Що робити кадровику, якщо працівник змінив прізвище, ім’я або по батькові робота - двічі два

В цьому випадку фахівця з кадрів доведеться вносити зміни в облікові документи, де вказані персональні дані людини. Як це правильно зробити - в матеріалі

Крок перший. Заява

Люди одружуються, виходять заміж, створюють нову сім'ю ... І в переважній більшості жінки після цього прекрасного події беруть прізвище чоловіка. Деякі, за рідкісним винятком, змінюють ім'я, по батькові або прізвище з інших причин. Може бути, прізвище було немилозвучним або людина вирішила замість «Каті» стати «Аллою», мріючи очистити свою карму. Можливо, жінка розлучилася і тепер повертає собі своє дівоче прізвище. Все можливо ... Але будь-які причини в цій ситуації не грають великої ролі для кадровика. Завдання фахівця правильно оформити зміну імені, прізвища або по батькові співробітника в тих документах, де вказані його персональні дані. В першу чергу людина повинна написати заяву на зміну прізвища та докласти до цієї заяви копії підтверджуючих документів.

Наприклад, якщо жінка вийшла заміж і взяла прізвище чоловіка, то їй треба принести новий паспорт і свідоцтво про укладення шлюбу. Також співробітник або співробітниця повинні сходити до Пенсійного фонду і замінити страхове пенсійне свідоцтво. А ще - отримати в податковій оновлений ІПН. Всі копії даних документів треба віддати в кадрову службу.

Після того, як співробітник написав заяву, фахівець кадрової служби віддає папір керівнику. Керівник ставить на ній резолюцію і віддає «в роботу» кадровику. Кадровик реєструє заяву в документообігу і становить наказ по особовому складу про внесення змін до облікових документів. Потім віддає наказ на підпис керівнику і співробітникові підприємства. У формулюванні наказу краще використовувати фразу «внести зміни в облікові документи працівника», а не «до персональних даних». Справа в тому, що персональні дані можуть змінити тільки спеціальні державні органи, але ніяк не кадрова служба. Початок покладено!

Крок третій. вносимо зміни

Наказ підписаний обома сторонами. Тепер починається найважливіше - вносимо зміни.

Напевно, в 99,9% організацій працюють з комп'ютерним забезпеченням - будь то «1С», «Галактика» або щось подібне. У програму необхідно занести нові дані про зміну прізвища, імені або по батькові співробітника в спеціальному розділі.

Обов'язково вносяться зміни до трудової книжки. На титульному аркуші книжки зачеркиваем старе прізвище (однією рисою!) І пишемо нову. На внутрішній стороні обкладинки вказуємо, що зміни внесені, наприклад, на підставі свідоцтва про укладення шлюбу, вписуємо номер свідоцтва, ставимо дату, печатку і підпис керівника або кадровика. Таким же чином оформляємо тітульнік трудової книжки, якщо людина змінила ім'я або по батькові.

До особової справи співробітника також вносимо зміни. Вкладаємо в нього копії нового паспорта і свідоцтва про реєстрацію шлюбу. А також копії нового СНІЛС та ІПН (ці документи співробітник повинен сам зробити у відповідних органах).

В особовій справі зачеркиваем старе прізвище і вписуємо нові дані. Якщо зміна прізвища сталася завдяки заміжжя або через розлучення, то в «сімейний стан» міняємо статус. Поруч з новим прізвищем записуємо найменування документа, на підставі якого були внесені зміни (свідоцтво про укладення або розірвання шлюбу, паспорт, рішення суду і т.д.), дату і ставимо свій підпис.

У трудовий договір можна не вносити зміни. Замість цього оформляємо додаткову угоду до трудового договору, де змінюємо пункти з ПІБ і персональними даними співробітника. Всі ці дії в законі не прописані. Але кадровики, оформляючи таку угоду, позбавляються в майбутньому від непередбачених непорозумінь. Все-таки трудовий договір - це дуже серйозний і важливий документ.

До особової справи співробітника при зміні прізвища треба обов'язково додати копії його нових документів.