За якими дорожніми листами і чеками більше не можна списати бензин

За якими дорожніми листами і чеками більше не можна списати бензин - нові роз'яснення чиновників

Подорожній лист без докладного маршруту

Що не так. Інспекторів не влаштовують шляхові листи, в яких замість докладного маршруту фраза «по місту» або тільки вихідний і кінцевий пункти поїздки - гараж компанії, без вказівки проміжних пунктів призначення.

Як правильно. Щоб підтвердити витрати на бензин, включіть в шляховий лист детальний маршрут поїздки. Інспектори хочуть бачити такі дані про маршрут, щоб по них можна було точно визначити шлях і мета поїздки.

Подорожній лист без медогляду

Що не так. Відмітка про медогляд водія - обов'язковий реквізит подорожнього листа. Але якщо це єдиний недолік в документі, малоймовірно, що податківці знімуть витрати тільки через це.

Але до позначок про медогляд податківці ставляться не так строго. Якщо в дорожньому листі не вистачає тільки цих позначок, а інші реквізити компанія заповнила за всіма правилами, інспектори визнають витрати на ПММ. Якщо ж в дорожньому листі податківці знайдуть і інші помилки, то можуть зняти витрати.

Є й інша небезпека. Інспектор ДПС може оштрафувати компанію або підприємця на 30 000 руб. за те, що пасажирів і багаж або вантаж перевозить водій, який не пройшов медогляд (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). В законі передбачено ще штраф Росздоровнагляду на суму від 30 000 до 50 000 руб. (Ст. 11.32 КоАП РФ). Але для компаній, у яких основний вид діяльності не перевезення, перевірки Росздравнадзора і штрафи від нього малоймовірні.

Вказуйте число, місяць, рік, години і хвилини проведення передрейсового та післярейсового медогляду водія. Поруч повинен бути штамп, підпис та П.І.Б. медичного працівника, який проводив медогляд. Якщо немає можливості найняти медпрацівника в штат, укладіть договір надання послуг з проведення оглядів водіїв з медичною організацією, у якій є діюча ліцензія.

Подорожній лист без техогляду

Що не так. Податківці можуть причепитися до подорожнього листа, якщо помітять, що в ньому немає нового обов'язкового реквізиту - позначки про техогляд машини.

Вказуйте число, місяць, рік, години і хвилини проведення передрейсового контролю технічного стану машини, перевіряйте підпис механіка і її розшифровку. У розшифровці перевірте посаду, прізвище та ініціали.

Як і у випадку з відміткою про медогляд, тільки лише за відсутність нового реквізиту витрати не знімуть. Адже якщо немає позначки техогляду, це ще не доводить, що поїздки не було. Але якщо в дорожньому листі її немає і при цьому є інші нестиковки і недоліки, інспектори можуть порахувати, що поїздку оформили лише на папері. Крім того, інспектор ДПС може оштрафувати компанію на 30 000 руб. (Ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Подорожній лист без показань спідометра

Деякі компанії в дорожніх листах не вказують показання спідометра. Вони вважають, що достатньо маршрутів руху в кілометрах між пунктами призначення. Але це невірно. Показання - обов'язкові реквізити подорожнього листа незалежно від того, які ще записи в ньому є.

Показання спідометра дозволяють звірити загальний пробіг за робочий день з окремими маршрутами і розрахувати витрати на ПММ. Показання спідометра на кінець дня повинні збігатися з показаннями на початок наступного дня роботи автомобіля. Виняток - якщо співробітник використовує в службових цілях особистий автомобіль, тоді показання спідометра на кінець поточного і початок наступного дня можуть відрізнятися.

Якщо в дорожньому листі немає показань спідометра і докладного маршруту, по якому можна підтвердити кілометраж, податківці знімуть витрати на бензин. Тому стежте за цими даними, витратою бензину і його відповідністю пройденим кілометрам.

Чеки без найменування ПММ, рвані, брудні, з невідповідним часом і місцем

Часто водії купують паливо за готівку. Тоді, щоб підтвердити витрати на ПММ, знадобляться чеки. Іноді водії втрачають їх. У цьому випадку суми списати не вийде. Але навіть коли чеки є, з ними не завжди все в порядку.

Не вказаний товар. Іноді приносять чеки, в яких не вказані товар і його кількість. Такий чек не підтверджує витрати на бензин. Адже неможливо визначити, до якої господарської операції він відноситься і до якого виду витрат.

Чек зіпсований. Якщо чек зіпсований, наприклад його погано надрукували, чимось залили, змалювали, відірвали частину, витрати списати не вийде. Якщо інформація на чеку не Новомосковскется, податківці знімуть витрати. Візьміть у співробітника пояснювальну записку за підзвітною сумою з кількістю товару, сумою, датою і місцем покупки, а також з описом причин втрати документів.

Згодом чеки вицвітають. Тому відразу зніміть копії чеків для архіву. Вони допоможуть підтвердити витрати на перевірці.

Чи не ті час і місце. Місце і час заправки на чеку повинні відповідати маршруту і датою рейсу. Якщо водій доклав чек з регіону, якого немає в дорожньому листі, податківці знімуть такі витрати. Якщо, звичайно, він не проїжджав цей регіон транзитом під час рейсу. Те ж саме з чеками на заправку в неробочий час.