Зберігання судових справ і документів в архіві закінчені судові справи, виконавчі провадження

Закінчені судові справи, виконавчі провадження, наряди, журнали і картотеки надходять на зберігання до архіву суду.

При обліку і зберіганні справ та інших матеріалів в архіві дотримуються правила, передбачені:

У судових справах, що підлягають здачі в архів суду, підшиваються і нумеруються всі документи, долучені до справи, закінчується опис знаходяться в справі документів, після чого загальна кількість аркушів у справі завіряється підписом секретаря.

Дозвіл на передачу кримінальної або цивільної справи в архів дає народний суддя (член суду), під головуванням якого справа була розглянута, або голова суду.

При цьому, виходячи з вимог Інструкції про порядок зберігання, відбору і здачі в архів документів судів, він керується такими правилами:

кримінальну справу, за якою згідно з вироком або ухвалою суду засуджений підлягає взяттю під варту, вважається закінченим після отримання від відповідного органу внутрішніх справ підтвердження про те, що засуджений, який перебуває на свободі, взятий під варту;

кримінальну справу, за якою засуджений, який перебуває на свободі, засуджений до умовного засудження з обов'язковим залученням до праці, вважається закінченим після отримання від відповідного органу внутрішніх справ повідомлення про те, що засуджений прибув до місця відбування покарання; кримінальну справу, але з яким особа засуджена умовно, вважається закінченим, коли засуджений взятий судом на облік для здійснення контролю за його поведінкою. Якщо судом прийнято рішення про необхідність призначити неповнолітньому засудженому громадського вихователя, то справа вважається закопченим після отримання від комісії у справах неповнолітніх повідомлення про призначення громадського вихователя.

У тих випадках, коли щодо неповнолітнього засудженого застосована відстрочка виконання вироку, справа вважається закінченим після вирішення питання про звільнення неповнолітнього від покарання, а при направленні його в місця позбавлення волі для відбування покарання - після отримання від відповідного органу внутрішніх справ підтвердження про те, що засуджений взятий під варту;

кримінальну справу, за якою оголошено розшук особи, що ховається від суду після винесення вироку, вважається закопченим після отримання повідомлення про затримання особи та виконанні винесеного щодо нього вироку;

кримінальну справу, за якою засуджений засуджений до штрафу або з нього стягнуті грошові суми в дохід держави, підлягає здачі в архів після повернення виконавчого листа з відміткою судового виконавця про виконання;

кримінальну справу, за якою винесено виправдувальний вирок, вважається закінченим після вступу вироку в законну силу;

кримінальну справу, за якою особу звільнено від кримінальної відповідальності п щодо нього застосовано примусовий захід медичного характеру, вважається закінченим після отримання повідомлення про приміщенні такої особи до лікувального закладу;

кримінальну справу, припинене судом в зв'язку з залученням особи до адміністративної відповідальності, вважається закопченим після отримання судом документа про сплату штрафу, або виконання ухвали суду про арешт, або надходження повідомлення від органів, що відають виправними роботами, про отримання ними копії ухвали суду;

кримінальну справу, припинене судом в зв'язку з передачею матеріалів на розгляд товариського суду або комісії у справах неповнолітніх, вважається закінченим після отримання повідомлення про результати його розгляду;

матеріал про направлення особи до лікувально-трудового профілакторію для примусового лікування від наркоманії або алкоголізму вважається закінченим після отримання повідомлення про направлення особи до ЛТП;

кримінальну справу, за якою з засуджених стягнуто суми на відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної злочином, вважається закінченим після направлення виконавчих листів для виробництва стягнення, повідомлення про це стягувача і оформлення при солідарне стягнення зведеного виконавчого провадження.

Цивільна справа, дозволене з задоволенням позову, вважається закінченим після видачі стягувачу виконавчого листа, якого напрямку його на прохання стягувача або з ініціативи суду для виконання (ст. 340 ЦПК РРФСР і відповідні статті ЦПК інших союзних республік);

цивільну справу, за якою в позові відмовлено, вважається закінченим після набрання рішенням законної сили.

Якщо суд виніс рішення, постанова або ухвала про накладення штрафу, про стягнення державного мита чи інших сум в дохід держави, справа вважається закінченим після залучення до нього документа, що підтверджує надходження в дохід держави стягнутої суми.

Порядок визначення термінів зберігання. Щорічно, після закінчення діловодного року, в суді повинна проводитися експертиза наукової та практичної цінності документів, метою якої є відбір документів для подальшого зберігання.

Для організації та проведення роботи з експертизи цінності документів в суді створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК), яка призначається наказом голови суду.

Терміни зберігання справ, нарядів, виконавчих проваджень та інших документів встановлюються відповідно до «Переліку».

Терміни зберігання справ і нарядів, що містять документи різної значущості, визначаються за документами, які мають найбільший термін зберігання.

Терміни зберігання документів, які не передбачені «Переліком», встановлюються експертною комісією, виходячи з їх наукової та практичної цінності.

Термін зберігання, вказаний в «Переліку», обчислюється:

для цивільних справ:

а) з дня набрання рішенням законної сили;

б) з дня винесення ухвали про закриття справи чи залишення позову без розгляду;

для кримінальних справ:

а) з дня закінчення терміну відбуття покарання, визначеного вироком, що набрав законної сили;

б) з дня набрання законної сили виправдувальним вироком, а також визначення або постанови про закриття справи;

в) з дня звільнення засудженого від покарання при умовно-достроковому звільненні;

20 Замовлення 2033 3Q5

г) з дня закінчення випробувального терміну при умовному засудженні; з дня закінчення відстрочки виконання вироку неповнолітньому. У разі скасування відстрочки виконання вироку про направлення засудженого для відбування покарання-від дня закінчення відбуття строку покарання;

д) з моменту винесення судом ухвали про припинення застосування примусових заходів медичного характеру до осіб, які вчинили суспільно небезпечні діяння в стані неосудності.

Для кримінальних справ, за якими заявлений і задоволено цивільний позов, враховується термін виконання вироку в частині цивільного позову.

Для виконавчого провадження термін зберігання обчислюється з дня виконання рішення, а у справах про стягнення аліментов- з дня виконання рішення в даному суді.

Порядок і методика відбору судових справ на постійне зберігання і до знищення встановлені Інструкцією «Про порядок зберігання, відбору і передачі в архіви документів судів».

З відібраних до знищення справ залишаються на постійне зберігання оригінали вироків, рішень та наступних ухвал і постанов вищестоящих судів, з припинених справ залишаються визначення про припинення справи.

На оригіналах вироків, рішень та наступних ухвал і постанов вищестоящих судів проставляються реєстраційні номери справ, з яких вони вилучені. Вироки і наступні ухвали і постанови у кримінальних справах зберігаються окремо від рішень та наступних ухвал і постанов у цивільних справах.

З справ, що підлягають знищенню, залишаються на зберігання особисті документи, що містяться в окрему папку, яка містить внутрішній опис документів. В опис вносяться: прізвище, і. о. власника документа, найменування документа і номер справи, з якого він вилучений, рік розгляду справи, номер і дата акта про знищення справи. Незатребувані особисті документи зберігаються в архіві суду 50 років.