Системи управління електронним документообігом

Система управління електронним документообігом (Суед) призначена для наступних цілей:

інтеграції процес підвищення інформованості керівництва і фахівців за рахунок збільшення обсягів інформаційного зберігання, централізованої обробки інформації, зменшення часу пошуку документів і, відповідно, підготовки звітів і доповідей, а також за рахунок підвищення повноти та достовірності звітів;

зменшення вартості документаційного забезпечення управління підприємством за рахунок переходу від паперового діловодства до електронного, зниження вартості копіювання та передачі паперових документів;

інтеграції інформаційних процесів в рамках кооперації підприємств;

створення якісно нової інформаційної бази для подальшого вдосконалення процесів документаційного забезпечення управління та технології роботи з документами.

Суед повинна відповідати існуючої інформаційно - організаційну структуру підприємства (групи підприємств) і забезпечувати модифікацію паралельно з удосконаленням цієї структури.

Суед призначена для автоматизації процесів документаційного забезпечення управління підприємством, включаючи:

процеси підготовки, введення, зберігання, пошуку і виведення організаційно - розпорядчих документів (підсистема "Електронний архів");

процеси підготовки, введення, зберігання, пошуку і виведення стандартних форм документів (підсистема "Введення стандартних форм документів");

управління діловодством (створення, обробка та систематизація архівного зберігання документів - підсистема "Діловодство").

Об'єктом автоматизації є процеси:

підготовки, обліку, систематизації та архівного зберігання, пошуку і отримання організаційно - розпорядчих, звітно-статистичних, облікових, планових, інформаційно - довідкових та інших управлінських документів;

роботи з документами (передача, облік, контроль виконання та ін.).

Основні вимоги до системи полягають у наступному. Для інформаційного обміну в системі повинна використовуватися корпоративна обчислювальна мережа. в яку включаються як локальні, так і віддалені призначені для користувача системи. Суед повинна взаємодіяти з електронної поштової системою і автоматизованими системами управління підприємством. Система повинна допускати цілодобовий режим функціонування; мати засоби діагностики і індикації поточного стану системи, використовуваних ресурсів; дозволяти нарощувати кількісні і розширювати функціональні характеристики системи.

Система повинна будуватися на основі відкритих технологій, що забезпечують її подальшу модернізацію та розвиток без переробки. В системі повинна бути передбачена можливість використання масштабованих апаратних платформ, зокрема, технологічно простий заміни серверів і пристроїв зберігання інформації на більш продуктивні (ємні).

Система повинна забезпечувати з достатньою точністю розпізнавання документів російською та основних європейських мовах текстового формату А4, а також повнотекстову індексацію текстового документа. Особлива увага повинна приділятися обсягами зберігання, одночасного доступу до документів і термінами зберігання документів.

Підсистема "Електронний архів" призначена для наступних цілей:

оперативного і потокового введення документів, отриманих з паперових документів шляхом сканування (отримання електронних графічних образів) і OCR - розпізнавання (перетворення їх в текстові документи);

оперативного і потокового введення електронних документів з інших джерел;

передачі електронних документів в підсистему "Діловодство";

реквізитного і повнотекстового індексування документів;

зберігання електронних документів всіх видів і уявлень (в тому числі графічних образів), їх пошукових образів і індексів (атрібутних і повнотекстових);

пошуку і вилучення документів з електронного архіву;

виведення документів з системи у вигляді твердої (паперової) копії або в електронному вигляді, в тому числі для слушні доставки засобами зв'язку;

зв'язку уявлень збережених документів з фактографічної частиною бази даних;

Підсистема "Введення стандартних форм документів" забезпечує:

проектування уявлень стандартних форм документів для їх подальшого введення;

потоковий ввід стандартних форм документів у фактографічну частина підсистеми "Електронний архів" (включаючи сканування, OCR (ICR) - стилізоване розпізнавання, контекстний контроль і експорт в БД).

Підсистема "Діловодство" забезпечує:

створення електронних документів засобами підсистеми;

захист від конфліктів при спробі одночасної модифікації документа;

електронне візування документів (електронний підпис);

зв'язування документів в логічні групи;

організацію потоку робіт з документами: завдання маршруту (регламентного або ситуаційного) руху документів і умов здійснення робіт з ними;

допуск до документів і розширеним видам робіт з ними відповідно до встановлених правами користувачів;

протоколювання видів робіт, вироблених користувачами з документами;

управління маршрутами руху документів;

контроль місцезнаходження документа і стану його виконання;

передачу і витяг документів в / з підсистеми "Електронний архів".

Можливий склад програмних інструментальних і технологічних засобів, орієнтованих на управління документами ідокументооборотом. а також засобів реалізації процедур роботи з документами може бути представлений таким чином:

засоби для введення паперових документів і розпізнавання образів;

засоби для створення електронних документів;

засоби для організації та роботи з електронним архівом;

технологічні засоби, орієнтовані на управління документообігом;

технологічні засоби, орієнтовані на управління документами;

інструментальні засоби розробки додатків, що реалізують специфічні функції і технології роботи з документами.

Програмні технологічні пакети, орієнтовані на управління документами і документообігом. повинні бути відкритими для інтеграції з додатками, що реалізують специфічні функції, характерні при роботі з документами на підприємстві.

Інструментальні засоби для розробки додатків повинні бути такими, щоб додатки, розроблені з їх допомогою, інтегрувалися в програмне середовище управління документами і документообігом.