Загальні вимоги до оформлення реквізитів документів
Тема 3. Правила оформлення і складання документів
1. Формуляр документа і його складові частини (реквізити). Індивідуальний і типовий формуляри. Формуляр-зразок.
2. Постійні і змінні реквізити документа. Бланк документа. Юридична сила документа.
3. Реквізити електронного (цифрового) документа. Проблема надання юридичного статусу електронним документам
Формуляр документа і його складові частини (реквізити). Індивідуальний і типовий формуляри. Формуляр-зразок.
У Державному стандарті України ДСТУ 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" визначення дано наступним чином:
Реквізит документа: Обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів, що характеризують документи, визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа, способом документування.
Сукупність реквізитів, з яких складається документ, називається формуляром документа.
В основу уніфікації документів було покладено принцип загальної моделі побудови документів. Графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають "формуляр-зразок".
Формуляр - образец- це сукупність розташованих в певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документів.
Формуляр-зразок вказує місце реквізитів на аркуші паперу. Для реквізитів з постійною інформацією визначають необхідну площу з урахуванням максимального набору знаків при їх написанні.
Формуляр визначає площу робочого і службового полів.
Робоче поле - місце в документі, де мають у своєму розпорядженні реквізити.
Службове поле - місце в документі, яке не зайняте реквізитами за винятком реквізитів 1, 2, 3, 4, 5, 18, і призначене для закріплення документа в технічних засобах зберігання.
Встановлено розміри полів для ОРД:
ліве - 30 мм (13 друкованих знака);
праве - не менше 10 мм (3-5 друкованих знака);
верхнє - 20 мм (4,5 - 5 міжрядкових інтервалу);
нижнє - для формату А4 - не менше 20 мм,
- для формату А5 - не менше 16 мм.
Формуляр-зразок будують на підставі конструкційної сітки, в якій по вертикалі показують положення табулятора (кількість друкованих знаків), а по горизонталі - інтервали (відстань між основами суміжних рядків).
При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора. Вони наведені нижче в таблиці.
0 - межа лівого поля (13 друкованих знаків);
1 - після 5 друкованих знаків від межі лівого поля (18 знаків);
2 - після 16 друкованих знаків (29-е поділ на лінійці);
3 - після 24 друкованих знаків (37-е поділ на лінійці);
4 - після 32 друкованих знаків (45-е поділ на лінійці);
5 - після 40 друкованих знаків (53-е поділ на лінійці);
6 - після 48 друкованих знаків (61-е поділ на лінійці);
7 - після 56 друкованих знаків (69-е поділ на лінійці).
Починаючи з другого положення табулятора, кожне наступне положення виходить шляхом додавання до попереднього значення восьми друкованих знаків.
Кожен вид документа повинен мати строго певний набір реквізитів (складових частин) і стабільний порядок їх розташування (межі розташування). Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Відсутність або неправильне зазначення будь-якого реквізиту в службовому документі робить документ недійсним.
На основі формуляра-зразка бланки документів будуються з урахуванням міжрядкових інтервалів.
Постійні і змінні реквізити документа.
(Склад реквізитів. Загальні вимоги до оформлення реквізитів документів.)
Але всі реквізити на одному документі бути не можуть, конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, етапів його підготовки і роботи з ним. Застосування ГОСТу вводить одноманітність в оформлення документів, дозволяє грамотно оформити будь-який документ.
Стандарт перераховує максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні, оформленні та обробці організаційно-розпорядчих документів.
Державний герб Укаїни;
ідентифікатор електронної копії документа.
Перерахований склад реквізитів слід вважати типовим, оскільки набір їх при підготовці різних видів документів, документів одного і того ж найменування в різних організаційно-управлінських ситуаціях може бути різним.
Серед перерахованих реквізитів виділяють постійні і змінні реквізити.
Постійні в обов'язковому порядку повторюються на бланках документів, змінні наносяться безпосередньо в процесі складання конкретного документа.
Стандартом передбачається два варіанти бланків - кутовий і поздовжній. Орієнтовні межі зон розташування реквізитів позначені пунктиром. Кожна зона визначається сукупністю входять до неї реквізитів. Сполучення зон в сукупності утворюють формуляр документа.
Використання пунктирних ліній для позначення зон розміщення реквізитів символізує можливість деякого переміщення реквізитів в площі формату. Такі переміщення в основному пов'язані з коливаннями числа рядків тексту документа (реквізит 20), що тягне за собою переміщення кордонів зон реквізитів 21, 22, 25, а також реквізитів 23, 24, 26, 27.
Практика документування говорить про небажаність переміщення кордону розміщення реквізитів 28, 29, 30 і про необхідність чіткого розміщення даної зони в межах розумного відхилення в бік збільшення від розміру, передбаченого стандартом (не більше 2-4 мм).
Все поле формату, крім розбиття на зони розміщення реквізитів, умовно поділяють на три частини. службове поле документа, поле для розміщення реквізитів кутового або поздовжнього штампів і робоче поле документа.
Службовим полем документа є частина площі формату, призначена для полів документа і закріплення його в засобах зберігання. Поле для розміщення штампів розташовується в лівому верхньому кутку формату для кутового варіанту бланка і у верхній його частині при поздовжньому варіанті бланка документа. Інша частина площі формату становить робоче поле документа.
Загальні вимоги до оформлення реквізитів документів
Державний герб Укаїни;
герб суб'єкта Укаїни;
емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
організації або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (положення про організацію).
проставляють по Загальноукраїнського класифікатора підприємств і організацій (ЄДРПОУ) -8 знаків.
основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи; новий
(ОГРН) юридичної особи проставляють у відповідності з документами, що видаються податковими органами -13 знаків.
дентіфікаціонний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП); новий
(ІПН / КПП) проставляють згідно з документами, що видаються податковими органами -10знаков / 09 знаків.
код форми документа;
проставляють по Загальноукраїнського класифікатора управлінської документації (ОКУД) ОК 011-93 - 7 знаків 8- е контрольне.
має відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах. Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності): Центральний банк Укаїни (БанкУкаіни) Головне управління по Горловкаому краю мають поряд з державною мовою Укаїни (українським) державна мова суб'єктів Укаїни, друкують на двох мовах . Найменування організації державною мовою суб'єкта Укаїни чи іншій мові розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою Укаїни.
довідкові дані про організацію;
назва структурного підрозділу;
реєстраційний номер документа;
складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців і ін. 01-02 / 45
місце складання або видання документа;
Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає в себе тільки загальноприйняті скорочення.
гриф обмеження доступу до документа;
заголовок до тексту;
відмітка про контроль;
позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль".
відмітка про контроль;
До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала документ
гриф погодження документа;
візи узгодження документа;
оформляють візою узгодження документа (далі - віза), що включає в себе підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання
відмітка про завірення копії;
При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту "Підпис" проставляють заверительную напис: "Правильно"; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату запевнення, Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.
відмітка про виконавця;
відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
відмітка про надходження документа в електронній формі
містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини). Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа.
ідентифікатор електронної копії документа.
є відмітка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок на першій сторінці документа в правому верхньому куті відповідно до вимог Інструкції 133-і
Бланк може застосовуватися в державних підприємствах і комерційних.
Стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Укаїни.
Встановлюють два стандартних формату бланків документів - А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 х 210 мм).
Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів.
Залежно від розташування реквізитів встановлюють два варіанти бланків - кутовий і поздовжній:
- загального бланка організації,
- кутового бланка листа організації,
- поздовжнього бланка листа організації,
- поздовжнього бланка листа посадової особи,
- бланка конкретного виду документа організації
1. Автоматичні засоби складання і виготовлення документів
2. Архівний фонд Укаїни
3. Класифікація сучасних носіїв документованої інформації. їх характеристика