Види листів почтиУкаіни, відмінний секретар
На сьогоднішній день існує безліч кур'єрських служб, які доставлять ваші відправлення в будь-який населений пункт. Ці служби відрізняються різними способами і термінами доставки, надають і різні додаткові сервіси. Незважаючи на це, найчастіше організаціям доводиться користуватися послугами державної пошти, а саме ПочтиУкаіни. По-перше, це дешевше. І якщо один документ на місяць можна відправити і експрес-поштою, заплативши за це кілька сотень рублів, то відправка кількох десятків листів в день в цьому випадку обійдеться невиправдано дорого. Крім того, якщо доведеться підтверджувати доставку документів поштою в суді, то повідомлення від ПочтиУкаіни однозначно буде прийнято як доказ, а від експрес-пошти - ще невідомо.
Як правильно користуватися державною поштою для відправки листів організації? У цій статті ми детально вам розповімо, як це робити. Тут же можна скачати журнал реєстрації поштових відправлень для вашої компанії. А за цим посиланням - подивитися вебінар про те, як організувати відправку листів.
Якщо відправлень дуже багато, то можна укласти договір з відділенням ПочтиУкаіни. Кожен день буде приїжджати спеціальний співробітник і забирати все ваші відправлення. Але організації приходять до цього, як правило, не відразу, тому нижче - про те, як організувати відправку пошти в компанії своїми силами.
Також не варто забувати, що у ПочтиУкаіни тисячі відділень по всій країні, працюють на яких звичайні люди. Людський фактор тут досить сильний ... А ось правила для всіх одні, тому людині, якій буде доручено займатися поштою, дуже і дуже бажано ознайомитися і завжди тримати під рукою:
Тут написано, як працювати (готувати, здавати, отримувати) з листами і посилками, факт відправки і доставки яких одержувачу, включаючи опис вмісту, потрібно підтвердити.
Які бувають поштові відправлення?
просте лист
Рекомендований лист
Рекомендований лист з повідомленням про вручення
Рекомендований лист з описом вкладення
При прийомі листів оператор зважує їх, тому, якщо відправляєте багато документів, майте на увазі, що лист запросто може перетворити в бандероль. Все бандеролі реєструються у оператора. В іншому ніяких відмінностей від листів немає: бандероль може бути і з повідомленням, та з описом вкладення. Різниця тільки в ціні.
Відстеження поштових відправлень описано в окремій статті. І тут хотілося б звернутися до відвідувачів сайту. Дорогі наші гості і друзі! Сайт «Відмінний секретар» не має ніякого відношення до ПочтеУкаіни. Ми тільки пишемо про те, як організаціям ефективно користуватися її послугами, і гадки не маємо, де знаходяться ваші листи і посилки! Будь ласка, користуйтеся для відстеження офіційним сайтом пошти!
Як заповнити картку простого повідомлення?
Реєстр поштових відправлень
Тільки відправку простих листів ви можете зробити через поштову скриньку, всі інші відправлення необхідно проводити через співробітника на пошті. Врахуйте, що за один раз від однієї людини в черзі оператор має право прийняти не більше 40 листів! Якщо 40 листів для вашої компанії - дрібниця, пора укладати договір.
І ще один момент: якщо ви принесли на відправку більше п'яти листів, оператор зажадає реєстр поштових відправлень. Його форма є на сайті ПочтиУкаіни. Заповнюється реєстр в двох примірниках.