Створення структури таблиці

Для завдання структури таблиці потрібно визначити склад полів (стовпців), їх імена, послідовність розміщення їх в таблиці, тип даних кожного поля, розмір поля, первинні ключі (для Access необов'язково), індекси та інші властивості полів.

Для створення нової таблиці потрібно активувати вкладку Створення стрічки.

У вікні, вибрати один з режимів створення таблиці.

Режим таблиці дозволяє користувачеві створювати таблицю, не визначаючи попередньо її структури. При виборі цього режиму відкривається порожня таблиця, в яку можна відразу вводити дані.

Цей режим має очевидні недоліки:

· Потрібно перейменування полів (командою Þ Перейменувати стовпець з к.з. меню, відкритого на ім'я поля або 2с на імені поля);

· Може знадобитися зміна кількості стовпців або рядків.

Щоб додати ще одне поле таблиці, можна в поле, ім'я якого Додати поле. ввести дане і натиснути клавішу Enter. Полях таблиці за замовчуванням присвоюються імена Поле1, Поле2 і так далі. Можна додавання і видалення полів здійснювати з к.з. меню, відкритого на ім'я поля. Нове поле додається зліва від виділеного поля. Виділення поля відбувається, коли на імені поля вказівник приймає зображення вертикальної стрілки вниз.

При збереженні цієї таблиці Access проаналізує дані і автоматично присвоїть відповідний тип даних кожному полю, тобто створить структуру таблиці. Однак розмір даних може виявитися значно більше необхідного, що не рекомендується. Також не всі типи даних при цьому використовуються.

Майстер таблиць автоматично створює таблицю по одному з шаблонів. Користувачеві пропонується більше 40 зразків таблиць, призначених для використання в різних цілях. Кожна таблиця шаблону містить відповідний набір полів, з яких користувач може вибрати потрібні поля.

Включаються в таблицю поля можуть бути перейменовані.

Після створення таблиці майстром можна при необхідності доопрацювати таблицю в режимі конструктора.

Імпорт таблиць дозволяє використовувати готові таблиці, створені іншими додатками або входять до складу інших баз даних. При цьому в поточному файлі БД створюється копія імпортованої таблиці. З такою таблицею можна працювати так само, як і з іншими таблицями поточної БД. Для імпорту таблиць потрібно активізувати вкладку Зовнішні дані стрічки.

Зв'язок з таблицями дозволяє створювати в поточному файлі БД посилання на потрібні таблиці без створення копії, що дозволяє працювати довільно з даними таких таблиць, але не дозволяє редагувати структуру таблиці. Крім того, не повинно змінюватися місце розташування пов'язаних таблиць на диску. Зв'язок з таблицями здійснюється також активізацією вкладки Зовнішні дані стрічки.

Конструктор (основний режим) дозволяє сконструювати структуру таблиці за бажанням користувача. Створення таблиці:

· Вибрати вкладку Створення стрічки;

· Вибрати спосіб створення таблиці. Якщо таблиця створюється не за шаблоном, а в режимі конструктора, то вибрати Конструктор таблиць.

· В стовпець Ім'я поля вводити імена полів таблиці, а в стовпці Тип даних вибирати зі списку потрібний тип даних для кожного поля (рис.11);

на вкладці Загальні задати властивості полів, наприклад, за замовчуванням для текстового поля задається розмір поля, рівний 255 символів. Для імені постачальника (поле PIM) досить вказати 50 символів;

· Створити первинний ключ таблиці, якщо необхідно (для Access - не обов'язково):

¨ виділити поле або кілька полів (якщо ключ складовою). Виділення декількох суміжних полів можна виробляти 1с в смузі маркування першого поля і 1с в смузі маркування останнього поля (утримуючи клавішу Shift). Виділення не суміжні полів можна виробляти 1с на кожному наступному полі, утримуючи клавішу Ctrl.

¨ 1с по кн. Ключове поле (із зображенням ключа);

.У таблиці можна визначити тільки один первинний ключ (він може бути складовим).

Бажано, щоб ключове поле було першим в таблиці. Це полегшить зв'язування таблиць.

· Якщо ще якийсь атрибут може виступати в якості первинного ключа, то один з них визначається як первинний, а інший - як унікальний, або можливий первинний ключ. Наприклад, номер постачальника (PN) можна оголосити первинним ключем, а номер паспорта постачальника (PASP) оголосити унікальним (можливим) ключем. Унікальність атрибута (це означає, значення його не повторюються) можна задати за допомогою властивості Індексовані поле. для якого встановити значення Так (Збіги не допускаються). як показано на малюнку 12.

· Зберегти створену структуру таблиці з присвоєнням їй імені (кн. Закриття вікна структури).

Таким чином створюються всі таблиці БД одна за одною. Перелік створених таблиць вказується зліва у вікні об'єктів БД (Усі таблиці). Часто це вікно називають браузером об'єктів.

· Малюнок 12 - Створення таблиці Post (постачальники) в режимі конструктора

Ім'я поля задається за правилами завдання імен об'єктів Access (див. Вище ім'я файлу).