Зберігання архівних документів, система заходів забезпечення схоронності документів, вимоги до будівель

Система заходів забезпечення схоронності документів

Для забезпечення схоронності документів в архіві здійснюється:

· Комплекс заходів по організації зберігання, що передбачає створення матеріально-технічної бази зберігання документів (будівля і приміщення сховищ, засоби зберігання документів, засоби охорони та безпеки зберігання, кошти кліматичного контролю, засоби копіювання і відновлення пошкоджених документів і);

· Комплекс заходів зі створення та дотримання нормативних умов зберігання документів (температурно-вологісний, світловий, санітарно-гігієнічний, охоронний режими зберігання).

Система заходів по організації зберігання забезпечує збереження документів і контроль їх фізичного стану при надходженні документів до архіву, при їх зберіганні і передачі документів на постійне зберігання. При організації зберігання і створення умов зберігання враховується специфіка видового складу документів архіву.

Вимоги до будівель та приміщень архіву

Даний архівний відділ розміщений в спеціально пристосованому для зберігання документів будівлі. Розміщення вироблялося в установленому порядку після їх експертизи. Експертиза встановила придатність приміщення (вогнестійкість, довговічність, міцність конструкції, технічна укріпленість), стан приміщення, наявність опалювальних і вентиляційних систем. Експертиза проводилася представниками архівних, експлуатаційних, пожежних, охоронних, санітарних та інших профільних служб. Результати експертизи були оформлені відповідний акт. Будівля архіву - це приміщення: сховища для зберігання документів і робочі кімнати співробітників архіву, а також приміщення призначене для прийому відвідувачів. Сховища розміщені в ізольованих приміщеннях. Вони безпечні в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення і мають запасний вихід. Електропроводка у сховищах прихована, штепсельні розетки - герметичні.

Режими зберігання документів

Документи зберігаються в умовах, що забезпечують їх захист від пошкоджень, шкідливих впливів навколишнього середовища і виключають втрату документів.

Світловий режим. Постійне зберігання документів здійснюється в темряві. Всі види робіт з документами проводяться при обмежених рівнях освітлення. Освітлення в сховищах як природне, так і штучне. Природне освітлення: розсіяний світлом, на вікнах світлорозсіювачі штор і жалюзі. Для захисту документів використовується зберігання в палітурках, папках, коробках, шафах, на стелажах закритого типу. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах з гладкою поверхнею.

Температурно-вологісний режим. Приміщення сховищ, обладнані системами кондиціонування повітря, підтримується оптимальний температурно-вологісний режим, що враховує специфіку видів документів. В даному архіві зберігаються паперові документи, тому температура - 17-19 ° С, відносна вологість повітря - 50-55%. Температурно-вологісний режим в сховищах контролюється шляхом регулярного вимірювання параметрів повітря: один раз в тиждень. Є барометри і термометри, які допомагають стежити за вологістю і температурою приміщень, вони розміщені в головному проході на стелажі, подалі від опалювальних та вентиляційних систем. Температурно-вологісний режим в сховищах контролюється шляхом регулярного вимірювання параметрів повітря: один раз в тиждень. Показання приладів фіксуються в реєстраційному журналі.

Санітарно-гігієнічний режим. Приміщення архіву містяться в чистоті. У приміщеннях сховищ забезпечена вільна циркуляція повітря, що виключає утворення непровітрюваних зон, небезпечних в санітарно-біологічному відношенні. Які відкриваються в теплу пору року вікна захищені сітками. У приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, мокрій і брудному взутті. В сховищ проводяться систематичні вологі прибирання. Два рази на рік проводиться знепилювання стелажів, шаф та засобів зберігання; підлоги, плінтуси, підвіконня, цокольні частини стелажів обробляються водними розчинами антисептиків (2% -ний формалін). Так само два рази в рік (на початку і після закінчення опалювального сезону) документи (вибірково) і приміщення сховищ піддають обстеженню для своєчасного виявлення комах і цвілевих грибів.

