Система контролю бізнесу та бізнес процесів - етапи і опису

Як контролювати бізнес процеси?

Трансформуємо свій бізнес
• Формуємо повноцінний вхідний трафік клієнтів.
• Створюємо фінансову подушку.
• вивільняється особистий час керівника.
• Продумуємо оптимальну структуру компанії.
• Створюємо регламент всіх робочих процесів.
• Створюємо регламент всіх адміністративних процесів (звітність в податкову та інші).
• делегуючи основні функції.
• Розробляємо інструменти контролю і звітності.
• Підсилюємо продажу компанії.
• Створюємо структуру компанії, яку не можна було б відвести.
• Робимо м'який вихід з бізнесу.

Чому керівнику це потрібно робити?
Це дозволить збільшити прибуток компанії, дозволить відійти від справ, створить конкурентну перевагу і дозволить зосередитися на головному.

Варіанти розширення бізнесу
• Збільшення власної маси на ринку.
• Створення філій по всій країні.
• Продаж франшизи.

Навіщо ці зміни менеджеру?
• Отримання більш стабільних результатів підлеглими.
• Усе під контролем, немає суєти.
• Більш керована структура.

Обов'язково це впроваджувати?
• Можна і не впроваджувати, якщо у конкуренти цього не використовують.
• Немає бажання розширювати бізнес, тоді не треба впроваджувати.
• Плинність кадрів не маячить на горизонті, тоді не впроваджуйте.

Які завдання ставляться перед автоматизацією
• Стабільно працює структура компанії.
• Чи не повторювати своїх же помилок.
• Можливість оперативного створення копії свого бізнесу.
• Удосконалити заміну і підбір персоналу.

Основні принципи автоматизації в компанії
• Опрацювання за все, аж до дрібниць.
• Впровадження стандартів в усі, що можливо.
• Робота повинна бути максимально передбачувана.
• Будь-які процеси повинні легко відтворюватися.
• Управління повинно бути, як можна простіше.

Розглянемо на прикладі машини, застосування інструкцій

• Список всіх деталей автомобіля.
• Інструкція по збірці авто.
• Інструкція по проведення тесту авто.
• Довідник по ремонту.
• Інструкція з експлуатації машини.
• Довідник для водіїв.

В результаті отримуєте автомобіль і довідник до нього. Це в зменшеному масштабі представлені варіанти чіткого опису для одного процесу.

Робимо декомпозицію свого бізнесу
• Ваш бізнес.
• Бізнес процеси (виробництво, логістика та інші).
• Функції всередині бізнесу (хто, за що відповідає і виконує).
• Процедури (оплати, звітності та інші).
• Операції (виокремлює з будь-якого процесу ряд операцій).

Принцип написання інструкцій
Вона повинна писатися так, щоб будь-який новий співробітник, міг покроково все повторити не задаючи питань і отримати потрібний результат.

Які інструкції бувають?
• Робочі регламенти компанії.
• Візуально оформлені матеріали (ілюстрації).
• Схематичні зображення (схеми).
• Бланки звітності при виконанні будь-яких завдань.
• Всілякі чек-листи.
• Питання для перевірки.
• Питання та відповіді.

Хто повинен розробляти інструкції?
• Кращий співробітник або керівник.
• Виконавець пише її своїми словами, керівник систематизує і переводить на зрозумілу мову.

При можливості мінімізуйте людський фактор

приклад:
• Автомати з продажу кави.
• Всі можливі автовідповідачі.
• Онлайн замовлення квитків.

Розділіть працю співробітників

Види функцій персоналу:
• Чорна робота - найнижча кваліфікація.
• Сіра - середня кваліфікація працівника.
• Біла - висока кваліфікація співробітника.
• Платинова - нею володіють одиниці.
Розділіть працівників по їх рівню кваліфікації і ставте завдання виходячи з цього.

Залежність від співробітників

Якщо працівник не замінимо, які можуть бути наслідки?
• Шантажує вас, загрожує, вимагає, краде цінну інформацію.
• Порушує трудову дисципліну.

Ви повинні вибудувати структуру, при якій незамінних немає, звільнити можете коли завгодно і кого завгодно.

Як позбутися від залежності?
• Одну і ту ж функцію повинні виконувати кілька людей.
• Використовуйте резерв поза фірми.
• Оптимізувати і автоматизуйте процес пошуку і найму персоналу.
• Зберігайте всю інформацію всередині фірми, не допускайте витоків.

Ідеальна модель організації
• Керівник компанії - побудова стратегії.
• Генеральний директор - здійснює оперативне керівництво.
• Співробітники - відбір, тестування, первинне навчання.
• Комунікації - стандартизація взаємодії всередині компанії.
• Перевірка - контроль дотримання етики та технології.
• Маркетологи - залучення вхідного потоку в компанію.
• Менеджери по роботі з клієнтами - ініціюють повторні звернення.
• Бухгалтер - звітність, ведення бухгалтерії.
• Фінансовий директор - контролює грошові потоки.
• Юридичні практики - якість і виконання всіх зобов'язань.
• ОТК - контролюють якість і підвищують кваліфікацію.
• Коректувальники - вдосконалення процесів і функції, перевірка виконання.
• Продавці - призводять нових клієнтів, обробляють потенційних.
• ЗМІ - піар компанії зовні.

Етапи створення підконтрольного бізнесу
• Виявити, що у вас вже впроваджено, а що ще попереду?
• Побудуйте бізнес процеси.
• Вибудуйте функції співробітників.
• регламентує всі процеси.
• Створіть базу знань і наповнюйте її.