рік закінчився
Дуже важливо розуміти які документи і скільки часу необхідно зберігати, які архіви треба створювати ну і звичайно що буде якщо документи не збережені ....
Зазвичай в кінці кожного року підприємство наводить порядок в своїх документах, в тому числі відбирає ті, які можна знищити (минув встановлений термін зберігання) або передати в архів. Це полегшує роботу з рештою (актуальними) документами і звільняє місце для нових.
Як правильно провести архівування та якими законодавчими нормами регулюється ця процедура? Розглянемо ці питання докладніше.
Хто відповідає за зберігання документів?
Згідно ч. 7 ст. 9 Закон від 16.07.99 р № 996-XIV (далі - Закон № 996) обов'язок щодо забезпечення належного зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку протягом встановлених строків покладено на підприємство.
Але хто саме на підприємстві відповідає за цю роботу? У п. 6.7 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р № 88 (далі - Положення № 88), сказано, що зберігати первинні документи та облікові регістри, а також бухгалтерські звіти, оформляти їх і передавати в архів зобов'язаний головний бухгалтер підприємства .
Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, і бухгалтерські звіти підлягають передачі в архів. А до цього вони повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах. За їх збереження відповідають особи, спеціально уповноважені головним бухгалтером (п. 6.1, 6.2 Положення № 88).
Як організувати зберігання документів?
Підприємства повинні забезпечити збереження документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності згідно ст. 6 Закону від 24.12.93 р № 3814-XII (далі - Закон № 3814). Рекомендуемобратітьвніманіе на важливі моменти, передбачені законодавством:
На кожному підприємстві повинна бути розроблена номенклатурадел, відповідно до якої формуються справи для передачі в архів. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві підприємства, оформлених в певному порядку із зазначенням термінів їх зберігання (пп. 3.1.1 Правил, затверджених наказом Державного комітету архівів від 16.03.01 р № 16, далі - Правила № 16 ). Обратітевніманіе: протягом року з дня своєї реєстрації юридичних осіб повинні узгодити номенклатуру справ з однією з держархівів або архівним відділом міської ради (ч. 1 ст. 32 Закону № 3814).
Підприємства мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, а також передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інші архівні установи (документи Національного архівного фонду - це архівні документи, культурна цінність яких визнана експертизою і які підлягають державному обліку і зберіганню згідно ст. 1 Закона№ 3814).
Для забезпечення схоронності первинних документів на підприємстві можна (п. 2.2 Правіл№ 16):
- або створити архів як структурний підрозділ і ввести штатну одиницю архіваріуса,
- або покласти обов'язки архіваріуса в порядку суміщення на будь-якого іншого працівника, наприклад секретаря.
Згідно п. 2.7 Правил № 16 документи повинні бути передані зі структурних підрозділів підприємства в архів через 2 роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описом відповідно до зразка з додатка 1 до Правил № 16.
Хто оцінює важливість і цінність документів?
Для оцінки важливості документів на підприємстві створюється експертнаякоміссія (ст. 6 Закону № 3814; п. 9 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 08.08.07 р № 1004, далі - Порядок № 1004), що діє на підставі положення, яке стверджує керівник підприємства або інший орган управління підприємства.
До складу експертної комісії підприємства включають (п. 14 Порядку № 1004):
Головою експертної комісії призначається начальник керівника підприємства.
Експертна комісія підприємства проводить попередню експертизу цінності документів і передає її результати на розгляд експертно-перевірочної комісії держархіву, в зоні комплектування якої перебуває підприємство.
Терміни зберігання документів
Какіеустановлени терміни зберігання документів підприємства?
Мінімальні строки зберігання архівних документів юридичними особами встановлюються Міністерством юстиції, якщо інші терміни зберігання не передбачені законодавством (ч. 2 ст. 32 Закону № 3814).
