Ділова бесіда, Новомосковскть онлайн, без реєстрації

Ділова бесіда - це мовне спілкування працівників з метою встановлення професійних відносин або дозволу виробничих проблем.

Ділова бесіда має ряд професійних функцій. Основними з них є:

- підтримання ділових контактів;

- спільне висунення і розробка проектів;

- координація і контроль спільної діяльності;

- стимулювання ділової активності.

Ділова бесіда зазвичай розвивається за певним сценарієм. Основними етапами ділової бесіди є: початок, перебіг, прийняття рішення, завершення.

Початок бесіди фахівці розглядають як настройку інструменту перед концертом; як настроїш, так і зіграєш. Тому не можна недооцінювати цей етап.

Початок бесіди, в свою чергу, ділиться на дві частини. Вони отримали наступні образні назви: «психологічний контакт» і «дебют змісту». Обидві частини вельми важливі для подальшого ходу бесіди.

Психологічний контакт складається з двох елементів - вітання і створення сприятливої ​​атмосфери для розмови.

Створення сприятливої ​​атмосфери обов'язково передбачає позитивні висловлювання на перших фразах. Можна похвалити фірму-партнера, місто, країну, погоду ... Не слід починати бесіду з негативних висловлювань.

Дебют змісту бесіди в своєму розпорядженні два методами: «зачіпки» і прямого підходу. Перевага будь-якого з них залежить від ситуації.

Метод зачіпки передбачає використання в якості «містка» для переходу до змісту бесіди якісь особисті враження, випадки, анекдоти, незвичайні питання, які повинні «зачепити» співрозмовників.

Метод прямого підходу до змісту бесіди полягає в безпосередньому переході прямо до справи, без вступу. Такий підхід образно називають «холодним». Однак він доречний у випадках короткочасних або не дуже важливих ділових контактів. Він може використовуватися і в ситуаціях, коли партнери добре знають один одного.

Найтиповішими помилками початку ділової бесіди є:

- Невпевненість, вибачення, негативне висловлювання. Не можна починати ділову бесіду фразами: «Будь ласка, якщо у Вас є час, вислухайте мене» або «Вибачте, якщо я перешкодив». Це спочатку ставить співрозмовників в нерівне становище, а говорив відводить роль «прохача».

- Претензії до співрозмовника. Вкрай нерозумно починати бесіду з зауважень чи претензій, наприклад: «Так важко було досягти цієї зустрічі», «Ви думаєте так, а у мене на цей рахунок інша думка».

Хід бесіди - її основна частина - містить ряд складових і методичних прийомів, які дозволяють домогтися конструктивного результату. Серед них можна виділити:

- питання співрозмовників і їх психологічний сенс;

- зауваження та їх причини;

- психологічні прийоми впливу на співрозмовника.

Питання співрозмовників та їх психологічний сенс. Існують п'ять основних видів питань. Вони відрізняються за смисловим навантаженням і вимагають різного реагування.

1. Закриті питання - це ті, на які очікується відповідь «так» або «ні». Захоплюватися ними небажано, так як вони створюють психологічну атмосферу допиту. Тому їх доцільно ставити при необхідності отримати швидкий принципове підтвердження або возраженіе.2. Відкриті питання - це ті, які вимагають розгорнутої відповіді. Це запитання на кшталт: «хто?», «Що?», «Як?», «Скільки?», «Чому?» Вони використовуються, коли потрібна додаткова інформація про мотиви, позиціях співрозмовника. Небезпека відкритих питань полягає в тому, що відповіді на них можуть бути багатослівними і затягнутими. При цьому можна «заговорити» і суть питання, і піти в сторону від істоти бесіди в цілому ( «втратити нитку» розмови).

3. Риторичні питання не вимагають відповіді, а направляють думку в певну сторону. Відповіді тут очевидні. А питання лише підкреслює необхідність, парадоксальність ситуації.

4. Переломні питання - спрямовані на «перемикання» на нову інформацію. Вони використовуються у випадках досить повного обговорення попередньої теми або, навпаки, якщо обговорення зайшло в «глухий кут».

Зауваження співрозмовників і їх причини. Вони зазвичай свідчать про те, що вас уважно слухають, стежать за розмовою, перевіряють аргументацію, все обмірковують. Однак зауваження можуть нести і інше смислове навантаження.

Розрізняють чотири основних види зауважень: конструктивні, суб'єктивні, опору і іронічні.

Конструктивні зауваження уточнюють інформацію, з'ясовують позицію. Їх спричиняють неповні або неясні відомості.

Суб'єктивні зауваження висловлюються з метою показати себе, заявити свою окрему думку. Причиною зазвичай є недостатня увага до особистості співрозмовника.

Зауваження опору - це демонстрація незгоди з інформацією або позицією. Як правило, причина цих зауважень в недостатності врахування інтересів співрозмовника.

