Сім правил ефективного конференц-колла

Перш за все, вони відзначають, що, яким би не був професійний рівень учасника конференц-зв'язку, його риторичні і ораторські здібності, вирішальну роль завжди грає акустика. Це і можливості того приміщення, де проводиться віртуальна конференція, і здатності на слух сприймати ті чи інші особливості, які можуть служити невербальними сигналами # 151; модуляцію і інтонацію голосу, темп мови.

Г-н Ван Арсдейл і г-жа Росс визначили сім стратегій-порад для успішного проведення конференц-колла, який допоможе заволодіти увагою всіх учасників і в рівній мірі залучити всіх до обговорення означених питань і проблем.

3. Залучайте в розмову тих, хто встиг до вас приєднатися до початку конференц-зв'язку. Не чекайте, поки «перші прибулі» почнуть обговорювати погоду або минулий футбольний матч # 151; задайте самому ранньому учаснику нескладний питання по офіційної темі, що стоїть на порядку конференц-колла. У міру того, як на зв'язок будуть виходити все нові учасники розмови, задавайте їм те саме запитання і залучайте в колективну дискусію.

4. Дотримуйтеся основних правил ділового етикету. Відсутність універсальних правил ввічливого спілкування # 151; ключова проблема, яка веде до різкого зниження ефективності конференц-зв'язку і навіть хаосу, оскільки за відсутності встановлених норм люди починають створювати власні. Для того, щоб максимізувати результативність ділової розмови, необхідно чітко і ясно окреслити рамки поведінки всіх учасників. Три найбільш важливих і універсальних пункту, які можна виділити, # 151; завчасно виходити на зв'язок, вчасно вступати в розмову, а також вчасно закінчувати свій виступ.

6. Використовуйте паузи # 151; ключовий інструмент в арсеналі модератора конференц-зв'язку. Не бійтеся когось перервати, якщо у вас проблеми зі зв'язком, технікою або якщо хтось починає повторюватися, говорити зайве або не по темі # 151; необхідно завжди стежити, щоб конферен-колл йшов відповідно до наміченого плану і розкладу. Наприклад, якщо хто-небудь із спікерів починає йти в непотрібне напрямок або буквально монополізує розмову, сміливо, але ввічливо зупиняйте його, називаючи ім'я і пропонуючи зробити паузу «буквально на секунду. Ми зараз обговорюємо тему N. Що ви можете по ній додати? »Або« Чи можете підсумувати / резюмувати все сказане вами в одному реченні? ».

7. Міняйте тональність і хід ділового спілкування за допомогою навідних і уточнюючих питань. Замість того, щоб просто переходити від одного пункту порядку конференц-колла до іншого, використовуйте питальні слова «як», «що», «навіщо», задавайте як відкриті, так і закриті питання # 151; іншими словами, намагайтеся створити ефект і атмосферу залученості, діяльної участі і взаємодії.

Влада Стеканова, по матеріаламexecutivetravelmagazine.com