Терміни зберігання документів вказані в Переліку, затвердженому наказом Мін'юсту від 12.04.12 р № 578/5 (далі - Перелік № 578). При цьому в п. 44.3 та 44.4 Податкового кодексу (далі - ПК) визначено терміни зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов'язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на податкові органи (валютне законодавство, законодавство про РРО та т. п.).
Назвемо основні правила визначення термінів зберігання первинних документів.
Правило1. Первинні документи потрібно зберігати не менше 1 095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої вони використовуються, а якщо звітність з якихось причин не подавалася - з останнього дня терміну подання такої звітності, встановленого НК (п. 44.3 ПК).
Правіло2. При ліквідації підприємства первинні документи, що відображають період діяльності протягом 1 095 днів до дати ліквідації, необхідно передати в архів (п.44.3 НК).
Правило 3. Документи, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження податкового повідомлення-рішення або з судовим розглядом, слід зберігати до закінчення перевірки і передбаченого терміну оскарження прийнятих за її результатами податкових повідомлень-рішень та / або до вирішення справи в суді, але не менше 1 095 днів з дня подання податкової звітності (п. 44.4 ПК).
Правіло4. При втраті, пошкодження або дострокове знищення первинних документів платник податків зобов'язаний повідомити про це податковий орган протягом 5 днів, а протягом 90 днів - відновити документи (п. 44.5 ПК).
Правіло5. Знищення неревізованних (неперевірених) фінансових і бухгалтерських документів не допускається (Перелік № 578, лист Державної архівної служби від 03.07.13 р № 01.2 / 2629).
Документи для знищення відбираються експертною комісією підприємства. Документи, які згідно з висновком комісії можуть бути знищені, включаються в Актобіз'ятіідокументовдля знищення за формою додатка 7 до Правил № 16. Такий акт складається у двох примірниках на всі справи підприємства в цілому. Назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться в нього під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.
Важнийнюанс: заборонено знищувати документи без проведення експертизи їх цінності (п. 2.13 Переліку № 578).
Відібрані для знищення документи передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладною, в якій крім інших даних вказується також вага переданої документації (макулатури) (пп. 4.5.10 Правил № 16). Дата здачі документів, їх вага та номер накладної наводяться в акті про вилучення документів для знищення.
При незначних обсягах знищуваної документації її можна спалити, про що необхідно зробити позначку в акті (пп. 4.5.10 Правил № 16).
Яка відповідальність установленаза незабезпечення збереження документів?
Фінансоваяответственность. За незабезпечення збереження первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом строків, встановлених ст. 44 НК, податкові органи застосовують до платника податків штрафні санкції в розмірі 510 грн., А за повторне таке порушення протягом року - у розмірі 1 020 грн. (П. 121.1 ПК).
Адміністративна відповідальність. За недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі архівних документів, порушення порядку доступу до зазначених документів, а також за неповідомлення держархіву про наявність архівних документів в разі загрози їх знищення або значного погіршення їх стану передбачена адміністративна відповідальність (ст. 92 1 КУпАП) для посадових осіб підприємств - попередження або штраф у розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн.); за такі ж порушення, вчинені ними повторно протягом року, - від 10 до 40 НМДГ (від 170 до 680 грн.).
Протоколи по зазначених порушень складаються працівниками держархівів. а заходи відповідальності застосовуються судами.
- 1. Призначте працівника, відповідального за архівування документів та ведення номенклатури справ, і створіть на підприємстві експертну комісію, яка визначатиме цінність і термін зберігання конкретних документів.
- 2. Щорічно перевіряйте дотримання законодавчо встановлених термінів зберігання документів.
- 3. Не забувайте оформляти необхідні документи при передачі справ із структурних підрозділів підприємства в архів (опис) і знищенні документів (акт про вилучення документів для знищення).
- 4. Перед знищенням документів проведіть їх експертизу, результати якої оформите відповідним документом.
- 5. Пам'ятайте, що не можна знищувати документи, не охоплені податковою перевіркою, а також ті, які стосуються судового спору, якщо судовий розгляд не завершено