Зразок внесення запису в трудову книжку генеральному директору в 2019 році

Потрібно підготувати кадрові документи для керівника? Основні правила регулюються ТК РФ. Роз'яснення щодо застосування положень Кодексу на практиці можна знайти в актах структур виконавчої влади.

Нерідко питання виникають через двоїстого статусу директора. Наприклад, в ситуації коли він як працівник організації зараховується в штат або вибуває на підставі власного наказу.

Чим книжка директора відрізняється від інших?

Форма, а також норми ведення і зберігання документа, що підтверджує стаж і характер зайнятості працівника, зафіксовані законодавством.

Порядок внесення записів регламентується Інструкцією МінтрудаУкаіни:

• спочатку потрібно позначити назву організації;
• потім проставити номер позначки і дату;
• тепер можна вписати відомості про роботу по суті;
• в останній графі необхідно вказати реквізити документа-підстави.

Якщо мова йде про пересічного співробітника, то в якості бази зазвичай виступає наказ директора.

А ось з управлінцем не все так однозначно:

• для прийому на посаду потрібно спільне рішення учасників, єдиного засновника ТОВ, або ради, зборів акціонерів АТ;
• після того як кандидатура буде затверджена, видається наказ про прийом на роботу, який новоспечений директор підписує як керівник і як співробітник, який ознайомився з документом;
• при оформленні книжки в графу 4 можна внести атрибути розпорядження, згаданого в попередньому пункті, або постанови про обрання на посаду.

Згідно з Інструкцією, при звільненні всі записи, зроблені роботодавцем, повинні бути завізовані відповідальною особою.

Якщо крім генерального директора (засновника) в організації немає інших службовців, то, відповідно до п. 45 Правил ведення трудових книжок, він зобов'язаний заповнити документ самостійно і запевнити внесені дані своїм підписом.

У ст. 81 ТК Україна передбачені підстави для припинення відносин, які підходять тільки для керівників. У зв'язку з цим існують особливі формулювання, які можуть бути внесені в книгу про стаж, що належить керівнику.

До них відносять кілька визначень.

Наприклад, трудовий договір може бути розірваний у зв'язку:

• з прийняттям необгрунтованого рішення, що спричинило за собою неправомірне використання майна організації;
• з одноразовим грубим порушенням своїх обов'язків;
• наявністю з вини директора більш ніж тримісячної заборгованості по заробітній платі;
• зі зміною власника майна компанії.

При цьому необхідно вказати не тільки підстава і причину, а й посилання на відповідну статтю ТК РФ.

Якими нормативними актами керуватися?

Правила оформлення та змісту книжки регламентуються кількома офіційними документами.

Трудовий кодекс закладає основу механізму поводження з цим свідченням.

• встановлює саме поняття трудової книжки;
• визначає Уряд України уповноваженим органом виконавчої влади, який, в свою чергу, стверджує порядок використання документа, спосіб виготовлення бланків та їх постачання;
• ставить роботодавцям, виключаючи фізосіб, що не відносяться до групи ІП, вести трудові книжки підлеглих;
• регулює характер записів;
• дозволяє додавати інформацію про сумісництво на розсуд працівника.

Трудову книжку згадують кілька статей Кодексу:

• 65, включає її в пакет документів, необхідних для укладення договору;
• 84.1 визначає порядок видачі в процесі звільнення;
• 62 встановлює правила надання дубліката;
• 165, 234, 394 дозволяють розраховувати на компенсацію за порушення, допущені роботодавцем.

Щоб регламентувати практичні питання поводження з трудовими книжками, офіційними органами видано наступні постанови:

Завантажити зазначені документи можна тут:

Округлюються чи дні компенсації за невикористану відпустку? Дізнайтеся тут.

Робимо запис в трудовій книжці генерального директора

Будь-яка інформація, яку планується внести, повинна відповідати нормам ТК Україна і підтверджуватися розпорядженням роботодавця або іншими офіційними документами.

Основні правила

Для заповнення трудової книжки розроблені спеціальні алгоритми.

Необхідно враховувати норми, наведені нижче:

• використовуються тільки пір'яні, гелеві або кулькові ручки з чорною, синьою або фіолетовою пастою;
• всі дати вносяться арабськими цифрами, при цьому число і місяць завжди мають два знака, а рік - чотири;
• забороняється скорочення слів;
• в кожному розділі встановлюється наскрізна нумерація;
• заповнення здійснюється державною мовою України або республіки, яка присутня в її складі, в залежності від території, на якій знаходиться організація;
• не допускаються закреслення, спочатку визнається недійсною невірна інформація, потім додаються нові дані.

Документи-підстави

Всі відомості, які дозволяється вносити до трудової книжки, повинні бути аргументовані. Для цього в графі 4 проставляють реквізити офіційного паперу.

Коли мова йде про оформлення нового генерального директора, можливо кілька варіантів підтвердження:

• якщо він є найманим співробітником - це може бути рішення зборів учасників товариства, наказ про прийом на роботу або про вступ на посаду;
• єдиний засновник покладає на себе повноваження директора власним рішенням, на підставі якого повинен бути підготовлений розпорядчий документ.

Залежно від ситуації в четвертий стовпець трудової книжки вписують атрибути:

• посвідчення особи, атестата, диплома, паперу, яка підтверджує кваліфікацію в певній галузі (заповнення розділу про працівника);
• штатного розкладу для внесення найменування посади або спеціальності;
• кваліфікаційного довідника, якщо федеральним законодавством щодо конкретних професій встановлені які-небудь пільги або обмеження;
• наказу керівника, щоб додати дані про зміну назви організації;
• документа про нагородження, для внесення інформації про заохочення.

