Трудова книжка, придбання, видача, облік
- трудова книжка
- порядок придбання, зберігання і видачі трудових книжок працівникам
- рекомендації щодо ведення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
- порядок оформлення записів про прийом, переміщення, присвоєння розрядів
- порядок оформлення відомостей про роботу, сумісництвом, перейменування організації, про нагородження
- порядок внесення змін і виправлень
- вкладиш до трудової книжки
- дублікат трудової книжки
- ведення трудової книжки підприємцем
- порядок підрахунку трудового стажу за періодами роботи
- варіанти записів внесення змін і виправлень
- варіанти оформлення записів про прийом, переміщення, присвоєння розрядів
Порядок придбання, зберігання і видачі трудових книжок
У великих організаціях, що мають у своїй структурі кадрові служби, як правило, замість видання наказу про призначення відповідального за роботу з трудовими книжками включають відповідну інформацію до посадових інструкцій працівників цієї служби. Видання додаткового наказу про призначення такого працівника відповідальним за ведення трудових книжок є зайвим.
Робота з трудовими книжками, як і з іншими документами кадрової служби, починається з моменту їх прийому-передачі в зв'язку зі зміною працівника, відповідального за ведення кадрового діловодства. При цьому складається акт за результатами перевірки фактичної наявності кадрової документації, в т. Ч. Трудових книжок, включаючи відмову книжки звільнених працівників.
Беручи трудові книжки, працівник, відповідальний за їх ведення, повинен подбати про наявність в організації запасних бланків трудових книжок і вкладишів до них, навіть якщо в даний момент вони не потрібні для оформлення вперше поступають на роботу.
Щодо обов'язковості такого запасу бланків йдеться в п. 44 Правил: '' Роботодавець зобов'язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудової книжки і вкладишів до неї ".
Відомості про всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки і вкладиша до неї, із зазначенням серії та номера кожного бланка згідно п. 41 Правил повинні бути внесені в прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї.
Ця книга ведеться бухгалтерією (касиром) за встановленою в постанові МінтрудаУкаіни від 10.10.03 № 69 (додаток 2) формі, що включає 12 граф.
У зв'язку з цим головний бухгалтер повинен контролювати наявність у касира цього облікового книги встановленої форми, а також своєчасність і правильність її заповнення.
Слід звернути увагу на встановлений Правилами порядок видачі з бухгалтерії бланків трудових книжок і вкладишів до них особи, відповідальної за їх ведення.
Бланки видаються за заявкою працівника кадрової служби.
Після закінчення кожного місяця в бухгалтерію повинен представлятися звіт про наявність бланків трудової книжки і вкладиша до неї.
При видачі працівнику трудової книжки або вкладиша до неї роботодавець відповідно до п. 47 Правил стягує з нього плату, розмір якої визначається витратами на їх придбання. Плата за оформлення трудових книжок і вкладиші в них не стягується при масової втрати роботодавцем трудових книжок працівників у результаті надзвичайних ситуацій (п. 34) і в разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також в разі їх псування з вини працівника (п. 48).
Чи можна оформляти працівникам трудові книжки і вкладки до них без справляння плати? Незважаючи на те, що такий порядок роботи з трудовими книжками не передбачений у постанові Уряду РФ, його цілком можна практикувати, включивши в правила внутрішнього трудового розпорядку організації.
Заповнюються кадровою службою трудові книжки і вкладки до них, а також трудові книжки, що пред'являються працівниками при прийомі на роботу, повинні бути зареєстровані в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (додаток 3 до постанови МінтрудаУкаіни від 10.10.03 № 69).
Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них
Оформлення трудової книжки вперше
Згідно п. 8 Правил оформлення трудової книжки працівнику, прийнятому на роботу вперше, здійснюється роботодавцем у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.
Бланк трудової книжки повинен бути отриманий працівником кадрової служби з бухгалтерії організації в установленому порядку (п. 42 Правил).
До теперішнього часу, незважаючи на твердження наказом МінфінаУкаіни від 22.12.03 № 117н Порядку забезпечення роботодавців бланками трудової книжки і вкладиша до трудової книжки, зустрічаються випадки, коли працівник сам приносить в кадрову службу бланк трудової книжки і просить його оформити.
Необхідно підкреслити, що придбання бланка трудової книжки самим працівником затвердженим Порядком не передбачено і є прямим порушенням цього Порядку. Цілком очевидно, що працівники кадрових служб не повинні приймати до оформлення бланки трудових книжок, придбані громадянами.
У книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинні бути зареєстровані лише ті, заповнені бланки книжок, які перед цим були внесені в прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї в бухгалтерії організації. Це легко може бути перевірено при порівнянні серій і номерів бланків, що значаться в обох названих книгах.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках - іншу відповідальність.
Так, статтею 5.27 Кодексу Укаїни про адміністративні правопорушення встановлено, що порушення законодавства про працю, куди відноситься також порушення правил ведення трудових книжок, тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 5 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Рондо»
(ТОВ «Рондо»)
Керівник (підпис) А.А.Кузнецов
м. Київ