Додавання візуального ефекту в текстовий документ
Сучасного бухгалтера неможливо уявити без комп'ютера. Але для впевненої роботи потрібно вміти користуватися не тільки бухгалтерськими програмами, а й багатьма іншими. Тут ви знайдете багато корисної інформації, викладеної легким і доступною мовою і підкріпленої великою кількістю практичних прикладів, характерних саме для роботи бухгалтера.
Книга: Комп'ютер для бухгалтера
Додавання візуального ефекту в текстовий документ
Розділи на цій сторінці:
Додавання візуального ефекту в текстовий документ
Як вже зазначалося вище, в будь-який документ Word можна вставляти різні об'єкти: малюнки, гіперпосилання, виноски, таблиці та ін. Далі ми на конкретних прикладах розглянемо, яким чином здійснюється вставка об'єктів в документ.
Вставка графічного об'єкта
Припустимо, що нам потрібно вставити в документ Word малюнок, який зображений на рис. 2.14.
Мал. 2.14. Графічний об'єкт для вставки в текстовий документ
Відзначимо, що можливості Word передбачають вставку в документ малюнків, які збережені в файлах різних форматів: * .bmp, * .tiff, * .jpg, * .gif та ін. У розглянутому прикладі в документ буде вставлений малюнок формату * .tiff (на технологію вставки малюнка його формат не впливає).
Вставимо малюнок в документ, текст якого ми відформатували в попередньому розділі (див. Рис. 2.13). Після першого речення даного документа натиснемо два рази Enter. перший раз - щоб таку пропозицію було розпочато з нового абзацу, другий раз - щоб підготувати місце (порожній абзац) для вставки малюнка, і встановимо курсор в це порожнє місце.
Після цього потрібно відкрити на стрічці Word вкладку Вставка і натиснути на неї кнопку Малюнок. В результаті на екрані відкриється вікно, зображене на рис. 2.15.
В даному вікні слід вказати шлях до файлу малюнка, який необхідно вставити в документ. Якщо в необхідному каталозі знаходиться багато файлів з малюнками різних форматів, то для полегшення пошуку необхідного файлу можна включити фільтр по формату файлу. Для цього потрібно вибрати необхідний формат із списку в поле Всі малюнки. яке знаходиться в нижній частині вікна - в результаті відобразиться список файлів тільки потрібного формату.
Мал. 2.15. Вибір файлу малюнка
Після вибору файлу клацанням миші потрібно натиснути кнопку Вставити - результат виконаних дій представлений на рис. 2.16.
Мал. 2.16. Вставка графічного об'єкту в текстовий документ
При необхідності до вставленого малюнка можна застосувати деякі інструменти форматування - наприклад, помістити його не у лівого краю документа, як на рис. 2.16, а по центру або біля правого краю. Для цього слід клацанням миші виділити малюнок і скористатися відповідними кнопками, розташованими на вкладці Основне в панелі Абзац.
Тепер створимо рисунком підпис. Відзначимо, що якщо документ містить у собі трохи малюнків (в межах 3-5), то під рисунками підписи не завжди обов'язкові, але при великій кількості малюнків зазвичай без них не обійтися, інакше можливе виникнення плутанини.
Виділимо малюнок (для цього досить клацнути на ньому мишею), відкриємо на стрічці Word вкладку Посилання та натиснемо кнопку Вставити назву - в результаті на екрані з'явиться вікно, зображене на рис. 2.17.
Мал. 2.17. Вставка місці біля ілюстрації
В даному вікні в полі підпис зі списку потрібно вибрати значення малюнок. а в поле становище - значення під виділеним об'єктом (в цьому випадку підпис буде розміщена під малюнком). Після цього натискаємо кнопку ОК - результат представлений на рис. 2.18.
Мал. 2.18. підпис до рисунку підпис
У нашому документі це перший малюнок, що і знайшло своє відображення в місці біля ілюстрації. При створенні підпису під таким малюнком йому буде присвоєно номер 2 і т. Д. При необхідності можна змінити текст місці біля ілюстрації - це робиться або в поле Назва (див. Рис. 2.17), або безпосередньо під малюнком, після її вставки.
Формування і вставка змісту документа
Сформуємо зміст документа, з яким ми працювали в попередніх розділах (див. Рис. 2.18). Спочатку підготуємо місце для змісту: для цього потрібно встановити курсор перед заголовком і натиснути клавішу Enter. після чого до з'явився порожньому абзацу застосувати стиль Звичайний (стиль вибирається у вікні вибору стилів, див. рис. 2.9). Набираємо слово Зміст і знову натискаємо Enter; в результаті виконаних дій документ повинен прийняти вигляд, як на рис. 2.19.
Мал. 2.19. Підготовка місця для змісту
Тепер потрібно відкрити на стрічці Word вкладку Посилання. натиснути на ній кнопку Зміст і в меню вибрати команду Зміст. В результаті на екрані відкриється вікно формування змісту. Не змінюючи запропонованих за замовчуванням налаштувань, натискаємо в даному вікні кнопку Параметри - на екрані відкриється вікно, зображене на рис. 2.20.
В даному вікні нам потрібно вибрати стилі, які будуть розпізнаватися Word як елементи змісту, при його автоматичному формуванні. Оскільки наш документ невеликий і лише два його фрагмента оформлені стилями, які можуть бути елементами змісту (це заголовок документа і підпис під малюнком), то в даному вікні в полях Тема 1 і Назва об'єкта з клавіатури введемо значення 1.
Мал. 2.20. параметри змісту
Після цього послідовно натиснемо кнопки ОК в цьому вікні і в вікні формування змісту - результат виконаних дій представлений на рис. 2.21.
Мал. 2.21. Документ з автоматично сформованим змістом
Як видно на малюнку, зміст нашого документа сформовано у верхній частині вікна, там, де до цього був встановлений курсор (див. Рис. 2.19). Зміст включає в себе два елементи: заголовок документа і підпис під його малюнком, кожен з яких знаходиться на першій сторінці.
Якби в нашому документі використовувалися заголовки різних рівнів (не тільки першого, а й другого, третього і т. Д.), То в змісті була б дотримана вкладеність розділів, тобто зовні воно нагадувало б ієрархічний список.
вставка гіперпосилань
В електронних бухгалтерських документах часто буває необхідна наявність гіперпосилань. Поперше, з їх допомогою проводиться швидкий перехід до норматівнозаконодательним актам (вони можуть знаходитися як в Інтернеті, так і на локальних або мережевих дисках), що підтверджує ті чи інші положення документа. Подруге, деякі бухгалтерські документи є взаємопов'язаними і розглядаються комплексно: це стосується, наприклад, форм регламентованої бухгалтерської звітності (баланс, звіт про прибутки і збитки, звіт про рух грошових коштів та ін.). За допомогою гіперпосилань можна швидко переходити між цими документами, а також між окремими позиціями в документах. Можливі й інші ситуації, коли наявність в бухгалтерському документі гіперпосилання на інші регістри, джерела і т. П. Є обов'язковим.
Припустимо, що нам необхідно вставити посилання, за допомогою якої з даного документа здійснювався б швидкий перехід до текстового файлу Primer.txt. який знаходиться на локальному комп'ютері в папці D: Приклад. Посиланням у нас стане перший пункт маркованого списку - Позиція 1.
Мал. 2.22. Вставка гіперпосилання на файл
В даному вікні в полі Текст за замовчуванням відобразиться текст нашої гіперпосилання - Позиція 1. При необхідності його можна відредагувати за допомогою клавіатури, але в нашому прикладі ми залишимо його без зміни.
Після виконання зазначених дій натискаємо кнопку ОК - результат представлений на рис. 2.23.
Вставка текстів з іншого документа
Зазвичай в бухгалтерській практиці і взагалі в діловодстві для вставки в електронний документ готового тексту використовується буфер обміну: в нього копіюється попередньо виділений текстовий фрагмент, який потім вставляється в потрібне місце документа.
У таких випадках набагато зручніше скопіювати текст з документів, не відкриваючи їх, і Word надає користувачам таку можливість. Для цього потрібно встановити курсор в те місце документа, куди повинен бути вставлений текст з іншого документа, потім на вкладці Вставка в панелі Текст натиснути маленький трикутник, розташований праворуч від кнопки Вставити об'єкт (назва даної кнопки відображається у вигляді підказки при підведенні до неї покажчика миші) і в меню вибрати пункт Текст з файлу. В результаті на екрані відкриється вікно, зображене на рис. 2.24.
Мал. 2.24. Вставка тексту з зовнішнього файлу
В даному вікні за звичайними правилами Windows слід вказати шлях до файлу, текст якого потрібно вставити в поточний документ, і натиснути кнопку Вставити. Якщо вставляється текст з документа Word, то після натискання даної кнопки цей текст буде вставлений в те місце поточного документа, де знаходиться курсор. Якщо ж текст вставляється з іншого документа, то подальші дії можуть залежати від формату конкретного файлаісточніка.
Наприклад, при вставці тексту з * .htm документа на екрані з'являється запит використовувати Word за замовчуванням для відкриття веб-сторінок. Після відповіді на цей запит в текст поточного документа буде вставлений текст * .htm документа.
Якщо текст вставляється з документа формату * .txt, то при натисканні у вікні Вставка файлу (див. Рис. 2.24) кнопки Вставити на екрані відкриється вікно, зображене на рис. 2.25.
Мал. 2.25. Вибір кодування тексту
В даному вікні користувачеві пропонується вибрати кодування, застосування якої дозволить прочитати вставлений текст. Справа в тому, що для прочитання одного і того ж тексту в файлах різних форматів може знадобитися різна кодування. Якщо в даному вікні в полі Зразок текст нормально Новомосковскется (як на рис. 2.25) - значить, використовувана в даний момент кодування підходить. Якщо, наприклад, для тексту, який показаний на рис. 2.25, вибрати кодування MSDOS (для цього досить встановити перемикач Кодування тексту в відповідне положення), то він стане абсолютно нечитабельним - замість букв будуть відображатися незрозумілі символи.
Щоб застосувати до тексту кодування, відмінну від кодування Windows або кодування MSDOS, потрібно встановити перемикач Кодування тексту в положення Інша - в результаті стане доступним розташоване праворуч поле з переліком доступних кодувань. В даному полі потрібно послідовно вибирати курсором кодування, поки текст документа, що міститься в полі Зразок. не стане Новомосковскемим.
Після натискання у вікні вибору кодування кнопки ОК текст буде вставлений в поточний документ Word.
Вставка дати та часу
Бухгалтерська документація актуальна на певну дату. Тому в ряді випадків доцільно вказувати в документі точну дату і час його формування (вступу в силу, відправки одержувачу, валютного курсу і т. Д.).
Часто бухгалтери вирішують цю задачу найбільш простим, на їх погляд, способом - вводять необхідну дату вручну, не підозрюючи про те, що для цього в Word спеціально передбачена функціональність. В даному розділі ми вставимо дату в документ, з яким працювали в попередніх підрозділах.
Спочатку потрібно встановити курсор на необхідну позицію, потім відкрити на стрічці Word вкладку Вставка і в панелі Текст натиснути кнопку Дата і час (назва кнопки відображається у вигляді підказки при підведенні до неї покажчика миші). В результаті на екрані відкриється вікно, зображене на рис. 2.26.
Мал. 2.26. Вибір формату представлення дати
У лівій частині даного вікна в полі Формати міститься список форматів представлення дати і часу. Клацанням миші слід вибрати відповідний формат. В поле Мова із списку вибирається мова, на якому в даті будуть написані текстові фрагменти (назва місяця і дня тижня).
Якщо встановити прапорець Оновлювати автоматично. то дата і час, вставлені в документ, будуть оновлюватися автоматично, разом з системною датою комп'ютера.
За допомогою кнопки За замовчуванням можна відновити в документі формат дати і часу, який пропонуються програмою за замовчуванням (перша позиція в поле Формати).
Після натискання кнопки ОК дата і час будуть вставлені в документ (рис. 2.27).
Мал. 2.27. Вставка в документ поточної дати
В даному прикладі ми вставили в документ лише дату, без вказівки часу. Як видно на рис. 2.26, Word пропонує багато різних форматів дати і часу, серед яких присутні формати з точним часом.