Школа бізнесу, університет синергія

Планування - це частина тайм-менеджменту, до якої можна приступати після визначення ключових цілей і завдань. Що робити, щоб не розчаруватися на цьому етапі?

Сторінка звичайного щоденника - це жорстка сітка часу, і люди намагаються прив'язати справи до цієї сітці. Вранці людина щаслива - все розписано, значить, він все встигне. Але зрозуміло, виявляється, що наше життя не настільки передбачувана. Начальник може продовжити ранкове нараду, а клієнт - спізнитися на 20 хвилин. До вечора все валиться, і ви ризикуєте прийти до абсолютно неправильного висновку: планувати марно.

Однак варто запам'ятати зовсім інше: жорстка система може бути застосована тільки в школі і в інституті, коли існує чіткий розклад. Як тільки виникає справжнє життя, відбувається збій планів.

Техніка жорстко-гнучкого планування

Проблему можна вирішити. Розділіть сторінку щоденника навпіл. Нехай ліва частина буде призначена для жорстких задач, а права - для гнучких. Потім розпишіть на жорсткій сітці зустрічі і події, але в набагато меншій кількості, ніж зазвичай. Між ними залишайте резерви - вільні простори. Так ви зможете безболісно реагувати на несподіванки - без порушення графіка.

Вільних зон повинно бути близько 30-40%, це залежить від того, скільки у вас підлеглих. У праву колонку випишіть гнучкі завдання, наприклад, «зробити документ», «відредагувати слайди до презентації», «подзвонити клієнтові», «проконтролювати роботу співробітників». Все це необов'язково робити в чітко зазначений час.

Виділення пріоритетних завдань

Не факт, що ви встигнете виконати весь гнучкий список, але потрібно виділити одну-дві задачі, які повинні бути вирішені сьогодні в обов'язковому порядку. Вам доведеться подолати спокусу: здаватиметься, що все важливо, терміново і абсолютно необхідно, а ще ви захочете поставити гнучкі завдання в жорсткий графік.

Постарайтеся обмежити себе і змиритися з тим, що не всі встигнете з гнучкого списку - ви ж не знаєте всіх обставин майбутнього дня. Зате, користуючись технікою жорстко-гнучкого планування, ви точно виконаєте пріоритетне, а це важливіше.

Люди часто намагаються прив'язати кожне, навіть незначне подія до конкретного часу, через що швидко розчаровуються в плануванні. Замість цього розділіть завдання на жорсткі і гнучкі. Для перших нехай буде відведено чітке час, а другі розподіліть по вільному простору.

Обов'язково залишайте «порожнечі» в розкладі для непередбачених обставин. А з тим, що не встигнете виконати всі гнучкі завдання, просто змиріться - і розставте пріоритети.