Іронічні зауваження - це випади проти співрозмовника або його позиції. Вони з'являються, як правило, внаслідок відсутності настрою співрозмовника на спілкування.

Правильна реакція на питання і зауваження співрозмовника допоможе врятувати конструктивний дух бесіди і домогтися бажаного результату. Методика бесіди містить загальні правила відповідей на питання і зауваження співрозмовника. Нижче наведені шість найбільш поширених з них.

- Повага до співрозмовника. Не слід відразу реагувати негативно, якщо вас щось не влаштовує. Потрібно спочатку вислухати партнера, в чем-то визнати його правоту: «Ви дуже вірно помітили що. але разом з тим ... », і тільки потім показати якісь нюанси, дати додаткову інформацію або новий поворот.

Ні в якому разі не можна переходити на особистості. Реакція типу «Та ви на себе подивіться!» Або «Якби я був на вашому місці» абсолютно недоречна.

- Конкретно і по суті. Слід прагнути зберігати суть бесіди, реагувати при цьому лаконічно і строго в рамках теми.

- Пошук варіантів. Не треба наполягати на спірній позиції. Можна заявити: «Це цікавий підхід. Але є й інший ... пропоную обговорити це ».

- Недопущення переваги. Не потрібно парирувати все підряд, а своїми питаннями і зауваженнями не слід «заганяти в кут» співрозмовника. Бесіда ведеться, орієнтуючись на виграш, але без «демонстрації явного переваги».

- Без роздратування. У стані емоційного сплеску людині важко бути об'єктивним. Частіше згадуйте вислів древніх римлян: «Юпітер, ти гніваєшся, значить ти не правий».

- Використання гумору. Сміх здатний розрядити найскладнішу ситуацію. Якщо обставини представлені в гумористичному вигляді, то і взаєморозуміння знайти легше.

Питання в ході бесіди припускають негайну відповідь. А ось до зауважень це не відноситься. За часом відповіді на зауваження можуть бути: відразу, пізніше і ніколи.

Відповідь відразу передбачається, якщо співрозмовник після зауваження спеціально робить паузу, запрошуючи тим самим до відповіді. Якщо ви при цьому готові, можна відповідати, а якщо ж не готові, попросіть «тайм-аут».

Відповідь пізніше дається тоді, коли після зауваження співрозмовник продовжує думку. Переривати його не рекомендується. До зауваженням і відповіді на нього можна повернутися пізніше.

Відповідь ніколи використовується при ворожих зауваженнях. Їх взагалі краще ігнорувати.

Під час бесіди співрозмовники так чи інакше впливають один на одного. Існує багато психологічних прийомів впливу на співрозмовника. Розглянемо п'ять найбільш уживаних.

Це періодичне проголошення вголос імені-по батькові співрозмовника (або його звання, титули, посади). Д. Карнегі зауважує з цього приводу: «Звучання власного імені для людини - найприємніша мелодія».

Психологічна природа цього прийому базується на наступному:

- ім'я людини і його особистість нероздільні; називання імені є визнання особистості співрозмовника;

- без періодичного називання імені спілкування стає «знеособленим», ситуація сприймається як відсутність інтересу до особистості співрозмовника;

- визнання особистості викликає задоволення співрозмовника, позитивні емоції, бажання співпрацювати.

Сталий дружнє ставлення до співрозмовника мимоволі викликає у відповідь розташування. А ось неприємного співрозмовника не посміхаються, з ним поводяться напружено і насторожено.

Психологічна природа даного прийому така: зазвичай люди посміхаються друзям і приємним людям, але не противникам, адже однією з провідних потреб людини є безпека (небезпека не походить від друзів і хороших людей).

- Компліменти. Це похвали з невеликим перебільшенням тих достоїнств, які визнає за собою співрозмовник. Можна виділити три рівні приємних реплік: похвала (позитивна оцінка), комплімент (невелике перебільшення) і лестощі (сильне перебільшення). По відношенню до розумних людей лестощі не спрацьовує, вона навіть може викликати негативні почуття, а ось комплімент цілком прийнятний.

Щоб компліменти зіграли свою конструктивну роль, їх треба використовувати відповідно до наступних правил:

Правило одного сенсу полягає в тому, що комплімент повинен відображати тільки позитивні якості людини, не допускати подвійного тлумачення.

Правило без гіпербол означає відмову від застосування прикметників, які перетворюють комплімент в лестощі. Наприклад: «Ви завжди виключно пунктуальні».

- «Терплячий слухач». Це вміння зацікавлено слухати.

Ви прочитали ознайомлювальний фрагмент! Якщо книга Вас зацікавила, ви можете купити повну версію книгу і продовжити захоплююче читання.

Повний текст книги купити і завантажити за 59.90 руб.