Типові помилки при виданні наказів по кадрам

Кадрові працівники щодня стикаються з необхідністю оформляти накази по основній діяльності (відрядження, надання відпустки, заохочення або стягнення) та інших ситуаціях, які зачіпають інтереси працівників, наприклад, тимчасове переведення в зв'язку з медичними показаннями.

Типові помилки в наказах.

Розглянемо найбільш типові помилки, що зустрічаються при підготовці і оформленні наказів по основній діяльності. Кваліфікуючи те чи інше явище як помилку, будемо спиратися на положення Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади.

Преамбула (констатуюча частина) наказу організації "Про утворення Комісії з переходу на нову систему оплати праці"

Преамбула в наказі "Про заходи щодо забезпечення протипожежної безпеки".

У чому помилка? В даному випадку підставою для видання наказу послужила надзвичайна ситуація - пожежа. Однак наказ видається не тільки в зв'язку з пожежею, а й для попередження подібних ситуацій в майбутньому. Крім того, в наказах не використовується повествовательная манера викладу.
В даному випадку констатує частина потрібно викласти наступним чином:

Преамбула в наказі акціонерного товариства "Про внесення змін до організаційно-функціональну структуру суспільства".

Преамбула до наказу відділяється від розпорядчої частини словом "наказую", яке відповідно до Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади друкується в розрядку. У багатьох організаціях прийнято слово "наказую" друкувати з нового рядка великими літерами, від кордону лівого поля або з абзацним відступом. Обидва варіанти можна вважати прийнятними, наприклад, в наказі організації про затвердження форм планових і звітних документів:

Пункт розпорядчої частини в наказі про затвердження штатного розкладу.

Робити посилання на додатки в наказах таким чином, як у наведеному вище прикладі 5, не прийнято.
Наказ - розпорядчий документ, тому пункти наказу не повинні містити рекомендацій або побажань, вони повинні носити розпорядчий характер. Для цього в пунктах розпорядчої частини наказу використовується невизначена форма дієслів доконаного виду: організувати, пронести, розробити, затвердити, створити, ліквідувати і ін.

Пункт розпорядчої частини в наказі про створення Комісії з переходу на нову систему оплати праці.

У чому помилка? У наведеному прикладі п. 2.1 повинен бути сформульований інакше:

"Проводити робочі наради не рідше одного разу в тиждень, позапланові - у міру необхідності";

Пункт розпорядчої частини в наказі про створення Комісії з переходу на нову систему оплати праці.

НАКАЗУЮ:
3. Комісії у своїй роботі рекомендується мати на увазі, що заробітна плата працівників (персоналу), що встановлюється відповідно до нової системи оплати праці, не може бути менше заробітної плати, що виплачується працівникам відповідно до трудового договору до введення нової системи оплати праці, при умови збереження обсягу посадових обов'язків працівників (персоналу) і виконання ними робіт тієї ж кваліфікації.

У чому помилка? пункт наказу сформульований як рекомендація. Щоб це положення набуло який наказував би (директивний) характер, його потрібно викласти наступним чином:
3. Комісії виходити з положення, що заробітна плата працівників (персоналу).
У наказах не повинно бути неконкретних положень, положень загального характеру, які не спричиняють певних дій.
наприклад:

1.5. Посилити контроль за умовами праці медичних працівників.

Щоб це положення набуло конкретний характер, щоб доручення могло бути поставлено на контроль, даний пункт повинен бути сформульований інакше, наприклад:

1.5. Керівникам лікувально-профілактичних установ в термін до (конкретна дата) привести умови праці медичних працівників у відповідність з нормативними документами з праці та охорони праці.