Розробка інструкції з діловодства

Список використаної літератури ............................................. ..31

Діловодство є однією з типових управлінських функцій, властивих кожної управлінській структурі. Перед будь-якою організацією незалежно від її організаційно-правової форми та масштабів діяльності стоїть завдання управління ресурсами, фінансовими потоками, персоналом та ін.

Інструкція з діловодства може сприяти створенню раціональної системи управління документами. Традиційно в інструкціях з діловодства описується порядок роботи з організаційно-розпорядчою документацією, інші системи документації при цьому не зачіпаються. Звісно ж доцільним при розробці названих інструкцій показувати порядок роботи з усіма системами документації, застосовуваними в організації, або додатково до Інструкції з діловодства складати, наприклад

Інструкцію по кадровому діловодству.

Складання інструкції з діловодства на підприємстві

Інструкція з діловодства (документаційного забезпечення управління) - основний локальний нормативний акт, що регламентує технологію роботи з документами в межах організації (установи, підприємства, фірми).

Інструкція з діловодства встановлює правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними. Практично інструкція закріплює систему діловодства, встановлену в конкретній організації. Інструкції складаються з урахуванням специфіки роботи організації. Основою для їх складання є Зразкові і Типові інструкції, а також діючі нормативно-методичні документи міжгалузевого дії з діловодства [5, с. 28].

Для ведення діловодства в великих організаціях створюється спеціалізований структурний підрозділ (канцелярія, управління справами, секретаріат і ін.). У невеликих організаціях створення служби нерентабельно, тому зазвичай вся робота з документами як адміністративними, так і по особовому складу доручається секретарю. Нерідко секретар поєднує функції канцелярії і відділу кадрів. Говорити про систему діловодства в цьому випадку не доводиться. Система не створена, а обов'язки секретаря зводяться до реєстрації якоїсь частини документів і підшивці їх у папки, кількість яких довільно. При зміні секретаря новоприйнятий працівник вносить в роботу з документами нововведення, продиктовані не діловий доцільністю, а власним досвідом.

Хто повинен розробляти інструкції з діловодства

У великих організаціях інструкцію розробляє служба діловодства за участю архіву, юридичної служби.

У невеликих організаціях, де немає такої служби, дана задача може бути доручена секретарю. У цьому випадку секретар використовує всі нормативно-методичні документи міжгалузевого дії, а також методичні рекомендації наукових установ Россархіва. Однак якщо секретар не володіє достатньою кваліфікацією, не має спеціальної освіти, підготовка інструкції може здійснюватися і сторонніми організаціями (наприклад, науково-дослідні установи), а також працівниками державних і муніципальних архівів, фахівцями в області документознавства. Такі працівники на основі проведеного обстеження організації, з урахуванням специфіки її роботи, структури, обсягу документообігу розроблять інструкцію, відповідну сучасним вимогам до цього документа [5с.32].

Розробка інструкції з діловодства

У будь-якій організації, на будь-якому підприємстві повинні бути загальнодоступні нормативні та методичні матеріали, які регламентують діяльність з документаційного забезпечення управління (ДОП), причому серед них повинні бути як загальнодержавні матеріали, так і матеріали самого підприємства:

1. Копія Статуту організації - для точного виконання реквізитів з найменуванням та довідковими даними з власної організації.

2. Положення про структурні підрозділи - для прямого направлення документів відповідно до закріплених за підрозділами функціями. Тим самим економиться час керівника, прискорюється документообіг і підвищується оперативність прийняття рішень.

3. Посадові інструкції фахівців.

Виходом з описаної ситуації також може служити розробка і доведення до працівників власної інструкції з діловодства, що включає і нормативні, та інструктивні матеріали загального призначення.