Тимчасові труднощі зриваємо дедлайни
«Дайте мені додаткових 20 хвилин і я все встигну!» - хоча б раз в житті цю фразу вимовляв кожен. Доведеться вас засмутити. Якщо ви не встигаєте, проблема не в нестачі хвилин і годин, а в тому, наскільки ефективно ви їх використовуєте.
Книг про тайм-менеджменті маса. Ми Новомосковськ, збираємо знання, правила, методики. Але як і раніше зустрічаємо світанок за комп'ютером і переконуємо всіх навколо: «Тайм-менеджмент не для нас: ми - особливі». Частка правди в цьому є. Люди різні: прийоми, які підходять одним, не працюють у інших. Але часу не вистачає всім. Залишається підібрати потрібну методику. Якщо ви все ще її не знайшли, значить, спрацював людський фактор.
Жодна методика тайм-менеджменту не поборе лінь, відсутність системи, неадекватну оцінку завдань, невміння розставляти пріоритети. Це практичні помилки планування.
докладні списки
Планування починається зі складання списку справ. Уже на цьому етапі людина припускається помилки, розписуючи зустрічі і події на місяць вперед. На це витрачається купа часу, але даремно.
На самому початку навчання CIMA студентам роздали методички з порадами, як успішно складати іспити. У першому ж пункті - рада відмовитися від написання плану підготовки. Тоді мене це здивувало.
Я не послухав і перед першим іспитом сіл за план. Присвятив добу: розписав детально по днях і годинах, чим і коли займуся. Але слідував плану тиждень.
Довгострокове планування в тайм-менеджменті не діє. По-перше, життя вносить корективи: з'явиться терміновий клієнт - і графік, над яким ви так довго працювали, розсиплеться в одну мить. По-друге, занадто докладний план створює відчуття виконаної роботи. Відразу відчуваєш себе героєм, хоча насправді з місця не зрушив. Ілюзія роботи розслабляє - до справжнім справах приступити складніше.
Кращі списки справ - ті, які швидко закінчуються. Складайте план на день і тиждень. Планувати далі марно.
відсутність системи
Методики тайм-менеджменту не працюють, якщо застосовувати їх частково. Не можна спланувати один проект і пустити на самоплив інше. Не можна сьогодні записати завдання в календар, а завтра - на листочку.
У плануванні важлива системність і регулярність - це очевидно. Але навіть самого вольової людини вистачить максимум на місяць. Обов'язково що-небудь порушить плани.
Раптово приїхав друг, з яким ви давно не бачилися. Ви засиділися до глибокої ночі. Наступний день розвалюється: ви втомилися, проспали, зрушили плани і пообіцяли собі повернутися в звичайний режим завтра.
Так не буває. Людина вивалюється з системи на день - нічого страшного не відбувається. Він заспокоюється: один день - занадто мало в масштабах життя. Ситуація з одним пропущеним днем повторюється частіше. В результаті розстановка сил змінюється: день в тиждень ви плануєте, а в інші - забиваєте на тайм-менеджмент.
Потрібен інструмент, який повертає вас в звичний ритм. Він самостійно нагадає про зустріч, справах і завданнях. Мій інструмент - «Мегаплан».
У «Мегаплане» розплановані справи на місяць. Але я не витрачав на це час спеціально. По ходу роботи я планую завдання. Є серед них повторюються: в кінці місяця скласти звіт і підвести підсумки, регулярні щотижневі зустрічі з керівниками напрямків.
Поступово «Мегаплан» сформував графік, з якого я не вибиваюся. Зазвичай у мене дві зустрічі або наради до обіду і три - після. Між ними я встигаю зробити інші справи: відповісти на листи, поговорити з кимось віч-на-віч.
Мені не потрібно в неділю ввечері ламати голову, складаючи план на тиждень. Все вже зроблено. Залишається тільки зайти в «Мегаплан», перевірити графік і вбудувати у вільний час нові справи.
Чим простіше інструмент, тим легше контролювати час. До «Мегаплан» я користувався тільки календарем Google. Кликав потрібну дату і час, писав: «Зустріч з Михайлом Голубєвим».
У «Мегаплане» простіше: він розпізнає людську мову. Я набираю текст в розділі «Дела»: «Зустріч з Михайлом Голубєвим в понеділок о другій годині», і система самостійно ставить справу в календар.
Економія - пара секунд, але це працює. Мозок вибирає найбільш простий і зручний варіант.
На день народження друзі подарували ще один корисний інструмент - годинник Apple. Я синхронізував їх з календарем Google, а Google - c «Мегаплане». Тепер графік завжди на руці - це зручно.
Інструменти створюють ритмічність. Це як особистий помічник, який плескає по плечу, якщо відходиш від плану.
проблеми комунікації
Більшість завдань пов'язано з іншими людьми, у яких теж є плани. Але про це все забувають.
