Термін зберігання рахунків-фактур на підприємстві, відповіді на питання

Кожна організація зобов'язана керуватися Федеральним законом 125-ФЗ від 22.10.04, відповідно до якого необхідно забезпечити правильне зберігання первинної документації протягом встановленого терміну. Тривалість строків для окремих груп документів можуть регулюватися різними федеральними законами, а також іншими нормативно-правовими актами РФ, переліками і положеннями. Розповімо в статті, який термін зберігання рахунків-фактур та інших документів на підприємстві згідно із законом.

При визначенні терміну зберігання потрібно керуватися Законом про бухоблік, згідно з яким бухгалтерська первинна документація повинна зберігатися п'ять після року, в якому вона складена. Окремі правові та законодавчі акти можуть встановлювати більш тривалі періоди зберігання. Якщо для одного і того ж документа в різних правових актах встановлені різні часові терміни, то орієнтуватися потрібно на більш тривалий.

Термін зберігання рахунків-фактур

Для паперових і електронних рахунків-фактур мінімальний період зберігання становить 4 роки. Даний часовий відрізок відраховується з того кварталу, який йде за періодом останнього використання документа в податкових цілях - для обчислення податку та складання звітності. Таким чином, для продавця, що формує с / ф, актуальні наступні терміни:

• Авансові с / ф - 4 м з моменту завершення того кварталу, в якому с / ф зареєстрований в книзі покупок, а відрахування податку з цього с / ф показаний в декларації з ПДВ;
• Відвантажувальні с / ф - 4 м з моменту завершення того кварталу, в якому с / ф зареєстрований в книзі продажів, а нарахований ПДВ по ньому показаний в декларації.

Для покупця, який отримує з / ф, діють такі терміни:

• Авансові с / ф - 4 м з моменту завершення того кварталу, в якому с / ф внесений в книгу продажів, а відновлення податку, прийнятого до відрахування по авансу, показано в декларації;
• Відвантажувальні с / ф - 4 м з моменту завершення того кварталу, в якому с / ф зареєстрований в книзі покупок, а відрахування податку з нього показаний в декларації.

Якщо покупець податок з перерахованої передоплати не надсилав до відрахування, то авансовий с / ф можна не зберігати.

Термін зберігання товарних накладних

Разом з тим, він виконує і податкову функцію - ПДВ по придбаних ТМЦ можна відшкодувати тільки після прийняття цінностей до обліку, а підтвердженням здійснення даної дії виступає товарна накладна. Тому з метою податкового обліку ТН потрібно зберігати мінімум 4 м тобто стільки ж, скільки і самі рахунки-фактури. З метою бухобліку період зберігання становить 5 років.

Так як один і той же документ для різних потреб має різні часові періоди зберігання, то вибирається більший з них. Товарні накладні повинні зберігатися протягом 5 років, термін відраховується після завершення того року, в якому ТН застосовувалася для формування звітності.

Визначення терміну зберігання товарних накладних і рахунків-фактур в нестандартних ситуаціях

Якщо право на відрахування використано пізніше

Право на відрахування податку актуально протягом трьох років після завершення періоду отримання рахунку-фактури. Якщо компанія вирішила скористатися своїм правом пізніше, то терміни зберігання зсуваються, так як чотирирічний період зберігання с / ф починає відраховуватися, починаючи з моменту завершення періоду, в якому включений яке відшкодовують ПДВ в декларацію.

Якщо з / ф отриманий пізніше, ніж товар з накладної

Якщо товарні цінності із супровідною накладною отримані в одному періоді, а рахунок-фактура за ним пізніше в іншому періоді, то термін зберігання зсувається. Причому зсувається не тільки період зберігання с / ф, але і накладної, що використовується в якості підстави для підтвердження прийняття до обліку цінностей.

Якщо за накладною матеріали отримані, але не оплачені

В даному випадку виникає заборгованість, яку можна списати через три роки в зв'язку з закінченням строку позовної давності. Накладну при цьому потрібно зберігати протягом 4 л. з моменту закінчення періоду позовної давності, в цілому 7 років.

Якщо щорічно з контрагентом складається акт звірки з прописаною в ньому заборгованістю, який підписується обома сторонами, то трирічний термін позовної давності починає відраховуватися заново з моменту підписання даного акту. Відповідно, зсувається період зберігання накладної та рахунку-фактури, що підтверджують даний борг.

Якщо акт звірки буде щорічно підписуватися, то період позовної давності буде постійно зрушуватися, разом з тим буде щороку переноситися період закінчення необхідності зберігати документи. У цьому випадку термін зберігання може збільшитися до нескінченності, причому зберігання накладної повинен забезпечити як покупець, так і продавець.

Приклад визначення терміну зберігання товарних накладних і рахунків-фактур

Реалізація надійшли в IIIкв. цінностей проведена в наступному IVкв. їх вартість в IVкв. включена до складу податкових витрат.