Акт на знищення бухгалтерських документів - в 2019 році, завантажити зразок, бланк списання,
Акт на знищення документів являє собою перелік паперів, відібраних на ліквідацію, із зазначенням їх кількості. У ньому відображають і нормативи, на підставі яких той чи інший бланк не підлягає подальшому зберіганню.
Список зазначених в акті паперів повинен в точності відповідати реальній картині їх винищення. В іншому випадку знищення характеризується як незаконне. За це передбачено штрафи і кримінальне покарання.
При складанні акта застосовується додаток № 4 Правил роботи архівів 06.02.02 (далі - Правила). До нього додається папір, що підтверджує факт винищення документів. Стверджує документ директор компанії за погодженням з експертною комісією.
Коли виникає необхідність
Кожна організація в роботі в ході роботи оформляє величезна кількість всіляких паперів. Згодом закінчуються відведені державою терміни зберігання документів, вони втрачають значимість і стають непотрібними. Позбутися від них можна, провівши необхідні процедури.
Що говорить закон
Основним документом процесу знищення є акт про виділення паперів. У ньому представлений перелік ліквідованих документів і їх кількість. Форма акта затверджена Правилами.
При підготовці до утилізації також потрібно керуватися Положенням про порядок і строки зберігання паперів АТ, затвердженим Федеральною комісією з ринку цінних паперів Постановою 3 03-33 / пс від 16.07.03. в ньому визначено:
- Для гарантованого збереження документів, акти формують після описів справ постійного і тимчасового зберігання. Описи і акти розглядає експертна комісія і затверджує директор організації.
- Справи в затвердженому акті на знищення повинні розташовуватися окремо від інших паперів. Зберігаються вони в спеціальному місці.
- Акт і опису зберігають в архіві підприємства в формованому справі.
Перелік правил зберігання встановлено Держархівом 06.10.06.
Згідно з документом, в залежності від видів документи зберігають:
- протягом нетривалого часу: від року до 5 років;
- тривало: 10-75 років;
- постійно.
Перелік правил Держархіву встановлює наступні терміни зберігання:
При податкової ревізії постійно зберігається звітність і баланси підтвердять правильність ведення обліку, обчислення і сплати податків підприємством і т. Д.
Спеціально сформована в компанії комісія підбирає документи постійного зберігання. Їх список складають від початку до кінця року в чотирьох примірниках, які затверджує директор.
Папери перманентного зберігання повинні знаходитися в державному або власному архіві підприємства. Щорічно розпорядженням керівника призначається співробітник, відповідальний за їх збереження.
При утилізації слід користуватися такою нормативною базою:
- наказом Мінкультури № 526 від 31.03.15;
- Законом про архівну справу № 125-ФЗ від 22.04.04;
- Законом про бухоблік № 402-ФЗ від 06.12.11;
- Переліком архівних паперів, затвердженим наказом Мінкультури № 588 від 25.08.10;
- Положенням Мінфіну СРСР про документи і документообіг в бухгалтерському обліку № 105 від 29.07.83.
Основні питання
При проведенні утилізації паперів потрібно знати, як відбувається процедура, які способи застосовуються, хто відповідає за процес знищення.
Способи та порядок утилізації
Згідно з Правилами на знищення документи підбирає комісія експертів. Для її створення директор стверджує наказ або Положення. Вона складається з працівників підприємства: бухгалтера, секретаря, діловода і т. Д.
Форму акта організація розробляє сама або використовує типову. На додаток до нього складається протокол. Його підписують члени комісії і голова. Потім компанія може утилізувати всі справи, що входять до акт.
Папери організація може знищити самостійно (подрібнити, спалити і т. Д.) Або вдатися до допомоги спеціалізованої компанії. В останньому випадку складається накладна. У ній відображають дату передачі, число і вага документації.
Наявність акта має велике значення для компанії. Він може знадобитися при ревізії або в суді.
При ліквідації паперів потрібно дотримуватися певних вимог:
- їх не нищить паперу, пов'язані з йдуть або попереднім судовим процесом;
- не розголошувати конфіденційні дані, що містяться в утилізованих документах і копіях;
- знищувати всі дозволені до утилізації копії: страхові, особисті, резервні.
Не слід викидати неподрібнене паперу. При цьому персональні дані можуть стати доступними. За порушення вимог конфіденційності передбачена відповідальність (ст. 90 ТК РФ).
Знищити паперу компанія може в такий спосіб:
- порвати;
- спалити;
- подрібнити шредером;
- перезаписати або стерти файли (для електронних носіїв).
Факт позбавлення від паперів потрібно підтвердити актом довільної форми. Отже, за результатами роботи експертної комісії оформляється 4 примірники описів справ і акти про документах до знищення. Завантажити приблизну форму акта можна в інтернеті.
Комісія і наказ
Експертна комісія створюється для визначення документів, які можна знищити. Якщо організація велика і паперів багато, то можна оформити Положення про постійнодіючої комісії. Якщо утилізація планується не частіше разу на рік, то експертів можна призначити разово розпорядженням керівника.
Наказ оформляється на бланку організації.
- Назва компанії;
- дату, номер, місце складання;
- сенс наказу (про створення комісії);
- текст, для чого вона створюється (визначення тривалості зберігання, збору паперів до знищення);
- склад;
- положення про діяльність (якщо комісія є постійно діючим);
- підпис та ПІБ особи, яка контролює виконання наказу (директора);
- підписи і ПІБ ознайомлених співробітників.
До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб.
- кадровик;
- діловод;
- працівник архіву;
- бухгалтер;
- інший співробітник.
Якщо підприємство проводить знищення вперше, і відповідальні особи не знають, як правильно провести процедуру і як скласти необхідні документи грамотно, можна запросити представника Росархіву.
Основне завдання комісії - визначити, які папери слід утилізувати. Термін зберігання повинен закінчитися і документ повинен бути неактуальним для організації.
Термін зберігання паперів повинен закінчитися на початок року, в якому планується їх утилізувати.
Які існують правила внесення відомостей про членство в саморегулівної організації - дивіться в цій статті.
Після експертизи всіх паперів можна заповнювати акт на знищення бухгалтерських документів і наказ на утилізацію.
У розпорядженні вказують:
- дату і номер;
- підставу (реквізити акта);
- призначення відповідального за виконання особи;
- метод і час утилізації.
Наказ візує директор, і папери ліквідують.
терміни зберігання
Інтервал зберігання починає відраховуватися з наступного після останнього використання паперів року.
Періоди зберігання деяких документів наведені в таблиці: