Архівні описи, їх призначення та місце в системі науково-довідкового апарату (НСА), поняття про опис

Поняття про опис справ і документів

Архівний опис є базовим архівних довідником. Опис одночасно є обліковий документ і основний елемент науково-довідкового апарату, забезпечує оперативний пошук справ. На підставі опису створюються інші довідники системи науково-довідкового апарату архівів (державних, муніципальних, відомчих). Складання опису починається в діловодстві. Створення опису є завершальним етапом роботи з документами в діловодстві, що підлягають передачі на зберігання до відомчих і державних архівів.

Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.

Об'єктом опису в опису виступає одиниця зберігання. Опис являє собою однорівневе опис. Опис містить інформацію і забезпечує пошук інформації на рівні одиниці зберігання.

Описи складаються окремо:

- на справи постійного зберігання (Додаток 1);

- справи тимчасового (понад 10 років) зберігання (Додаток 2);

- справи з особового складу (Додаток 3);

Як правило, архівні описи складаються ще в установах. Але і в державних архівах описи складаються при удосконаленні системи науково-довідкового апарату, при переробці незадовільно описаних документів.

Облікова функція опису складається у вказівці кількості одиниць зберігання у фонді. Цим забезпечується збереження документів, контроль за зміною обсягу фонду. Крім того, наявність порядкових номерів справ сприяє і швидкому пошуку необхідної дослідникам інформації.

В рамках теми нашого дослідження більш детально будуть розглянуті інформаційна та облікова функції архівного опису: інформаційна як внутріфондовий довідник по складу і змісту одиниць зберігання; облікова функція як внутріфондовий первинний обліковий документ.