Охоронний режим. Охоронний режим забезпечується вибором місця розміщення архіву, технічними засобами захисту, організацією системи охорони, сигналізації, дотриманням заходів пропускного режиму, порядку доступу в сховище. Зовнішні двері архіву і сховищ мають металеве облицювання і міцні запори. На доступні ззовні вікна встановлені замикаються, орні назовні металеві решітки. Приміщення архіву обладнано охоронною сигналізацією, в неробочий час приміщення пломбуються. Сховища в робочий час закриті на ключ. Право доступу в сховище мають завідувач та співробітники сховища.

Розміщення документів в сховище. Документи в сховищах розміщені в порядку, що забезпечує їх комплексне зберігання відповідно до обліковими документами та оперативний пошук. Порядок розташування документів в архіві визначено планом їх розміщення.

Засоби зберігання. Сховища обладнані стаціонарними металевими стелажами і металевими шафами, а також є сейфи, де зберігаються описи справ, які знаходяться в даному сховищі. Стелажі встановлені перпендикулярно стінам з віконними прорізами.

Розстановка засобів зберігання здійснена відповідно до норм: відстань між рядами стелажів (головний прохід) - 120 см; відстань (прохід) між стелажами - 75 см; відстань між зовнішньою стіною будівлі і стелажами, паралельними стіні - 75 см; відстань між стіною і торцем стелажу (обхід) - 45 см; відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа (шафи) - не менше 15 см.

Документи розміщені на стелажах, в шафах з використанням первинних захисних засобів зберігання (коробок, папок) відповідно до видів, форматом та іншими зовнішніми особливостями документів: паперові документи постійного зберігання розміщені в картонних коробках, папках, а документи тимчасового зберігання - у зв'язках;

Топографування. Всі приміщення архіву, а також стелажі, шафи, полиці пронумеровані. У кожному окремому приміщенні стелажі, шафи, полиці пронумеровані зверху вниз, зліва направо. З метою закріплення місця зберігання документів в сховищах складені постеллажние топографічні покажчики. Картки постеллажного топографічного покажчика складені на кожен стелаж і розташовані по порядку номерів стелажів в межах кожного окремого приміщення (додаток 6). Картки пофондового топографічного покажчика складені на кожен фонд і розташовуються в порядку номерів фондів (додаток 7).

Перевірка наявності та стану документів проводиться з метою встановлення фактичної наявності одиниць зберігання і відповідності їх кількості, що значиться за обліковими документами, виявлення документів, що підлягають реставрації і профілактичній обробці.

В ході перевірки здійснюється:

· Встановлення фактичної наявності документів, що знаходяться на зберіганні в архіві;

· Виявлення і усунення недоліків в обліку документів;

· Виявлення відсутніх документів і організація їх розшуку;

· Виявлення і облік документів, що вимагають реставрації, консервації, профілактичної та технічної обробки.

Перевірка наявності та стану документів проводиться один раз в 5 років. До початку роботи з перевірки наявності та стану справ вивчаються документи попередніх перевірок, перевіряється правильність нумерації справ в кожному річному розділі зведеного опису, відповідність нумерації справ підсумковим записам в описах і відомостями в листах фондів. Перевірка наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння описових статей опису з описом справ на обкладинках (шифру, назви фондообразователя і його структурних підрозділів, діловодних індексів справ, дат справ, кількості аркушів). Лист перевірки наявності та стану справ у фонді складається безпосередньо в ході перевірки; листи перевірки нумеруються по порядку номерів в межах перевірки кожного фонду і підписуються виконавцем. Після закінчення перевірки фонду листи перевірки включаються в справу даного фонду. Якщо в результаті перевірки недоліків не виявлено, лист перевірки в справу фонду не включається. Після закінчення перевірки наявності та стану документів по кожній опису в кінці опису після засвідчувального напису робиться запис "перевірено", проставляється дата перевірки; запис підписується проводили перевірку працівниками із зазначенням їх посад. Якщо перевіркою виявлено недостачу справ і документів, то організовується їх розшук. Розшук рекомендується проводити протягом року після завершення перевірки наявності справ.