Варіант форми реєстраційно-контрольної картки

Повторним вважається звернення, яке надійшло від одного і того ж особи з одного і того ж питання, якщо з часу подачі першого пропозиції, заяви чи скарги закінчився встановлений законодав-будівництві термін їх розгляду або заявник не був задоволений даними за першим зверненням відповіддю. *

* Типове положення, п.4.

Повторне звернення при первинній обробці отримує черговий реєстраційний індекс, так як ведеться валовий облік всіх поступаю-щих документів. Однак, в реєстраційній картці при реєстрації повторного звернення вказуються всі ознаки і першого документа, тобто його номер і дата. На самому повторному зверненні в правому вер-хнем кутку і на його реєстраційно-контрольній картці робиться від руки або спеціальним штемпелем відмітка "повторно".

Зареєстрований документ доповідається керівнику або його заступнику для прийняття рішення.

Якщо в зверненні поставлені питання, які потребують вирішення раз-них компетентних органів, керівник організації, який отримав об-рощення, розглядає питання, що відноситься до його компетенції, а про зміст інших питань повідомляє в установлені строки відпо-ціалу організаціям.

У всіх випадках пересилання документів в інші організації заяви-ки ставляться до відома про це в п'ятиденний термін з моменту по-одержанні документа. У тому випадку, коли керівник відразу в процесі розгляду документа може вирішити поставлене в ньому питання, він відображає своє рішення в резолюції, яка є по суті від-Ветом. На її основі складається у відповідь лист заявнику. Якщо питання вимагає лише роз'яснення, керівник в резолюції вказу-ет виконавця і термін написання відповідного роз'яснювального докумен-та. Всі вказівки керівника про порядок розгляду документа і виконання переносяться в реєстраційно-контрольну картку.

Кожне рішення, прийняте за зверненням громадян, перш за все-го має бути засноване на вимогах конкретних законів, всесто-роннем вивченні обставин і причин, що породили критичні за-зауважень.

Найчастіше для прийняття за зверненням обґрунтованого рішення необхідно зібрати потрібний інформаційно-довідковий матеріал, по-слати запит на місця, вимагати пояснення від винних, направити документ для перевірки в підвідомчі органи, організувати ви-езд на місце відповідального працівника.

До розгляду звернень не слід залучати осіб, участь ко-торих може вплинути на об'єктивне вирішення питань, порушених у документі.

Весь процес розгляду звернень громадян підлягає обязатель-ному контролю.

Терміни виконання звернень визначаються в залежності від складність ності поставлених в них питань. Встановлено, що максимальний, місячний термін дозволу скарг, заяв і пропозицій у всіх органах. Заяви і скарги, які не потребують додаткового изуче-ня і перевірки, вирішуються невідкладно, але не пізніше 15 днів з дня надходження. У тих випадках, коли для прийняття рішень за скаргою або заявою необхідно проведення спеціальної перевірки та витребування додаткових матеріалів, дозволено, в порядку ис-ключення, подовження термінів не більш ніж на один місяць з повідомленням про це особу, яка подала заяву чи скаргу. Для вирішення заяв-лений і скарг військовослужбовців і членів їх сімей були встановлені коротші терміни: в центральних органах влади і управління до 15 днів, в місцевих органах влади, на підприємствах і в установах - невідкладно, але не пізніше 7 днів. Практика роботи підтвердила оптимальність встановлених термінів роботи з документами громадян. Цих термінів продовжують дотримуватися і сьогодні.

Контроль за своєчасним дозволом розглянутих доку-ментів покладається на посадових осіб, які зобов'язані забезпечують-вать своєчасне, правильне і повне розгляд звернень та виконання рішень, прийнятих за зверненнями громадян.

Контроль за виконанням ведеться по реєстраційно-контрольних картках, які ставляться за термінами виконання в контрольну кар-Тотека. Контрольна картотека за зверненнями громадян організовується і будується також, як і контрольна строкової картотека по іншим адміні-ністратівно документам.

Весь рух контрольованого документа, передача його від виконавця до виконавця відзначається на картці із зазначенням не тільки фа-міліі виконавця, а й дати передачі йому документа. Звернення знімається з контролю тільки після фактичного виконання прийнято-го по ньому рішення, про що робиться відмітка в контрольно-реєстраційного-ної картці. Розпорядження про зняття з контролю дає особа, яка прийняла щодо цього документа рішення.

Для організації контролю за виконанням пропозицій, заяв і скарг громадян успішно використовується комп'ютер. Кількість доку-ментів, яке може бути проконтрольовано за допомогою ком-ра, практично не обмежена. Швидкість введення і виведення інформації в ЕОМ забезпечує отримання оперативних даних про хід виконання документів до закінчення терміну виконання, що дозволяє здійснюва-лять превентивний, попереджувальний контроль, забезпечувати виконан-ня документів в заплановані терміни. Нагадування можуть посту-пать з будь запрограмованої періодичністю, ЕОМ в разі необхідності може узагальнити і проаналізувати за певний період часу роботу окремих виконавців і структурних подрузі-поділів по виконанню звернень громадян.

Є типові програми для ведення контролю за термінами ис-нання документа на персональних електронно-обчислювальних ма-шинах (ПЕОМ) та типові програми для ведення контролю та справоч-ної роботи зі зверненнями громадян.

ДIЛОВОДСТВО ЗА ПИСЬМОВИМИ І УСНИМИ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН