внутрішні документи

Внутрішні документи готуються, оформляються в межах однієї організації (установи). Проходження їх на етапах підготовки та оформлення організовуються так само, як підготовка і оформлення вихідних документів, а на етапі виконання воно збігається з маршрутом вхідних документів. Особливістю руху внутрішніх документів є те, що маршрути їх різні для окремих видів документів.

Облік обсягу документообігу

Під обсягом документообігу розуміють загальна кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу.

Облік обсягу документообігу організовується для встановлення:

завантаження організації (установи), його підрозділів і служби документаційного забезпечення управління;

потреби організації (установи) в організаційній та електронно-обчислювальної техніки.

При визначенні обсягу документообігу одноразово обов'язково враховуються всі документи. Підрахунок вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведеться окремо. Окремо враховуються машинописні копії та копії, виготовлені засобами оперативного розмноження. Загальний обсяг документообігу виражається дробом, чисельник - кількість основних документів, знаменник - кількість копій.

Реєстрація документів Загальні правила реєстрації документів

Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання. Дотримуючись визначенню, реєстрація документа - це присвоєння йому індексу і проставлення його на документі з наступним записом даних про документ у журналі реєстрації або реєстраційній картці. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю і пошуку документів.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ повинен реєструватися тільки один раз.

Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні документи - в день підписання. Реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. В інструкції з діловодства організації (установи) в додатку повинен бути представлений перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документаційного забезпечення. Перелік затверджується керівником організації (установи), якщо він включає незареєстровані документацію всієї організації (установи), або керівником того структурного підрозділу, на документи якого перелік поширюється.

При реєстрації документів терміни вживаються в такому довідкові матеріали:

перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства;

перелік структурних підрозділів з їх умовними позначеннями;

Індексація документів

Індексація документів в діловодстві - це проставлення їх порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце їх виконання (складання) і зберігання.

Реєстраційний індекс документа реєстраційний номер документа - цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документу при його реєстрації.

Індекс вхідного, вихідного і внутрішнього документа, як правило, складається з індексу справи за номенклатурою і реєстраційного номера документа, наприклад: реєстраційний номер 06-10 / 96 вхідного документа включає:

06 - індекс структурного підрозділу;

10 - номер відповідної справи за номенклатурою;

96 - індивідуальний порядковий номер вхідного документа, присвоєний йому при реєстрації.

На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний номер документа, що фіксує факт і час надходження документа в організацію (установа). Місце проставлення штампа визначено Примірної інструкції.