Створення запитів на вибірку


Лабораторна робота № 13


Запити на вибірку даних. Форми і звіти в Access.


Теоретичні відомості.

  1. Створення запитів на вибірку

Запити дозволяють виконувати вибірку і / або оновлення даних в таблицях, в залежності від накладених умов.

Вибірка передбачає відбір записів, які відповідають набору умов, з однієї або декількох таблиць. Оновлення передбачає додавання, видалення або зміна вже існуючих в таблиці записів.

Запит на вибірку завжди повертає таблицю, тому результат роботи одного запиту можна використовувати як вихідну таблицю для іншого запиту.

Окремим випадком запитів на вибірку є фільтри, тому що фільтри застосовуються тільки до однієї таблиці. У запитах можна використовувати кілька таблиць, як пов'язаних, так і не пов'язаних між собою.

Для полегшення створення запитів в MS Access використовують Конструктор запитів. Зовнішній вигляд вікна Конструктора запитів показаний на рис.1.

Мал. 1 - Конструктор запитів

Він багато в чому нагадує конструктор фільтрів, але має всі можливості для запису запитів довільної складності. Відмінність полягає лише в тому, що в конструкторі запитів необхідно вказувати всі поля результату, а не тільки ті, за якими проводиться відбір.

Для створення запиту за допомогою конструктора необхідно, натиснувши кнопку ^ Створити. вибрати режим Конструктора. У вікні можна вибрати таблиці (і навіть запити), які знадобляться в запиті, для цього, вибравши таблицю, натиснути кнопку Додати.

У вікні конструктора запитів в нижній частині вікна в рядку "Таблиця" вибираються потрібні таблиці, в рядку "Поле" вибираються ті поля таблиць, які потрібні в результаті, а також ті поля, за якими виконується вибірка. Умови вибірки записуються у відповідні комірки рядка "Умова відбору". У рядку "Висновок на екран" прапорець виставляється, якщо значення поля потрібно показати на екрані, інакше - прапорець не ставиться.


Приклад 1. Результат запиту «Квартальні обороти» на вибірку з таблиць «Клієнти» і «Замовлення» показаний на рис.2.

Мал. 2 - Вікно Конструктора запитів для запиту на вибірку

Для запуску запиту потрібно натиснути кнопку Запуск


Іноді буває потрібно обчислити деякий агреговане значення по таблиці, наприклад максимальне або середнє значення по числовому полю і т.д. Для цього в Access передбачений набір агрегованих функцій: MAX () - максимум, MIN () - мінімум, AVG () - середнє значення, COUNT () - кількість записів у вибірці, SUM () - суму значень в стовпці, що допускає підсумовування.

Для використання агрегованих функцій необхідно включити режим ^ Групові операції (натисканням кнопки на панелі інструментів). При цьому в бланку запиту в нижній частині вікна конструктора з'явиться новий рядок «Угруповання». Тепер при необхідності обчислити групову операцію по якомусь полю потрібно в бланку запиту для цього поля в рядку «Угруповання» вибрати потрібну функцію. В інших полях запиту з'явиться слово «угруповання».

Для підрахунку кількості замовлень, оформлених кожним співробітником, використовується функція COUNT (). Див. Мал. 3

Мал. 3 - Використання функції COUNT ()

Р
езультатом запиту показаний на рис 4.

рис.5 - Панель елементів управління на формі.


У таблиці 1 описуються деякі стандартні елементи управління.

Таблиця 1 Стандартні елементи управління


Показує меню зі спеціальними елементами управління

У вікні вибрати ^ Майстер форм і вказати, на підставі якої таблиці або запиту створювати форму. На першому кроці майстра вибираються поля для показу на формі. На другому кроці майстра пропонуються варіанти зовнішнього вигляду форми. На третьому кроці вибирається оформлення фону, і в кінці - задається ім'я форми.

Для додавання нового елемента управління (наприклад, кнопки), необхідно вибрати на панелі інструментів потрібний елемент і перетягнути його на форму в потрібне місце. Багато елементів управління мають майстра, які допомагають налаштувати потрібні дії.

  1. створення звітів

Звіти створені для отримання паперової копії результатів обробки даних.

Якщо зовнішній вигляд звіту з якоїсь причини нас не влаштовує, для зміни звіту відкриваємо його в режимі Конструктора. Елементи звіту можна переміщати, змінювати їх розміри і оформлення.

Приклад звіту показаний на рис. 5.

Мал. 5 Звіт «Список товарів за алфавітом».