Теоретичні основи системи управління в організації, поняття і сутність системи управління -
Поняття і сутність системи управління
Під системою розуміється упорядкована сукупність елементів, між якими існують певні (всередині закономірні) зв'язку.
Будь-яка організація має керуючим елементом. В одних випадках такий елемент гранично простий; але чим більше вона стає, тим більше цей елемент розростається, перетворюється в складну систему. За допомогою неї виробляються, приймаються і доводяться до відома виконавців рішення керівництва.
Така система включає в себе:
1) органи управління (посади і підрозділи), та чи інша сукупність яких може бути охарактеризована як суб'єкт управління (люди, в них працюють, є суб'єктами управлінської діяльності);
2) комунікаційні канали, за допомогою яких здійснюється взаємодія в системі управління;
3) набір цілей, стратегій, методів, технологій, процедур, розпоряджень, що регламентують виконання управлінських дій, юридично закріплених норм і правил, у єдності з яких складається механізм управління;
4) матеріальну інфраструктуру управління.
Система управління повинна відповідати організаційним цілям, бути внутрішньо збалансованою, гнучкою і адаптивною, доступною контролю, допускати неформальні зв'язки між людьми.
Система управління - це процес створення, вдосконалення та підтримки функціонування організаційної структури з реалізації прийнятого управлінського рішення і розробленого плану заходів [4, с. 225].
Механізм існування організації як системи управління полягає в наступному. Для досягнення цілей необхідно, щоб в організації здійснювалося узгоджена дія її співробітників, обгрунтований розподіл матеріальних і фінансових ресурсів, створення системи інформаційного забезпечення, використання сучасних технологій управління. Щоб досягти їх з мінімальними витратами, слід скоординувати діяльність всіх ланок управління і виробництва організації, тобто створити ефективну систему управління.
Організація як система управління - складається з двох самостійних, але взаємопов'язаних підсистем керуючої і керованої.
Під керуючої підсистемою системи управління розуміють ту її частину, яка виробляє, приймає і транслює управлінські рішення, забезпечує їх виконання, а під керованою системою - ту, яка їх сприймає і реалізує на практиці.
Найважливішим елементом керуючої системи є організаційна структура управління.
Керуюча підсистема називається суб'єктом управління, а керована підсистема - об'єктом управління. У сукупності дані підсистеми утворюють систему управління. Зв'язок від керуючої підсистеми до керованої називається прямий, а від керованої до керуючої - зворотною. Вона здійснюється за допомогою інформації, яка є основою для вироблення управлінських впливів і рішень, що надходять з керуючої системи в керовану для виконання.
Суб'єктами управління (керуюча підсистема) є керівники різного рівня, наділені повноваженнями в області прийняття рішень в певних сферах діяльності організації:
- керівники вищих рівнів управління: директора, їх заступники, керівники великих підрозділів (департаментів, філій, відділень та ін.);
- керівники середньої ланки: начальники функціональних підрозділів і їх частин (відділів, груп, бюро, лабораторій, секторів і ін.);
- керівники нижнього рівня управління: начальники виробничих ділянок, бригадири та ін.
- організатори певних видів робіт.
Малюнок 1 - Рівні управління організацією
Як видно на малюнку 1, можна виділити три рівні управління: вищий, середній і первинний. Такий поділ дозволяє краще зрозуміти роль, завдання і особливості управлінської діяльності на кожному рівні. У компаніях може налічуватися від одного до десяти (і навіть п'ятнадцяти) рівнів управління. Зображення рівнів менеджменту в вигляді піраміди показує: чим вище рівень управління, тим меншим числом менеджерів він представлений. При цьому всім керівникам слід пам'ятати, що хороший організатор - це той, хто не тільки сам добре працює, а той, у кого добре працюють підлеглі.
Об'єкт управління (керована підсистема) являє собою елементи організації, які сприймають управлінський вплив і підпорядковують йому свою діяльність.
Об'єкти організаційної діяльності - весь склад взаємопов'язаних структурних підрозділів організації (групи виконавців, ділянки, цехи, відділи, сектори, лабораторії і т.п.) [6, с. 56].
Організаційна система за допомогою розробки структури управління, відповідних положень та інструкцій дозволяє раціонально використовувати технічні засоби, предмети праці, інформацію, площі і трудові ресурси.
Економічна система являє собою єдність господарських і фінансових процесів і зв'язків.
Сукупність органів управління (посад, підрозділів), що реалізують його функції, що знаходяться в певному взаємному співвідношенні і супідрядності, пов'язаних між собою комунікаційними каналами, складають адміністративний (управлінський) апарат, частини якого, взяті в певному взаємному розташуванні, пов'язані системою розподілу завдань, повноважень, відповідальності, офіційних відносин, утворюють організаційну структуру.
Сукупність органів управління, які вирішують загальну задачу, утворює ланка управління, а органів одного рівня - управлінську щабель. Необхідно мати на увазі, що поряд з офіційними процес управління здійснюється за допомогою неофіційних інструментів (сукупності угруповань, їх лідерів, неформальних контактів між людьми). Таким чином, повна система управління складається з двох частин - офіційної та неофіційної, які необхідно розглядати в єдності.
Для того щоб взаємодія суб'єктів управління було ефективним, вони повинні:
1) відповідати один одному, бути сумісними, що дозволить їм повністю реалізувати свої потенційні можливості;
2) володіти в рамках єдності відносну самостійність, що дозволяє оперативно відгукуватися на зміну ситуації;
3) здійснювати між собою двостороння взаємодія, що полегшує коригування помилкових рішень, прийнятих на верхніх поверхах управлінської структури;
4) бути зацікавленими в прийнятті оптимальних рішень і їх точному виконанні.
Перераховані умови забезпечують керованість організації, тобто її адекватну реакцію на управлінські впливи.
Таким чином, в сучасному бізнесі організаційний механізм - це універсальна технологія розподілу функцій, що здійснює інтеграцію діяльності окремих суб'єктів для вирішення певних завдань. Організаційний механізм забезпечує комплексне використання методів управління, має специфічну структуру, сприяє раціональному розподілу праці і є основою планування і розподілу робіт з встановленням відповідності між організаційною структурою і переліком конкретних завдань.