14 Важливих правил для асистента-новачка
За свій багаторічний досвід роботи персональним асистентом я визначила кілька важливих правил, дотриманням яких відрізняються справжні професіонали і які, сподіваюся, виявляться корисними для тих, хто тільки починає свій професійний шлях на посаді персонального асистента.
1. Уточнюйте на співбесіді, які порученіявам доведеться виконувати. Для асистента кількість особистих і ділових доручень є важливим критерієм в тому, приймати чи не приймати пропозицію про роботу і як надалі бачити себе в професії. Я знаю колег, які вважають за краще мати справу тільки з особистими дорученнями. Їм просто не цікаво вникати в тонкощі роботи компанії. А хтось, навпаки, особистим дорученням воліє бізнес-підтримку.
Найбільша помилка - це неспросіть на співбесіді про те, чого ваш потенційний керівник чекає від свого асистента. Це питання допоможе уникнути даремних очікувань з обох сторін і заощадить час. В іншому випадку, пропрацювавши пару-трійку місяців, ви раптом виявите, що займаєтеся тільки бронюванням квитків і організацією відпустки сім'ї керівника, хоча очікували зовсім іншого. Ентузіазм дуже швидко «випаровується», і виходів буде два: поміняти роботу або все-таки залишитися на нинішньому місці. В останньому випадку ви ризикуєте загнати себе в депресію, тому що немає нічого гіршого, ніж займатися справою. І не варто думати, що вам вдасться «переформатувати» вашого боса. Ваша робота - допомагати, а не переробляти начальника.
Що стосується роботи з експатами, то я б не поділяла особисті і ділові доручення, оскільки в своїй роботі асистентові, як правило, доводиться виконувати і ті і інші.
2. Будьте уважні. Увага і ще раз увагу, особливо до деталей. В роботі асистента важливо все - від «яку каву п'є керівник» до «на який час краще призначати нараду ради директорів». Зрозуміло, ви відразу не запам'ятаєте все дрібниці. Тому спочатку краще все записувати. Багато хто думає, що мають відмінну пам'ять. Однак в певний момент кількість того, що потрібно утримати в голові, перевищить всі можливі межі і ви почнете забувати. Тому щоденник повинен стати вашим постійним супутником.
Краще записати, а потім просто уточнити, якщо ви чогось не зрозуміли. Є велика різниця між уточненням і повторенням. Якщо ваш керівник виявить, що ви банально забуваєте про те, що він вам говорить, це буде викликати роздратування і сумніви в тому, що ви можете ефективно працювати.
Крім того, керівники високого рівня не мають великою кількістю вільного часу. А того, що є, точно не вистачить, щоб боротися з вашої забудькуватістю.
3. Непанікуйтеінетеряйтесь. Від за все не убережешся, тому стресові ситуації в роботі будуть завжди. Важливо правильно на них реагувати. Рада № 1. навіть якщо все навколо в паніці і не знають, що робити, ваша голова повинна залишатися «холодної». Якщо розумієте, що не виходить, рада № 2. видихніть і дайте собі хвилину, щоб обміркувати ситуацію, що виникла. Хвилина нічого не зменшить і не додасть. Але у вас буде можливість зосередитися на вирішенні проблеми або несподівано виниклого питання.
Крім того, асистент - це голос і обличчя свого керівника. А це ніяк не поєднується з панікою і біганиною по офісу з криками: «Шеф, все пропало!» Ви просто не можете собі такого дозволити. Навіть коли все навколо на межі провалу, ви повинні вміти тримати себе в руках. Адже це не кінець світу, чи не так? А якщо це все-таки він, то ви точно нічого не зміните. Але якщо серйозно, то в кінцевому підсумку вміння думати в стані стресу стане вашим найкращим помічником і збереже вам душевну рівновагу і нерви.
