Acsour - порядок формування штатного розкладу

Acsour - аутсорсингова компанія, яка спеціалізується на наданні послуг в області бухгалтерського і кадрового обліку, трудового та міграційного права, а так само на послуги з підбору та надання фінансового та адміністративного персоналу.

Клієнт для нас - це основа нашої діяльності, тому ми не шкодуємо часу на доскональне розуміння бізнесу наших Клієнтів, їх потреб і причин звернення до аутсорсингу.

Компанія Acsour спеціалізується на наданні професійних послуг в сфері аутсорсингу бізнес процесів. Ми прагнемо виступати в ролі надійного партнера, звільняючи Клієнта від рутини і дозволяючи зосередитися на вирішенні стратегічних завдань.

Мета компанії Acsour - надавати економічно вигідні для Клієнта послуги, зберігаючи найвищі стандарти обслуговування і якості послуг. Ми приділяємо особливу увагу кожному Клієнту, і завжди готові запропонувати ефективне рішення в залежності від специфіки діяльності і організаційної структури.

Порядок формування штатного розкладу

Одним з важливих документів, як для кадрових служб, так і для фінансових, є штатний розклад, яке дозволяє наочно уявити існуючу структуру організації і штат працівників, а також загальний фонд заробітної плати. Незважаючи на те, що даний документ застосовується досить довгий час практично у всіх організаціях, у працівників кадрових служб виникають питання про порядок його формування.

Штатний розклад - це організаційно-розпорядчий документ, в якому оформляється структура, штатний склад і загальна чисельність організації, перелік найменувань посад, професій із зазначенням кваліфікацій і окладів, а так само можливих надбавок для кожної з посад.

В даний час обов'язковість роботодавця по ведення штатного розкладу не закріплена законодавчо, і наявність даного локального нормативного акту носить рекомендаційний характер.

На практиці відсутність у підприємства або компанії штатного розкладу, перевіряючі органи сприймають як порушення законодавства про працю та охорону праці, і тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від однієї тисячі до п'яти тисяч рублів; на юридичних осіб - від тридцяти тисяч до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або адміністративне призупинення діяльності на строк до дев'яноста доби, на підставі статті 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення Укаїни.

Відмова від складання штатного розкладу загрожує і іншими наслідками. Наприклад, в разі звільнення співробітників за скороченням штату і подачі з їх боку заяви в суд на роботодавця, останньому буде досить складно довести, що звільнення працівника дійсно було виправданим.

Таким чином, настійно рекомендується всім роботодавцям не нехтувати складанням штатного розкладу. А ось за якою формою його складати - рекомендаційної або адаптованої під потреби організації - роботодавець вирішує самостійно.

У уніфіковану форму Т-3 «Штатний розклад» вносяться відомості за такими правилами:

- найменування організації - воно повинно вказуватися в точній відповідності з тим найменуванням, яке значиться в установчих документах. У разі, коли організація має і повне, і скорочене найменування, допускається вживання будь-якого найменування. Для того, щоб не виникало питань і спірних ситуацій, бажано закріпити правила заповнення реквізитів в локальному нормативному акті про документації та документообігу (положенні, інструкції);

- код за ЄДРПОУ містить 8-розрядний ідентифікаційний код підприємства чи організації, відповідно до «Загальноукраїнським класифікатором підприємств і організацій». Дані про нього беруться з інформаційного листа органу державної статистики;

- "Номер документа". При первинному складанні штатного розпису присвоюється №1, а в подальшому застосовується наскрізна нумерація. Для організацій, де штатний розклад часто піддається змінам, доцільно ввести окрему нумерацію для штатного розкладу з літерним позначенням (наприклад - «шр»).

- "Дата складання". Вказується поточна дата, яка проставляється в спеціально відведеній графі у вигляді «дд.мм.рррр.». Слід врахувати, що дата складання і час, з якого штатний розклад вводиться в дію, можуть відрізнятися;

- в графі «На період» вказується період дії штатного розкладу і дата його вступу в дію.

- в гриф обмеження доступу до документа вносяться реквізити наказу, яким був затверджений даний документ, а так само загальна кількість штатних одиниць організації.

Далі необхідно внести відомості про конкретні структурні підрозділи і посадах, а так само про передбачену заробітній платі. Внесення необхідних відомостей відбувається в наступному порядку:

- графа 1 "Найменування структурного підрозділу». Правила, які встановлюють порядок внесення найменувань структурних підрозділів до штатного розпису, не встановлені. Якщо мова йде про комерційну організацію то, як правило, в найменуваннях структурних підрозділів немає ніяких обмежень, крім вимог до термінології і загальноприйнятим понять і визначень (небажано називати структурні підрозділи малозрозумілими іноземними словами). Однак існують організації, в яких від найменування структурного підрозділу, зазначеного в штатному розкладі, залежить ряд пільг, що надаються працівникам при виході на пенсію (наприклад, медичні і освітні установи, підприємства, до складу яких входять виробництва з шкідливими умовами праці). Тому завдання правильного відображення в штатному розкладі найменувань структурних підрозділів лягає на відділ кадрів або відділ організації та оплати праці. Для полегшення роботи в даному напрямку, існують галузеві класифікатори шкідливих виробництв або номенклатури найменувань структурних підрозділів, а також тарифно-кваліфікаційні довідники, загальноукраїнські класифікатори, Список №1 виробництв, робіт, професій, посад і показників на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці, зайнятість в яких дає право на пенсію за віком (по старості) на пільгових умовах і Список №2 виробництв, робіт, професій, посад і показників з шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість в яких дає право на пенсію за віком (по старості) на пільгових умовах. Найменування підрозділів вказуються по групах: керівництво або адміністративна частина (до таких підрозділів відносяться дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів, ін.); виробничі підрозділи; допоміжні або обслуговуючі підрозділи. Як правило, розташування найменувань структурних підрозділів в більшості організацій відповідає цим порядком. Виняток становлять підприємства, основним бізнесом яких є торгівля. У таких фірмах немає виробничих підрозділів, а існують відділи продажів або комерційні відділи, які тісно пов'язані з логістичними підрозділами (останні в даному випадку є обслуговуючими). До допоміжних підрозділах зазвичай відносять відділ постачання, ремонтні служби і т.д.

- графа 2 «Код» зазвичай позначає місце структурного підрозділу в ієрархічній структурі організації. Він також присвоюється для зручності ведення документообігу (особливо це стосується великих підприємств). За допомогою кодування позначається місце більш дрібних підрозділів в структурі великих. Наприклад, в складі департаментів є управління, в складі управлінь - відділи, в складі відділів - групи. Якщо департамент позначається цифровим кодом 01, то управління в складі департаменту, відповідно, матиме нумерацію 01.01. Таким же чином позначаються відділи і групи.

- єдині тарифно-кваліфікаційні довідники робіт і професій робітників по галузях.

- професійні стандарти (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

При встановленні посадових окладів або тарифних ставок необхідно пам'ятати, що в штатному розкладі можна відобразити лише розмір окладу або тарифної ставки, тому врахувати фонд оплати праці повністю неможливо. Це обумовлено тим, що на підприємствах зі змінним графіком роботи оплата праці працівників, які отримують посадовий оклад, збільшується на розмір доплат за роботу в нічний час, а праця працівників, заробітна плата яких обчислюється з розміру тарифної ставки, оплачується в залежності від числа відпрацьованих годин в конкретному місяці і буває різним. У більшості організацій розмір місячного фонду оплати праці для відображення в штатному розкладі розраховується з середнього числа робочих годин і приймається умовно рівним 166 годинах в місяць.

Для робітників, праця яких оплачується за відрядною системою, в штатному розкладі, як правило, встановлюється тарифна ставка або оклад, які, в залежності від специфіки організації, розраховуються за певними методиками.

При встановленні окладу слід керуватися вимогами, що містяться в актах трудового законодавства, а також локальними нормативними актами - Положенням про оплату праці в організації, Положенням про преміювання та іншими.

- графи 6, 7 і 8 "Надбавки, руб." роботодавець може заповнити, виходячи з прийнятої в організації системи оплати праці, а також з особливостей організації праці або режиму робочого часу.

У чинному сьогодні Трудовому кодексі України не містяться чіткі визначення понять «надбавки» та «доплати». Керуючись загальноприйнятими установками, можна визначити доплати як виплати, що нараховуються працівникам до окладів (тарифних ставок) за особливі умови праці або режим роботи. Доплати проводяться працівникам, зайнятим на важких роботах, роботах зі шкідливими і (або) небезпечними і іншими особливими умовами праці. Конкретний розмір доплати встановлюється роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників або колективним договором або обмовляється в трудовому договорі. Надбавки до заробітної плати - це стимулюючі виплати понад встановлений посадового окладу, які стимулюють працівників до досягнення більш високих виробничих показників, підвищенню професійної майстерності та продуктивності праці. Як правило, надбавки встановлюються за результатами атестації працівників рішенням кваліфікаційної або атестаційної комісії. Основне, що необхідно враховувати при формуванні штатного розкладу, - це дві основні форми виплати надбавок і доплат. Перша форма - процентна - встановлюється у відсотках від посадового окладу, і в разі перегляду розміру окладу (ставки) автоматично змінюється розмір надбавки (доплати). Друга форма виплат - це надбавка або доплата, встановлена ​​у вигляді фіксованої суми. При встановленні в штатному розкладі доплат або надбавок у відповідній колонці робиться позначка про те, в якому розмірі і за що встановлена ​​дана надбавка (доплата).

- графа 10 «Примітка» передбачає внесення будь-якої інформації, що відноситься до штатного розпису, наприклад посилання на локальні нормативні акти організації, що встановлюють види надбавок і їх розміри.

Після внесення даних до всіх граф слід заповнити рядок «Разом», розташовану внизу таблиці. Для цього підраховуються кількість штатних одиниць, суми окладів, надбавок і сума місячного фонду заробітної плати по вертикальних стовпчиках.

Оформлене штатний розклад підписують керівник кадрової служби або особа, на яку покладено обов'язок з ведення кадрового діловодства, а також головний бухгалтер організації.

У статті використані документи: