Відомість по зарплаті бланк, порядок заповнення, види відомості

Загальна призначення і форми

Відомість на виплату зарплати займає своє особливе місце в процесі нарахування заробітної плати. Вона є підсумковим документом, який завершує всю процедуру. Відповідно в ній зводяться всі показники, які раніше містилися в первинних документах з обліку праці. Ситуації, в яких застосовуються відомості, різні, що відбивається в формах документа. Законодавством передбачено кілька форм зарплатних відомостей, для того щоб підприємці та організації могли вибрати зручний для себе порядок розрахунку і виплати сум належних за оплату праці.

Передбачені наступні форми відомостей:

Як і інші форми документів застосовуються для обліку та оплати праці дані відомості затверджені Комітетом по статистиці (Росстатом). Розглянемо їх докладніше.

Розрахункова відомість

Розрахункова відомість - застосовується тільки для розрахунку заробітної плати, яку необхідно виплатити співробітникам. У цьому документі зазначаються відомості про співробітників, яким нараховується заробітна плата - табельний номер, посада, прізвище та ініціали. Вказується розмір передбачених для даного працівника виплат - оклад, премії, доплати, надбавки і т.д. Наводяться показники роботи за місяць, наприклад кількість відпрацьованих робочих днів. В результаті вказуються заборгованість (працівника або роботодавця) і сума до виплати.

Розрахункова відомість по зарплаті. як випливає з самої назви документа, призначена тільки для розрахунку заробітної плати. Відмітки про видачу грошових сум в документі не наводяться.

Як і всі інші відомості, про які буде розказано далі, розрахункова відомість складається в одному екземплярі. Місцем складання розрахункової відомості є, як правило, бухгалтерія. Відомість складається на бланку встановленої форми, як ручним способом, так і з використанням комп'ютера.

Найбільш поширеним випадком використання розрахункової відомості є її застосування у підприємців і в організаціях, які використовують для виплати заробітної плати співробітникам платіжні банківські картки.

Розрахунково-платіжна відомість

Розрахунково-платіжна відомість поєднує в собі документ, в якому заробітна плата не тільки розраховується, але і за яким вона виплачується. Крім передбачених у розрахунковій відомості відомостей в ній відведено місце для проставлення розпису працівника, який отримує заробітну плату і його прізвища та ініціалів. Або в цих графах робиться відмітка якщо працівник не отримав зазначених сум. Розрахунково-платіжна і платіжна відомості реєструються в журналі реєстрації платіжних відомостей. Як видно зі змісту форми розрахунково-платіжної відомості, якщо в процесі нарахування та виплати заробітної плати використовується цей документ, то в використанні інших відомостей немає необхідності.

Платіжна відомість

Платіжна відомість - призначена для виплати заробітної плати. Як і попередня, це відомість, за якою здійснюються виплати з каси підприємця чи організації. Така відомість може бути складена як на весь штатний колектив, так і на кожне конкретне підрозділ окремо. Відомість складається бухгалтером, і згодом після видачі заробітної плати бухгалтером і перевіряється. Касир, що видає грошові кошти по документу повинен відомість підписати, попередньо переконавшись, що вся оплата по ній видана, а та, що ні видана - депонирована. На платіжну відомість складається видатковий ордер із зазначенням суми заробітної плати виданої працівникам.

Загальні правила заповнення зарплатних відомостей

Як і будь-який інший документ з обліку праці і його оплати, відомості на заробітну плату складаються або вручну, шляхом заповнення бланка встановленої форми, або з використанням комп'ютера і наступною роздруківкою на принтері. Так як деякі відомості можуть перевищувати звичайний формат аркуша, то їх заповнення від руки ще досить поширене.

Оформляються відомості на всіх підприємствах незалежно від організаційно правової форми та приладдя. Як більшість документів використовуваних у господарській діяльності, (бухгалтерських, договірних, ділового листування) зарплатна відомість незалежно від застосовуваної форми повинна містити всі необхідні реквізити. Тобто дані характеризують даний документ в системі документообігу та господарських відносин.

Природно, перше що має бути зазначено у відомості, це те, до документообігу якої організації або підприємця документ відноситься. Простіше кажучи, де і ким він складений. Це найменування організації (прізвище та ініціали індивідуального підприємця). Якщо говорити про зарплатних відомостях, то в них відзначається так само код ОКПО (Загальноукраїнського класифікатора підприємств і організацій).

Зверніть увагу: Не дивлячись на назву, класифікатор призначений не тільки для підприємств - юридичних осіб. Його другий розділ призначений для підприємців. А, отже, IP так само вказують свій код в формах заповнюються документів.

При виготовленні відомостей друкарським способом, вищевказані дані можуть відразу включатися в замовлені бланки. На практиці, для зручності, найменування організації (прізвище та ініціали ІП) так само проставляються штемпелем.

Іншими реквізитами, які заповнюються при наявності структурного поділу на підприємстві, є найменування відокремленого підрозділу, для працівників якого розраховується і видається заробітна плата. У той же час при наявності невеликої кількості працівників (але навіть при наявності окремих відділів і підрозділів) доцільно робити одну відомість.

Зверніть увагу: При проставленні розпису навпаки суми отриманої заробітної плати, працівник може побачити суми винагороди, одержувані його товаришами по службі. Якщо ця обставина суперечить кадрової та мотиваційної політиці підприємства або підприємця, то доцільно виплачувати зарплату на банківські карти або використовувати кілька відомостей або видаткових ордерів.

Так як відомість відображає факт господарського життя підприємства, то вона обов'язково повинна мати необхідні дати. До таких дат, як правило, відносяться дати складання документа, його остаточного оформлення (закриття), а також дати в складі реквізиту підпис візують і погоджують осіб. Залежно від форми, відомість може бути підписана бухгалтером, який її склав, керівником (індивідуальним підприємцем) який її затвердив, головним бухгалтером, який зобов'язаний перевірити правильність складання таких документів, і касиром, який видав (або депоновані) грошові кошти.

Відомості підлягають реєстрації в спеціальному Журналі, форма якого також затверджена Росстатом (Форма № Т-53а). Даний журнал ведеться на кожен рік. Відомості в ньому вказуються в хронологічному календарному порядку. Слід зазначити, що реєстрація розрахункової відомості, що не передбачає здійснення по ній платежів, згідно з нормативними документами, в ньому не обов'язкова.

Табельний частина відомості заповнюється на підставі штатного розкладу та інших документів про рух персоналу. Якщо мова йде про платіжній відомості, то в додатку до даних відомостями вказуються суми підлягають видачі і відводиться графа для розпису працівників (вказівки про депонування не отриманих грошових сум). В інших передбачених формах зарплатної відомості виробляється повний розрахунок належних працівникові виплат.

Для правильного заповнення табельної частини, а, отже, для правильного розрахунку заробітної плати, однією уважності бухгалтера-розраховувача мало. Тут важливо налагодити оперативний процес збору і документування інформації про виробничі показники робочого колективу. Про час (для почасових і тих працівників, чия праця оплачується виходячи з денної тарифної ставки), і кількості виконаної роботи - виробів, виробничих операцій (для відрядників). Всі підрозділи зобов'язані своєчасно здавати в бухгалтерію (або відділ кадрів) табелі обліку праці та часу працівників.

Зверніть увагу: Так як заробітна плата працівникам, відповідно до Трудового кодексу РФ, виплачується два рази на місяць, то і табель робочого часу оформляється двічі. Перший раз за першу половину місяця, другий - за весь місяць в цілому.