4. «Тримайте» особа. Це, мабуть, найважче. Тому що, як не крути, у всіх буває поганий настрій по тисячі різних причин. Так, ви маєте на нього право. Ні, у вас немає права демонструвати це в офісі. Один з моїх керівників назвав це невербальної комунікацією. Ви, напевно, помічали, що енергетика деяких колег може буквально «закарбувати» вас в стіну, а до інших тягнуться всі - від директора до секретаря. Всі ми «несемо» себе в світі. Так ось, «нести» себе потрібно позитивно.
Я теж вчуся володіти собою. Не варто думати, що у мене це добре виходить. Але коли я розумію, що ліміт мого гарного настрою вичерпаний, я або йду обідати, або сідаю за якусь моторошно нудну, але заспокійливу роботу (наприклад, планування бюджету). Це ж служить відмінним поясненням колегам, які приходять з проханнями: ніхто не буде відволікати від бюджету, і у вас є шанс посидіти, заспокоїтися і повернутися в колектив з посмішкою.
Повірте, ваш поганий настрій покращиться в той же день через якоїсь дрібнички. А ось осад від вашої поведінки у працівників офісу може залишитися надовго.
6. Ваш зовнішній вигляд повинен бути на п'ятірку! Відмінний зовнішній вигляд - це професійна вимога. У багатьох компаніях спеціально прописують вимоги до зовнішнього вигляду, навіть довжину нігтів і доречний колір лаку. Можливо, це перебір. Але якщо у вашій компанії цього немає, то подбайте про свій зовнішній вигляд самі, починаючи від туфель і закінчуючи макіяжем. Коли ви приходите в компанію, ви «продаєте» не тільки свої знання та досвід, а й свою зовнішність. В кінцевому підсумку те, як ви виглядаєте, - це відображення вашого світовідчуття. Який би престижної не була ваша робота, ваше ранок завжди починається вдома перед дзеркалом у ванній. Якщо ваше відображення в дзеркалі вам не подобається, значить, щось з внутрішнім світом не так. І якщо на цьому етапі ви не відчуваєте радості, то робота вам її не додасть.
Ніколи не забувайте, що на вас дивляться. Навіть коли вам здається, що все про вас забули, це далеко не так.
Непренебрегайтевозможностьюоблегчітьсебежізнь. Ваш керівник в половині випадків точно забуде попросити вас замовити столик в ресторані або заздалегідь налаштувати проектор в переговорній кімнаті. Виходячи з власного досвіду, можу сказати: немає нічого гіршого, ніж в присутності клієнтів або партнерів дзвонити айтішникам з проханням терміново прийти і все полагодити. В кінцевому підсумку ваш керівник може зробити висновок, що на вас покладатися не варто. Та й вам в якийсь момент набридне бути «в милі» просто тому, що ви не продумали все заздалегідь. Учітесьсразуделатьхорошоісоображатьналету - це звичка вбереже вас від багатьох проблем.
9. Будьте обережні. Це відноситься в основному до роботи з документами (листи, протоколи, презентації та ін.). Немає нічого гіршого хаосу в документах, тому головна порада - утримувати їх в порядку, як в комп'ютері, так і на робочому столі. Це допоможе вам оперативно знаходити потрібну інформацію, якщо необхідно щось швидко надрукувати або паперовий документ з якихось причин не може бути використаний (наприклад, на нього пролили каву). Обов'язково робіть резервні копії основних файлів.
Крім цього, ви будете працювати з копіями особистих документів вашого керівника (як мінімум паспорта і страховки).
10. Будьте привітні! Можливо, комусь здасться, що це більше відноситься до готельного бізнесу. Це правда. Проте привітність - одна з якостей, яке просто необхідно хорошому асистентові. Ви завжди повинні бути раді людям, які приходять до вас і до вашого керівника.
Є такі типи людей, як екстраверти і інтроверти. Першим простіше, тому що вони психологічно більш відкриті. Але, погодьтеся, нелегко постійно радіти людям, особливо коли вони тільки і роблять, що приходять до вас з проблемами. Я люблю людей, але в якийсь момент мені стало важко. І я можу з упевненістю порадити зробити те, що зробила я - перестати реагувати на проблеми і пропускати їх через себе. Це робота, і вона повинна залишатися роботою, інакше не вистачить ні сил, ні емоцій, ні нервів. Навчіться реагувати по-діловому, з посмішкою, адже бізнес - це бізнес. І це не ваші проблеми, а робочі ситуації. Світ стане яскравішим, а радіти буде простіше.
Якби проблем не було, роботи б теж не було. Коли я влаштувалася в один з іноземних банків секретарем, то перше, чому мені довелося вчитися, - посміхатися завжди. Надходять в офіс люди повинні були бачити, що їм раді. Хтось може сказати, що це, мовляв, показне гостинність. З одного боку, це так, і воно підтримує спокій в світі бізнесу. Однак з часом я зрозуміла, що звичка радіти рятує мене від похмурого настрою і смутку. Як сказав в'єтнамський дзен-буддійський чернець Тхіть Нят Хань: «Іноді ваша радість є джерелом вашої посмішки, іноді ж ваша усмішка може бути джерелом вашої радості».
11. Розвивайте навички комунікації. Хороший асистент - це хороший парламентер. Це людина з відмінними комунікативними навичками і здатністю правильно і грамотно спілкуватися з людьми за будь-яких обставин і незалежно від того, колега це, підлеглий, клієнт, партнер або гість. Багато асистенти під час відсутності керівника в офісі є заступниками в деяких питаннях, і вміння спілкуватися і писати, наприклад, повідомлення від імені шефа вкрай важливо. Крім того, асистенти часто є таким собі містком між керівником і співробітниками, і питання грамотної комунікації буде грати ключову роль.
12. Вчіться і розвивайтеся! Гірше асистента, який не прагне дізнатися щось нове, тільки лікар, який не підвищує кваліфікацію. Ви завжди повинні бути в курсі того, що відбувається в компанії, - починаючи з термінології і закінчуючи стратегією розвитку. Від вашого розуміння і знання внутрішніх процесів компанії буде залежати сприйняття вас в колективі і ефективність вашої роботи.
Демонстрація знань і розуміння ситуації дозволить вам не тільки завоювати довіру всередині компанії, але і надасть можливість працювати над додатковими проектами, підвищуючи тим самим вашу цінність як співробітника. В кінцевому підсумку ваше прагнення розвиватися буде впливати на вашу репутацію професіонала, який ніколи не зупиняється на досягнутому.
Вмійте визнавати, що ви чогось не знаєте. Адже це ваш шлях до того, щоб стати краще, заповнити прогалини і навчитися чомусь новому. Дізнайтеся в департаменті по роботі з персоналом про існуючі в компанії тренінгах, пошукайте профільні курси. Якщо ви допомагаєте з перекладами, то курси іноземної мови теж будуть до речі.
13. Будьтепозітівни. «У моєму кабінеті не можна вимовляти" але "і" проблема ". Вони звучать негативно. Шукайте синоніми », - з цих слів почалася одна з нарад у мого керівника.
Незабаром в його кабінеті на столі для переговорів з'явилася свинка-скарбничка для символічної плати за проголошення одного з цих слів. Хтось із колег сміявся, чесно клав туди гроші і прибирав з лексикону заборонені слова, хтось дивувався, я ж думала: «Як часто в житті ми намагаємося налаштувати себе на позитив? Адже правильно сказав капітан Врунгель: "Як ви яхту назвете, так вона і попливе!" »У кінцевому підсумку важливий не сам факт виникнення проблеми, а то, як ви будете її вирішувати.
У більшості випадків те, що ми гордо називаємо «проблемою», за фактом виявляється робочою ситуацією, яку просто ніхто не зміг передбачити. Так чому б не прийняти факт проблеми позитивно і просто не подумати над тим, як її вирішити?
14. Прагніть до досконалості! Більш красива формулювання - «перфекціонізм». Ще одна - «підвищені вимоги до своєї роботи». Вибирайте те, що вам ближче і зрозуміліше. Привчайте себе робити все на відмінно, починаючи з дрібниць. Делайтевсе так, какесліби ви делаліетодлясебя.
Успіхів у будь-яких починаннях!
К.А. Маслова, виконавчий асистент віце-президента
