Управління часом за принципом парето 20% витраченого часу принесуть 80% результату
Вільфредо Парето розробив економічну теорію, названу його ім'ям. Теорії Парето застосовують при вивченні економіки, фізики, психології, соціології. Згідно з однією з його теорій, управління державою бере на себе еліта суспільства. Залишилося вирішити, кого можна вважати елітою.
Вільфредо Парето - італійський економіст, інженер і соціолог, що жив у другій половині 19-го - початку 20 століть.
Він розробив не одну економічну теорію, названу згодом його ім'ям - Парето-розподіл, Парето-оптимум т.д. які застосовуються при вивченні певних явищ в області економіки, фізики, психології, соціології.
В. Парето є одним з основоположників відомої теорії еліт, згідно з якою функцію управління державою бере на себе еліта суспільства. А ось кого вважати елітою - багатих, обдарованих або знатних, прихильники цієї теорії так і не прийшли до однозначного висновку.
У чому полягає принцип Парето
Суть принципу Парето, або закону Парето, або правила 80/20, в тому, що всього лише 20% праці дають 80% результату, в той час як решта 20% результату вимагають витрати 80% праці. До речі, Авраам Лінкольн, 16-й американський президент, говорив: «Якби у мене було 9 годин часу, щоб зрубати дерево, шість з них я витратив би на заточку сокири».
Однак цей закон має лише непряме відношення до самого Парето: закон був названий його ім'ям лише в 1941 році на тій підставі, що в 1897 році в одній зі своїх робіт він зробив висновок: 20% італійських домогосподарств мають 80% прибутку. Приблизно таке співвідношення Парето встановив для опису розподілу доходу.
Принцип Парето підтверджують кількісні дослідження в різних сферах життя. Відповідно до цього принципу:
- 80% прибутку дають 20% постійних покупців;
- 80% капіталу зосереджено в руках 20% людей;
- 80% злочинів скоюють 20% злочинців;
- 80% наслідків обумовлюють 20% причин;
- 80% корисної роботи виконують 20% співробітників;
- 80% вартості виробу визначають 20% вихідних продуктів і т. Д.
В даному випадку першорядне значення має не стільки процентне співвідношення, скільки факт значної різниці. Таку пропорцію можна назвати незмінною. Цифри взяті умовно: пропорції можуть становити і 70/30, і 89/11, і навіть 51/49. Американський економіст Р. Кох вважає, що головне в принципі Парето дисбаланс (тому принцип Парето іноді називають принципом дисбалансу). І навіть така пропорція, як 51/49, має тенденцію перерости в 95/5 і навіть 100/0.
Вперше принцип Парето був застосований в 60-і роки 20 століття
Їм скористалася американська компанія IBM - виробник і постачальник програмного забезпечення та ін. Виявивши, що велика частина комп'ютерного часу (80%) витрачається на обробку 20% програмних команд, співробітники компанії переробили програмне забезпечення, в результаті чого 20% найпоширеніших з них стали самими зручними для користувачів.
Де застосовується принцип Парето в наш час
Використання принципу Парето дозволяє отримати високі результати в багатьох сферах діяльності людини, в тому числі і в бізнесі.
Як відомо, мета будь-якого бізнесу - отримання прибутку. Завдяки принципу Парето, наприклад, можна виділити 20% клієнтів, яким потрібно приділити особливу увагу, тому що вони забезпечують 80% прибутку. Або зосередити свою увагу на випуску 20% товарів, що приносять основний прибуток.
Багато галузей діяльності вимагають швидкого прийняття ефективних рішень. Цьому сприяє принцип Парето, адже, як відомо, люди, які працюють ефективно, спочатку роблять головні справи, а неефективно - термінові. Відокремивши головні справи від другорядних і сконцентрувавшись на головних, з меншими зусиллями можна досягти великих результатів. Адже, як ми вже знаємо, 20% зусиль дають 80% результатів, тому спочатку потрібно вирішити 20% найважливіших проблем, а потім - 80% другорядних.
Принцип Парето може застосувати кожен для підвищення якості свого життя. Наприклад, нерідко люди витрачають свій дорогоцінний час на непотрібні зустрічі, розмови, спілкування з нецікавими людьми, - як то кажуть, «ні розуму, ні серцю». Визначивши коло людей, від яких нам не доводиться чекати нічого доброго і які, по суті, є «пожирачами» нашого часу, і виключивши їх зі свого життя, ми визволимо час для тих 20%, які нам близькі по духу і з яким ми відчуваємо себе найбільш комфортно.
Взагалі чимало людей мають схильність зберігати в своїх будинках і квартирах безліч непотрібних речей і одягу, - те, що називається мотлохом, який становить 80% всіх речей. Позбувшись від нього і залишивши лише 20% дійсно потрібних, ми порозчищаємо особистий простір і набагато полегшимо собі життя. Теж саме можна сказати, звернувши увагу на свій комп'ютер. Як правило, 80% програм, встановлених на ньому, не використовуються, а для роботи цілком вистачає решти 20%.
Як керувати часом за принципом Парето
Принцип Парето широко використовується і в тайм-менеджменті, дозволяючи ефективно використовувати робочий і особистий час. Відповідно до цього принципу, на досягнення 80% успіху необхідно затратити всього лише 20% часу. Проаналізувавши дії, вчинені протягом дня, можна виділити ті, які приносять найбільші результати, з тим, щоб сконцентрувати на них свою увагу, а інші по можливості виключити як непродуктивні.
Крім того, кожна людина має свої внутрішні біологічні годинники, відповідно до яких в певний час його робота найбільш продуктивна і ефективна. Знаючи такий час, більший обсяг складної роботи (80%) доцільно зробити саме в такий проміжок, витративши менше зусиль (20%).
Ті, хто займається управлінням часу на підприємстві, в компанії, організації та ін. Знають, як багато його йде на всілякі «п'ятихвилинки», наради, збори і планерки. Тому з метою оптимізації робочого часу вони повинні враховувати, що для того щоб прийняти 80% рішень, необхідно всього лише 20% часу, витраченого на такі заходи.
Чим цінний принцип Парето
Звичайно, не можна сказати, що якщо, наприклад, в прибутку підприємства зацікавлені лише 20% співробітників, що працюють продуктивніше інших, то всіх інших потрібно звільнити. Або якщо 80% прибутку приносять 20% покупців, то на всіх інших потрібно «закрити очі». Справа в тому, що принцип Парето спрямований проти посередність в чому б то не було. Якщо можна так сказати - проти «зрівнялівки», проти того, що всі складові або фактори однакові.
Таке ставлення призводить до рассредоточенности, до того, що стає важко виділити найважливіше, щоб сконцентрувати увагу саме на ньому з метою отримати найкращий результат. Адже головне і другорядне вимагає застосування різного підходу, витрати різного часу і додатки різних зусиль.