Знищення бухгалтерських документів (зразок акта), сучасний підприємець
Первинні облікові документи. регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерська звітність підлягають зберіганню. Організація повинна берегти їх не менше п'яти років після звітного року. Однак для деяких документів можуть бути встановлені окремі терміни. Наприклад, документи про оцінку вартості майна компанії зберігаються постійно.
Порядок утилізації бухгалтерських документів
Утилізацію бухгалтерських документів необхідно проводити в наступному порядку.
- Для того, щоб визначити перелік документів, у яких закінчився термін зберігання, необхідно створити експертну комісію. Створення комісії експертів затверджується наказом керівника підприємства, в цьому ж наказі визначається склад комісії експертів. Експертна комісія зазвичай складається з фахівців різних підрозділів підприємства, які можуть встановити цінність документів і прийняти рішення про їх знищення.
- Створена експертна комісія проводить експертизу цінності документів. Без проведення експертизи цінності неможливо визначення бухгалтерських документів, які підлягають знищенню. Без проведення експертизи знищувати документи заборонено.
Після докладного розгляду документів експертна комісія приймає рішення про виділення до знищення документів, у яких закінчився термін зберігання в архіві. Бухгалтерські документи, згідно з рішенням комісії, вносяться в акт про виділення до знищення документів, далі що не підлягають зберіганню.
Як скласти акт на знищення бухгалтерських документів?
Зверніть увагу, організація повинна забезпечувати збереження документів не тільки на паперових носіях, а й документів, які зберігаються в електронному вигляді. Електронні документи, у яких закінчився термін зберігання, повинні бути знищені в тому ж порядку.
- Далі необхідно знищити документи, термін зберігання яких закінчився. Знищити документи можна шляхом подрібнення в шредері або іншим способом, наприклад, спалити. Електронні документи знищують, видаляючи файли з електронних носіїв інформації. Для знищення документів компанія має право вдатися до послуг спеціалізованих організацій. Це може знадобиться, наприклад, для оперативного знищення великої кількості документів.
Зверніть увагу, при знищенні документів необхідно дотримуватися наступних правил:
- знищувати документи необхідно санкціоновано, відповідно до затвердженого порядку. Не можна проводити вилучення бухгалтерських документів і знищувати їх без акту про виділення їх до знищення;
- знищувати документи необхідно обов'язково таким чином, щоб повністю забезпечувалася строга конфіденційність всієї міститься в них інформації. Документи необхідно знищувати з усіма копіями.
- Після знищення документів необхідно оформити акт про знищення документів. Ви не зобов'язані складати такий документ, проте він буде підтвердженням факту знищення бухгалтерських документів. Ви можете вказати в ньому спосіб знищення документів (на паперових та електронних носіях), перелік знищених документів, їх загальна кількість, підстави для знищення.
Щоб правильно скласти акти на знищення бухгалтерських документів, ознайомтеся з прикладом їх заповнення.
Зразок акту на знищення бухгалтерських документів наведено нижче:
