види документів

Документи: функції і класифікація

Діловодство (деловеденіе) - це документування та організація роботи з документами, що становить злягання форм, прийомів, способів і методів їх укладання та опрацювання.

Сучасний термін «документаційне забезпечення управління» є інформаційно-технологічною складовою частиною в сучасній організації діловодства.

Коренем документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, які дають можливість її ідентифікувати.

Носій - це матеріальний об'єкт, який використовують, щоб закріпити і зберегти на ньому мовну, звукову або зображає інформацію, в тому числі і в перетвореному вигляді.

Крім паперу, використовують і нові носії - магнітні стрічки, дискети, диски, флешки, які дають можливість застосовувати сучасні технічні і автоматизовані засоби.

Документування - регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.

Юридична сила - здатність офіційного документа, надана йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і усталеним порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечена встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів і - обов'язкових складових частин укладення документа.

Держстандартом встановлений не тільки склад реквізитів, а й зони, і послідовність їх розміщення на документі. Злягання реквізитів і схема їх розміщення на документі складають його формуляр
Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як в межах одного закладу, так і в цілому в країні.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна - будь-який документ створюють, щоб зберегти інформацію, оскільки потреба її зафіксувати - причина укладання документа.

Комунікативна - документ є засіб зв'язку між окремими складовими частинами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна - документ є засобом фіксації і передачі культурних традицій, що найкраще простежити на значних комплексах документів (науково-технічної області), де відображений рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська - документ є інструмент управління; ця функція притаманна ряду певних документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які створюють, щоб реалізувати завдання управління.

Правова - документ є засіб закріплення і змін правових норм і правовідносин в суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, які створюють для фіксації правових норм і правових відносин, а також в будь-яких документах, які набувають правову функцію тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична - коли документ є джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на зберігання.

Будь-який документ є складова частина відповідної системи документації.
Система документації - це злягання (спільність) певних документів, взаємопов'язаних ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх укладення.

Офіційні (службові) документи в залежності від області їх застосування та функціонування поділяють на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об'єктів як в межах всієї держави, так і в окремій організації. Основними комплексами всієї документації є:

- інформаційно-довідкова та довідково-аналітична документація;

- документація щодо особового складу (кадрова);

- фінансова документація (бухгалтерський облік і звітність);

- документація з матеріально-технічного забезпечення;

- документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Крім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) документація, яка відображає діяльність певного закладу (медична, військова, театральна та ін.).