Уявіть: дизайнер зробив роботу в строк за особистим планом. Передав естафету бекенд-розробнику. Але у того свій план. Він не кидає справи - він йде за своїм графіком. В результаті процес затягується, а фронтенд-розробник нудьгує в очікуванні свій черги.
100 тисяч рублів на місяць - зарплата фронтенд-розробника. Ділимо її на 21 робочий день і множимо на 1,5 - податки на зарплату (прибутковий і страхові внески). День роботи фронтенд-розробника обходиться компанії в 7100 рублів. Додамо роботу в стіл дизайнера - припустимо, теж 7100 рублів. За один день ви втрачаєте 14200 рублів. Ви цього не помічаєте і продовжуєте викидати гроші.
Але це не означає, що поганий бекендщік всіх підвів. Проблема у відсутності синхронізації планів. Якщо команда працює над одним проектом, тайм-плани повинні бути скоординовані, інакше приватне планування у всіх полетить.
Не можна влізти в голову, блокнот або Google-календар колеги. Доводиться влаштовувати нескінченні наради і смикати один одного з питанням: «Коли буде готово?».
У «Мегаплане» керівники відділів бачать, чим зайняті підлеглі. Календар в доступі, у проектів і завдань є терміни. Відштовхуючись від них, кожен член команди будує особистий план: розставляє пріоритети і складає графік. Якщо хтось не справляється до призначеного часу, прямо в задачі можна попросити змінити дедлайн.
Завдяки цьому працівники коректують особисті плани заздалегідь без паніки і істерик, які не закидаючи тайм-менеджменту.
нереальні терміни
План справ на день або тиждень завжди ідеалістичний. Хочеться бути ефективним і продуктивним, але ми не супермени. Не обманюйте себе.
Ви відвели в плані на зустріч з потенційним партнером годину, але бесіда затягнулася, партнер запізнився. Решта справи зсуваються, а план летить в сміттєву корзину.
Ви запланували доїхати за 20 хвилин, але застрягли в пробці. План на день - в корзину.
Дивитися на речі потрібно реально. Похід в магазин - це ціла година, а не «туди і назад». Обід поза офісом - півтори години як мінімум: поки дістанетеся до кафе, а офіціант прийме замовлення.
На щастя, «Мегаплан» зберігає всю історію завдань, в тому числі звільнених працівників. Можна подивитися, скільки часу знадобилося на схожу задачу в минулому.
Менеджер дзвонить постійному клієнтові. У картці клієнта написано, що він балакучий і привітний. Менеджер дивиться на середню тривалість розмов - 15 хвилин - і закладає на новий дзвінок 20 хвилин. Якщо на цей раз поговорять швидше - нестрашно. Але якщо трохи більше, подальший план менеджера не зруйнується.
Оцінювати здатності потрібно реально. Нічого доброго не вийде, якщо в тижневий план запхати завдання на місяць вперед. Ви не впораєтеся, та ще й засмутити від власної неспроможності.
відсутність відпочинку
Без відпочинку людина не може бути продуктивний. Але в тайм-план не зносило - це помилка. Якщо заздалегідь відвести час на відпочинок, наприклад, 15 хвилин після кожної закритої задачі або справи, в майбутньому це заощадить годинник прокрастинації від накопиченої втоми. Краще відводити на відпочинок в цілому не менше трьох годин на день.
Можна поєднувати приємне з корисним, і це теж відпочинок. Я замінив телевізор на радіо. Встановив приймачі у ванній кімнаті і на кухні. Вранці, коли збираюся на роботу, включаю «Комерсант FM» або «Говорить Київ». Слухаю новини, але не витрачаю на це час окремо. Поєднувати дві справи - це суттєва економія годин і сил.
Страх відійти від плану
Машина таймінгу заробила як годинник: завдання закриваються в термін, залишається час на зустрічі з друзями, спортзал, спілкування з родиною. З'являється страх відійти від плану. Але це доведеться зробити, якщо виникне довгостроковий і важливий проект.
У щоденниках німецького воєначальника Фрідріха Паулюса я прочитав цікавий факт: офіцери німецького Генштабу перед важливими битвами приймали препарати, що підсилюють мозкову активність. Вони практично не спали тижнями і кидали всі сили на підготовку.
Так само і в роботі. Бризкати гидоту під язик, звичайно, не треба. Але змінювати пріоритет завдань і коригувати тайм-план обов'язково.
Зараз ми готуємо перший форум «Мегаплан». Це великий новий проект. Ми працюємо над ним вже місяць. Радимося щотижня - довелося посунути декілька зустрічей, підкоригувати графік. Але це виправдане відходження від плану.
На час великого проекту доведеться від чогось відмовитися: ходити в спортзал два рази в тиждень замість трьох, зустрічатися з друзями один раз замість двох. При цьому забивати на звичне планування не можна. Схема та ж, змінюються лише пріоритети. Коли проект закінчиться, все повернеться на місце. А ви не втратите навик планування.
Наступного разу я розповім, ніж шкідлива внутрішня конкуренція. До зустрічі через тиждень.