Ким вноситься?

В загальному режимі трудову книжку заповнює фахівець, призначений розпорядженням директора і діючий згідно з правилами ведення і зберігання, встановленим нормативними актами РФ.

Бувають ситуації, коли в штаті немає кадрового співробітника. Тоді засновники визначають порядок заповнення свідоцтва про стаж і характер зайнятості глави компанії на свій розсуд.

Якщо цього не відбулося, то в процесі звільнення директора учасник товариства, наділений повноваженнями для підписання трудової угоди, додає необхідну запис в книжку і власноруч запевняє її.

Покрокова інструкція, зразки і приклади

Щоб прийняти на роботу керівника, дотримуються наступного алгоритму:

• вимагають необхідні документи (паспорт, свідоцтво про стаж, СНІЛС, заяву, диплом про освіту);
• оформляють договір;
• готують кадрові паперу (особова картка, наказ, особовий рахунок, податковий регістр, бланк обліку страхових внесків);
• заповнюють трудову книжку.

Запис про прийом на роботу (призначення)

Відмітка ставиться на підставі наказу про зарахування в штат або рішення про обрання.

Заповнення розділу «Відомості про роботу» включає кілька кроків:

• в графі 3 пишуть повне і скорочене найменування компанії (можна поставити штамп), структурний підрозділ вказують тільки в тому випадку, коли це відповідає умовам договору;
• переходять на наступний рядок;
• в графі 1 проставляють порядковий номер позначки;
• в другу заносять дату початку роботи;
• в третю додають назву посади;
• четверта призначена для реквізитів документа-підстави.

Зразок запису в трудовій книжці генерального директора виглядає так:

Розірвання трудового договору

Відмітка про звільнення в книжці керівника має свої особливості:

Приклад заповнення графи 3:

звільнення перекладом

Розірвати відносини з директором таким способом можна в зв'язку з обставинами, що вказані нижче:

• є письмова згода старого роботодавця, запрошуючої сторони і самого службовця;
• керівник вирішив звільнитися і представив відповідну заяву.

В цьому випадку при заповненні трудової книжки потрібно відобразити яка зі сторін виступила ініціатором процедури.

За власним бажанням

Згідно ст. 280 Кодексу генеральний директор має право достроково розірвати відносини з роботодавцем, яким є власник майна компанії або його представник, повідомивши про намір за місяць.

У трудову книжку потрібно зробити запис з нового рядка і додати в графу 3, що договір розірвано з ініціативи працівника на підставі п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Якщо працював за сумісництвом

За правилами зберігання трудових книжок, документ перебуває за основним місці зайнятості. Внесення інформації про додаткову регулярної роботі проводиться у разі волі співробітника. Він має право вимагати завірені дублікати всіх необхідних паперів і представити їх для здійснення відповідних записів.

При цьому в третій стовпець послідовно заносять дві позначки:

• про прийняття на роботу за сумісництвом з зазначенням назви компанії і посади;
• про припинення договору з причиною і відповідним розділом Кодексу.

Привід для звільнення сумісника залежить від типу угоди:

• якщо безстрокове, то підставою може стати прийняття на роботу працівника, для якого вона буде вважатися базовою;
• розірвання контракту з обмеженим періодом дії можливо тільки за загальними правилами, передбаченими ТК РФ.

При суміщенні посад

Керівник може здійснювати додаткову діяльність в тій же організації.

Запис про суміщення посад в трудову книжку не вноситься.

Кому надається навчальна відпустка? Дивіться тут.

Як правильно оформляється скасування запису в трудовій книжці? Інформація - тут.

Хто підписує?

При звільненні працівника, в тому числі і керівника компанії, всі дані, додані до свідоцтва, яке підтверджує стаж і порядок роботи, завіряються підписом особи, відповідальної за оформлення кадрових документів.

Якщо в організації немає такого фахівця, його функції виконує директор.

Коли крім керуючого в компанії не значаться інші співробітники, виникає питання про те, хто завізує його книжку.

Так як за Інструкцією цей обов'язок покладається саме на роботодавця, залишається визначити його стосовно ситуації, що склалася. Наприклад, за трудовим договором у правовідносини вступили юридична особа - організація і фізичне - її директор.

Тоді, в залежності від форми власності і складу учасників структури, книжку підписують різні суб'єкти.

У ТОВ візу може поставити:

• голова зборів;
• уповноважений учасник товариства;
• глава ради директорів.

Якщо звільнитися необхідно єдиному власникові фірми, в якій немає інших співробітників, то він сам вносить відповідну відмітку в книжку і запевнять своїм підписом.

важливі нюанси

Два роки тому ТОВ і АТ дозволили не використовувати круглу печатку. Причому обов'язок ставити відбиток може бути накладена лише нормативними актами федерального значення.

Таку позицію можна назвати спірною, але є, принаймні, дві причини, щоб підкоритися вказівкам відомства:

• штраф до 50 тис. рублів;
• під час спілкування із ПФР за оформленням пенсії.

Таким чином, роблячи запис у трудовій книжці генерального директора потрібно врахувати кілька особливостей:

• в різних випадках позначку може додати уповноважений співробітник, сам керівник або його роботодавець;
• деякі формулювання не підходять для кадрових документів рядових службовців;
• в якості розпорядчої паперу, реквізити якої вказуються в графі 4, може виступати наказ про прийом на роботу, вступі на посаду або рішення учасників товариства.

Поділитися