Розрахунок запасів - методи і норми розрахунку коефіцієнта запасів
Використовуйте покрокові керівництва:
Крім того, в умовах кризи багато підприємств зіткнулися з проблемами фінансування поточної діяльності і як наслідок втратили можливість мати надмірну товарний запас. У зв'язку з цим в даний час підприємства змушені оптимізувати свої витрати, пов'язані з товарними запасами і управляти ними.
Яким чином розрахунки оптимального розміру складських запасів можуть допомогти фінансовому директору підвищити ефективність управління оборотними активами?
Для задоволення поточного попиту на продукт підприємство повинно забезпечити певний рівень запасу, величина якого визначається на основі даних за попередні періоди. При цьому як би точно ми не намагалися спрогнозувати попит, фактичне споживання товару може бути як більше, так і менше прогнозованого.
Скачайте 3 популярних регламенту, які стануть в нагоді в роботі
Також для своєчасного поповнення запасу (розрахунку оборотності запасу) підприємство повинне прогнозувати плановане час виконання замовлення постачальником, величина якого грунтується на даних про минулі поставках. Цю величину також складно спрогнозувати зі 100% -ою точністю. Іноді фактичний час виконання замовлення буває більше прогнозованого.
У зв'язку з описаною вище ситуацією невизначеності підприємство змушене створювати страховий запас для того щоб забезпечити можливість виконання замовлень покупців в разі, коли фактичне споживання перевищує прогноз, а також для запобігання виникнення дефіциту в разі незапланованого збільшення часу виконання замовлення.
Таким чином, страхові запаси - частина виробничих і збутових запасів, призначених для зведення до мінімуму логістичних і фінансових ризиків, пов'язаних з непередбаченими коливаннями попиту на випущені товари, невиконанням договірних зобов'язань по поставкам сировини і матеріалів (порушенням термінів, обсягів поставок, якості поставлених ресурсів і т.п.), збоями в виробничо-технологічних циклах і іншими непередбаченими обставинами.
Створюючи страховий запас підприємство може знизити ризики невиконання замовлення або неповного виконання замовлення. Однак за зниження ризиків доводиться платити. Тому при визначенні розміру страхових запасів фінансовий директор знаходиться між двох вогнів: з одного боку створення додаткових страхових запасів викликає додаткові витрати, з іншого боку - їх відсутність може спричинити за собою можливі збитки пов'язані з невиконанням замовлення.
У зв'язку з цим основне завдання фінансового директора в процесі управління запасами полягає в тому, щоб з одного боку знизити витрати на зберігання і зменшити величину оборотних коштів "заморожених" в товарі, з іншого боку зменшити ризики невиконання замовлення клієнта. У цьому вся суть розрахунку запасів.
Для зменшення ризику невиконання замовлення необхідно контролювати дві величини:
розмір страхового запасу і точку замовлення (момент поповнення запасу при досягненні певного рівня розміру запасів).
Розглянемо, як визначається норматив оптимального розміру складських запасів фінансовим відділом м'ясопереробного підприємства «Мяспромінвест».
У компанії «Мяспромінвест» всі матеріальні ресурси, що використовуються у виробництві, розділені на три групи за ступенем їх впливу на релевантні витрати.
До релевантним витрат пов'язаних з запасами зазвичай виділяють наступні групи:
- витрати, пов'язані зі зберіганням запасів;
- витрати, пов'язані з виконанням замовлень;
- збитки, що виникли через дефіцит запасів (витрати у вигляді втрати частини прибутку або втрати клієнтів і частини ділової репутації компанії).
Використовуючи метод АВС, в компанії була проведена угруповання запасів на три групи (А, В, С).
Так до першої групи найбільш важливих ресурсів були віднесені м'ясо, спеції, сировину для упаковки. До другої групи віднесені ресурси, відсутність яких може позначитися на виробничому процесі, але не викличе його зупинки: в основному це ПММ для парку автомашин, а також запчастини для ремонту обладнання. І третя група - всі інші ресурси, які купуються за потребою і практично не впливають на виробничий процес.
Для виділеної групи А окремо розраховується поточний і страховий запаси. кожен з яких, в свою чергу, може бути розділений на деякі елементи.
Визначення страхового запасу було зроблено вище. Поточний запас - основна частина виробничого (збутового) запасу, призначена для забезпечення безперервності процесу виробництва (збуту) між двома суміжними поставками.
Нормування поточного запасу полягає в знаходженні максимальної величини потреби виробництва в матеріальних цінностях між двома черговими поставками. Дана потреба визначається як добуток середньодобового витрати на інтервал поставки (часовий інтервал між розміщенням замовлення і його отриманням):
Zтек = Rсут * Т,
де Zтек - поточний запас;
Rсут - середньодобова витрата матеріалів;
Т - інтервал поставок, дні
У свою чергу середньодобова витрата знаходиться шляхом ділення загальної потреби в матеріалі на округлене кількість календарних днів в плановому періоді:
Rсут = Rгод: 360
де Rсут - середньодобова витрата матеріалів;
Rгод - відповідно річна витрата матеріалів.
Нормування страхового запасу грунтується на підставі наступного розрахунку: твір середньодобового витрати матеріалу на розрив в інтервалі поставок поділене на два:
Zстр = Rсут (Тфакт - Тплан) / 2
де Zстр - страховий запас;
Тфакт. Тплан - відповідно фактичний і плановий інтервал поставок.
При розрахунку страхового запасу для товарних запасів групи В і С в компанії «Мяспромінвест» використовується укрупнена оцінка (страховий запас приймається в розмірі 50% поточного запасу).
Далі за такою формулою визначається точка замовлення:
Тз = Zтек + Zтек
Середня витрата сировини складе:
Rсут = 3 600 т / 360 = 10 т
Точка відновлення замовлення буде дорівнює:
Тз = 140 т + 25 т = 165 т
Це означає, що тільки тоді, коли рівень запасу сировини на складі досягає 165 тонн, служба закупівель повинна зробити чергове замовлення постачальнику.
Таким чином, фінансова служба підприємства контролює фінансові ризики, пов'язані з можливими збитками від утворення дефіциту, а також запобігає зловживання з боку служби закупівель, пов'язане з необгрунтованими закупівлями сировини і матеріалів.
В системі контролю за станом запасів з фіксованим розміром замовлення постійна величина - це розмір замовлення на поповнення запасу. Інтервали часу, через які проводиться розміщення замовлення, в цьому випадку можуть бути різними.
Нормованими величинами в цій системі є величина замовлення, розмір запасу в момент розміщення замовлення (так звана точка замовлення) і величина страхового запасу. Замовлення на поставку розміщується при зменшенні готівкового запасу до точки замовлення. Після розміщення замовлення запас продовжує зменшуватися, так як замовлений товар привозять не відразу, а через якийсь проміжок часу t. Величина запасу в точці замовлення вибирається такий, щоб в нормальній, робочої ситуації за час t запас не опустився нижче страхового. Якщо ж попит непередбачено збільшиться, або ж буде порушений термін поставки, то почне працювати страховий запас.
На практиці система контролю стану запасу з фіксованою кількістю замовлення застосовується переважно в наступних випадках:
- великі втрати в результаті відсутності запасу;
- високі витрати на зберігання запасів;
- висока вартість товару, що замовляється;
- високий ступінь невизначеності попиту;
- наявність знижки з ціни залежно від замовленого кількості.
Після того як зроблений вибір системи поповнення запасів, необхідно кількісно визначити величину замовленої партії, а також інтервал часу, через який повторюється замовлення.
Також для оптимізації витрат пов'язаних зі складськими запасами фінансова служба може здійснювати розрахунок оптимального розміру партії поставляються сировини і матеріалів. Оптимальний розмір партії і оптимальна частота завезення залежать від наступних факторів:
- обсяг попиту (обороту);
- витрати з доставки товарів;
- витрати по зберіганню запасу.
В якості критерію оптимальності вибирають мінімум сукупних витрат по доставці і зберіганню. І витрати з доставки, і витрати по зберіганню залежать від розміру замовлення, однак, характер залежності кожної з цих статей витрат від обсягу замовлення різний. Витрати з доставки товарів при збільшенні розміру замовлення зменшуються, так як перевезення здійснюються більш великими партіями і, отже, рідше. Витрати по зберіганню зростають прямо пропорційно розміру замовлення. Склавши обидва графіка, отримаємо криву, яка відображатиме характер залежності сукупних витрат з транспортування і зберігання від розміру замовленої партії.
Оптимальний розмір замовлення визначається за формулою Уїлсона:
де Sопт - оптимальний розмір замовляється партії в штуках;
Про - необхідний обсяг закупівлі товарів (запасу) в рік в штуках;
Ст - витрати, пов'язані з розміщенням, доставкою, прийманням партії замовленого товару;
Сх - витрати, пов'язані зі зберіганням одиниці запасу в рік.
Варто відзначити, що запропоновані вище математичні моделі можуть стати корисними інструментами, що допомагають фінансовому директору контролювати ситуацію, але ці моделі не можуть бути повним відображенням дійсності. Крім того, керівникам, які приймають рішення, потрібно не тільки знати зазначені вище формули, але і системно розуміти процеси, якими вони керують. Тому при здійсненні контролю за оборотними активами потрібно враховувати і специфіку компанії, і обмеження, обумовлені реаліями української економіки.
Роботу фінансового директора з контролю запасів можуть ускладнити наступні проблеми, про які фінансовому директору необхідно пам'ятати і по можливості усувати.
Одна з проблем часто зустрічаються на підприємствах - неякісно складені довідникипродукції: один і той же вид запасів може зберігатися під різними найменуваннями на різних складах. В результаті можливі ситуації, коли відділ закупівель набуває матеріали, які вже є в наявності, тим самим завищуючи витрати на зберігання і збільшуючи відволікання грошових ресурсів на фінансування оборотних коштів. Необхідно відстежувати дублі і усувати їх.
Також мають місце бути проблеми, пов'язані з помилками співробітників. Наприклад, поставка може бути затримана через те, що менеджер забув відправити заявку і відправив її несвоєчасно, збільшивши таким чином час виконання замовлення. Усунути цю проблему може система контролю.
Виходячи з того, що розглянута вище система з фіксованим розміром замовлення передбачає безперервний облік залишків для визначення точки замовлення, а також можливе велика кількість контрольованих номенклатурних позицій ускладнює математичні розрахунки, зрозуміло, що відсутність інформаційної системи, що забезпечує автоматичний розрахунок показників, значно ускладнить якісне виконання завдання з управління запасами і не дозволить фінансовому директору здійснювати оперативний контроль за величиною оборотних коштів про залучених в запасах.
Розглянутий приклад одного їх українських підприємств і опис загальних методів вирішення проблеми розрахунку розмірів запасів покликані допомогти великій кількості фінансових директорів виробити свої підходи до даної тематики.
Методичні рекомендації з управління фінансами компанії