтвердних ці обставини документів).

Розмір добових визначається кожним роботодавцем самостійно. Його можна закріпити в колективному договорі або будь-якому іншому локальному акті компанії, наприклад положенні про відрядження. Однак слід враховувати, що максимальний розмір добових, не оподатковуваний ПДФО, як випливає з абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, становить:

  • 2500 рублів - для закордонних поїздок;
  • 700 рублів - для відряджень за РФ.

ВАЖЛИВО! Якщо працівника направлено у відрядження по Україні на 1 день або в межах однієї доби, добові йому перераховувати не потрібно. Добові - це цільові виплати, спрямовані на відшкодування витрат, що виникають через проживання співробітника не за місцем проживання. У одноденної відрядженні таких витрат не передбачається (абз. 4 п. 11 Положення). Виняток зроблено лише для закордонних одноденних відряджень: роботодавець в цьому випадку повинен сплатити 50% добових, передбачених для тривалих службових поїздок.

Як оформити працівнику продовження відрядження, відкликання з відрядження?

Регламентація дій з продовження відрядження в законі відсутня. Найбільш відповідає законодавству наступний порядок дій:

ВАЖЛИВО! Витрати, що виникли в зв'язку з продовженням відрядження, повинен сплатити роботодавець. Якщо авансу для покриття додаткових витрат недостатньо, змушувати працівника витрачати особисті кошти роботодавець не має права. Доручення виплатити працівникові гроші на виникаючі в зв'язку з продовженням відрядження витрати можна відобразити в наказі про її пролонгацію.

У подібному порядку, за винятком п. 1, можна оформити і відкликання працівника з відрядження: видати наказ про відкликання з відрядження і повідомити про це співробітника.

Як у відрядженні оплачується робочий час?

За весь термін відрядження зарплата співробітника не нараховується. За робочі дні, що випадають на період відрядження, роботодавець виплачує відрядженому середній заробіток (ст. 167 ТК РФ). За вихідні чи свята відряджається покладені лише добові.

Однак є випадки, коли здійснити оплату за свята і вихідні дні, що припадають на відрядження, все ж слід:

Порядок оплати в таких ситуаціях має свої особливості. Так, роботодавець може:

  • оплатити день відповідно до ст. 153 ТК Україна мінімум в подвоєному розмірі;
  • за бажанням співробітника здійснити оплату, як за звичайний робочий день, надавши йому також додаткову неоплачувану вихідний день.

Важливо! Питання про вихід співробітника на роботу в день від'їзду або прибуття з відрядження повинен вирішуватися за погодженням з роботодавцем (абз. 5 п. 4 Положення), хоча в будь-якому випадку за зазначені дні працівнику покладені добові (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) і середній заробіток (абз. 1 п. 9 Положення, ст. 167 ТК РФ). При цьому, виходячи зі змісту абз. 4 ч. 1 ст. 21 ТК РФ, працівник має незаперечне право на отримання зарплати, в тому числі залежить від кількості виконаної роботи. Таким чином, змістом закону і інтересам працівника буде відповідати виплата ще й зарплати за відпрацьовані години в день вибуття у відрядження або повернення з неї.

Оформлення авансового звіту, службової записки

Після відрядження працівник має 3 робочих дні на те, щоб оформити авансовий звіт, здати його роботодавцю і зробити остаточний розрахунок (п. 26 Положення).

Якщо працівник в результаті витратив суму, що перевищує аванс, то перевитрата за наявності підтвердних документів йому повинна бути відшкодована. І навпаки, невитрачену суму працівник зобов'язаний повернути роботодавцю. При певних умовах останній повноважний провести відповідні відрахування із зарплати співробітника (ч. 2-3 ст. 137 ТК РФ):

  1. Якщо пройшло не більше місяця з моменту закінчення терміну повернення невитраченої частини авансу.
  2. Якщо у співробітника немає заперечень щодо розміру та підстав утримань.

Доцільно в такому випадку спочатку взяти з працівника письмову згоду на утримання, потім видати наказ про утримання і тільки після цього утримати необхідну суму. Якщо працівник не згоден з розміром або підставою утримання, отримати гроші роботодавець може тільки через суд.

Іноді працівник зобов'язаний після повернення з відрядження скласти також службову записку. Це стосується випадків використання для проїзду службового або особистого транспортного засобу, а також транспорту, що належить третім особам. У записці відбивається фактичний термін перебування у відрядженні; до неї додаються підтверджують використання транспорту документи: чеки, квитанції, подорожні листи і т. д. (абз. 2 п. 7 Положення).

Працівникові ж буде потрібно скласти авансовий звіт c додатком підтверджують витрати документів, в окремих випадках - заява на аванс, заяву про згоду на утримання неизрасходованного авансу, службову записку та інші документи в залежності від конкретної ситуації.