Журнал обліку гербових бланків - нормативні акти про діловодство і закони про архівну справу -

Подивитися зразок бланка подивитися зразок бланка Завантажити бланк Завантажити бланк

Гербовий номерний бланк - це бланк, виготовлений тільки друкарським способом на поліграфічних і штемпельно-граверних підприємствах, що мають ліцензії на відповідний вид діяльності та сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення такого виду продукції на якісному рівні.

Бланки повинні бути пронумеровані або друкарським способом або нумератором. На бланках проставляється (справа внизу або на звороті) порядкові номери. а при необхідності і серії.

Використання бланків з зображенням герба регламентовано законодавством, дозволено не тільки органам виконавчої влади та іншим державним органам, організаціям і установам, а й організаціям незалежно від форми власності, наділеним окремими державно-владними повноваженнями.

На гербових бланках оформляються всі службові листи, накази (розпорядження).

Гербові бланки підлягають обов'язковому обліку. який ведеться окремо за кожним видом бланків. Організація роботи з обліку надходження і видачі гербових бланків в структурні підрозділи організації, а також повернення і знищення зіпсованих бланків здійснюється підрозділами, призначеними наказом (це може бути тільки діловодна служба або підрозділ, що відповідає за матеріально - технічне забезпечення організації та діловодна служба). Облік гербових бланків ведеться в реєстраційно-облікових формах (журналах обліку бланків).

Правила заповнення журналів обліку гербових бланків

Облік гербових бланків ведеться:

в Журналі обліку надходження гербових бланків за наступними реквізитами:

при надходженні бланків в журналі записують:

• найменування виду бланків;
• дату надходження;
• номер супровідного документа;
• найменування підприємства-виробника;
• серію і номер гербових бланків.

при видачі бланків діловодна служба відзначає в Журналі обліку видачі гербових бланків в структурні підрозділи:

• найменування виду бланка;
• кількість екземплярів;
• серію і номер бланків;
• найменування структурного підрозділу;
• прізвище та ініціали посадової особи-отримувача;
• розписку в отриманні;
• примітка (відмітка про знищення та ін.)

Зіпсовані гербові бланки повертаються до діловодної служби при отриманні нових бланків.

Про повернення і знищення гербових бланків в Журналі робляться відповідні позначки. Знищення гербових бланків оформляється складанням акта з відміткою в Журналі.

Гербові бланки зберігаються в надійно замикаються і опечатується металевих шафах (сейфах).

Контроль за використанням і зберіганням бланків покладається на діловодну службу організації. Гербові бланки видаються працівникам структурних підрозділів тільки під розпис в Журналі.

Важливо! Видача гербових бланків іншим організаціям та особам не допускається.

Журнали обліку гербових бланків включаються в номенклатуру справ (якщо така є в організації).

Перевірка наявності, використання і зберігання гербових бланків проводиться не рідше 1 разу на рік комісією, яка призначається розпорядчим документом керівника організації. Про проведені перевірки робляться відмітки в Журналі після останнього запису. У разі виявлення порушень в обліку, використання та зберігання бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом і доводяться до відома керівника організації.