Все по поличках як і навіщо автоматизувати склад
Якщо ви ставитеся до тих, хто вважає за краще особисто контролювати всі бізнес-процеси свого Інтернет-магазину і не визнаєте ніякого аутсорс, значить, проблема автоматизації складу вас напевно вже торкнулася. Якщо ж ви все ще довольствуетесь урахуванням товарів в Excel, вам тим більше пора подумати про більш відповідному рішенні, інакше ви ризикуєте так ніколи і не перерости свої скромні розміри.
Сьогодні своїм досвідом з нами ділиться Дмитро Новіков, власник інтернет-магазину «ІграМолл». а в минулому - веб-розробник, власник однієї з великих веб-студій. Дмитро пройшов через всі стадії становлення складського обліку, починаючи з того самого Excel. Потім були випробувані різні готові рішення, жодне з них не підійшло, і було вирішено писати власну програму для управління складом.
Але про все по порядку.
Є два варіанти, яким може піти початківець інтернет-магазин.
1) Інтернет-магазин не має свого складу. Всі товари доставляються від постачальників під конкретні, вже отримані замовлення.
Основний плюс - потрібна невелика кількість оборотних коштів. Товар не купується на склад, і гроші на закупівлю потрібні зовсім невеликі. Таким чином початківець власник магазину може викласти на сайті велика кількість товарів без значних фінансових витрат.
Але у даного підходу є безліч мінусів:- складна логістика (кур'єрів доводиться «ганяти» в кращому випадку в 2 точки, а то і в 3 через одного замовлення);
- вищі ціни у постачальників (постачальнику зручніше один раз відвантажити товару, скажімо, на 200 тис. ніж возитися з кожним окремим замовленням інтернет-магазину);
- безліч відмов через відсутність замовленого товару у постачальників. І ще цілий «купу» проблем перераховувати все доведеться досить довго.
2) Весь або значна частина товару знаходиться на складі інтернет-магазину.
Основний мінус такого підходу, це необхідність в досить значних оборотних коштах на покупку товару, але безліч інших плюсів з лишком компенсую цей недолік.
Саме тому інтернет-магазин «ІграМолл» з самого свого заснування пішов по шляху організації власного складу.
Є і ще один варіант - віддати склад на аутсорс. Знайти фулфілмент-оператора достатньо просто. Якщо інтернет-магазин відправляє хоча б 10-15 замовлень в день, це цілком реально. Але в цьому випадку, питання автоматизації складу за вас вирішує підрядник.
Для чого нам взагалі потрібен складський облік? Актуальна інформація про стан складу, кількості товару, наявності вільного місця та інше дозволяє уникнути багатьох поширених проблем. Грамотно побудована складська система надає повну інформацію по залишках на складі. Інформація ця доступна менеджерам, керівнику, а також клієнтам магазину, на сайті. І вам не доведеться, відповідаючи на дзвінки покупців, уточнювати, чи є товар на складі - просто не буде таких питань.
Чому не автоматизувати всі відразу?
На самому старті бізнесу про автоматизацію замислюються дуже небагато. Як правило, найважливіша технічна проблема, яка стоїть перед підприємцем - розробка сайту.
«Як колишній інтернет-розробник (компанія, де я працював, входила в топ-50 кращих українських розробників) можу сказати, що жодна веб-студія нормального магазину не робить, - зізнається Дмитро Новіков. - Найчастіше при розробці інтернет-магазину все впирається тільки в сам сайт, в те, що бачить клієнт - каталог товарів, корзина, і, по суті, все. А насправді за сайтом ховається набагато складніша, а часто і важлива, робота - величезний бекенд. Це те, що потім доробляється в міру необхідності, і, як правило, з великими труднощами ».
Перший крок, коли людина отримує такий інтернет-магазин - візитку, розрахований в кращому випадку на 10 продажів в день. Весь склад ведеться в Excel, якщо взагалі ведеться. У магазині Дмитра, в перший рік взагалі не було ніякого обліку, все зберігалося «в голові». Магазин займав невелике приміщення, одну кімнату, де зберігався товар і працювали співробітники. І коли дзвонив клієнт, щоб замовити щось, досить було просто зробити крок в сторону і подивитися в шафі, чи є товар в наявності.
Перше, на що впирається такий підхід - обробка замовлень. Зазвичай CMS, на якій був зроблений ІМ, надає базові можливості, але для того, щоб швидко обробляти велику кількість замовлень, цих можливостей недостатньо. Замовлення повинні швидко відкриватися, система повинна пропонувати безліч налаштувань. Інформацію про зібрані замовленнях треба вивантажувати в кур'єрські служби, моніторити статус замовлення, відправляти покупцеві оповіщення. Непогано підтримувати безготівкову оплату і т.д. - все це і є бек-офісу.
Тут теж є два варіанти - або вибирати готове рішення для управління складом, і підлаштовувати під нього всю роботу інтернет-магазину, або писати власну систему, яка буде в точності відповідати вже наявними бізнес-процесів.
Отже, коли пора подумати про автоматизацію? «Вести облік складу на нормальному рівні бажано з самого початку, - радить Дмитро Новіков. - Навіть коли у магазина всього кілька десятків позицій, вмикати / вимикати товари на сайті стає вже непросто, адже є багато інших важливих справ, а людей завжди не вистачає. А якщо облік вже ведеться, то автоматизувати його можна без особливих проблем. Купити пару штрих-сканерів і один штрих-принтер (2 + 2 + 12 тис. Руб.) Зможе будь-який бізнесмен. А цього цілком достатньо щоб автоматизувати невеликий склад. Та й обклеїти 100 товарів етикетками набагато простіше, ніж 100 000, якщо ви раптом вирішите це зробити в давно працює магазині ».
Основна проблема в тому, що люди не знають і не замислюються, як це можна зробити. Всі вважають, що це дуже складно і має сенс тільки для великих компаній. Багато хто відкладає це на майбутнє, на ті часи, коли компанія значно виросте. Але зайнятися цим стоїть на ранніх етапах, адже насправді автоматизувати склад нескладно. Потрібно лише добре уявляти, навіщо це потрібно і як це працює.
З складським обліком проблеми виникли відразу. Я досить смутно представляв як правильно організувати процес і як складські програми повинні працювати, просто ніколи не стикався з такими системами, тому не розумів, з якого кінця підходити. "Поневіряння" з готовими складськими рішеннями (1С, moySklad) дали мені загальне розуміння як працюють такі програми. Щось взяв з них, щось придумали самі, в чем-то допоможи більш досвідчені колеги з «Аудіоманіі». У підсумку, отримали власне програмне забезпечення, яке постійно розвивається і, на даний момент, повністю перекриває всі наші завдання і бажання.
Чим більше склад на момент впровадження облікової системи, тим більшою "кров'ю" це впровадження обходиться. Проблеми залишалися і після впровадження обліку, людський фактор має місце завжди: пересорт, відправка клієнтам товару не з тими характеристиками або взагалі не того товару. Продали один товар, а провели другий - такі помилки поступово накопичуються, набирають критичну масу і через досить невеликий час зводять всю роботу по актуалізіціі складу нанівець.
Тут допомагає автоматизація процесів приймання та складання замовлень - виключаються практично всі витоки, пересортиця, плутанина з товарами. Це економить сили і час.
Готове або своє?
Дмитро зізнається, що йому було потрібно два роки, щоб виведений інвентаризацією склад залишався актуальним і далі. Він перепробував кілька готових рішень, але постійно виникали складності. Все впиралося в обмін даними між програмою обробки замовлень і складської системою.
Жодну з них так і не вдалося налаштувати під існуючі в компанії бізнес-процеси, і це призводило до постійних помилок і відсутності актуальної інформації про стан складу.
«Фатальним терміном для нас було - 2 тижні. Вважаємо усі товари, вбиваємо залишки і. через пару тижнів отримуємо не актуальну базу. Просто руки опускалися!
У якийсь момент мені набридли спроби змусити працювати чуже ПО, - розповідає Дмитро, - і ми написали свою складську програму, буквально за 2-3 дні, на PHP. Система приходует товари, які прийшли від постачальників, і повністю інтегрована з системою обробки замовлень, списує звідти товари, взаємодіє з сайтом ».
Маючи свій власний рішення для складського обліку, ви зможете його доопрацьовувати і розвивати так, як вам зручно і тоді, коли вам потрібно. Так, наприклад, в магазині «ІграМолл» не зупинилися просто на обліку товарів. Наступним кроком стала друк етикеток та обробка замовлень на складі.
Принцип роботи системи не складний. У комірника відкритий браузер з певною сторінкою, відкривається чергове замовлення, він бере за списком потрібний товар, сканує штрихкод, обраний товар відзначається як зібраний і «йде» вниз. Як тільки усі товари просканувати, замовлення автоматично закривається зі статусом «Зібрано». З одного принтера виходить етикетка, з іншого - накладна. Все це разом складається в коробку і упаковується.
Далі, вже менеджер, вивантажує дані по зібраним замовленнями в потрібну кур'єрську службу.
У підсумку, магазину «Іграмолл» вдалося домогтися таких результатів:- Час обробки одного замовлення скоротилося в рази.
- Практично повністю зникли проблеми з помилками при комплектації замовлення, які, треба сказати, жахливо мучили нас на всьому протязі життя магазину і забирали багато часу та інших ресурсів.
- Істотно полегшилася робота операторів в колл-центрі. Правда довелося майже місяць привчати їх до того, що всі цифри в базі тепер повністю актуальні і можна повністю на них покладатися.
- Завдяки тому, що оператори перестали «смикати» менеджерів і комірників питаннями про наявність, звільнилося величезна кількість ресурсів всіх підрозділів.
Однак, сканування штрих-кодів і контроль складання замовлення - це тільки верхівка айсберга. Хороша складська система повинна знати, як і де зберігаються товари, «дружити» з кур'єрськими службами і багато іншого. Якщо ви вирішили, що вам вже пора автоматизувати склад, чекайте продовження - у другій частині цієї статті ми розповімо, які функції необхідно реалізувати в системі управління складом.
