реквізит 28
Обробка документів в апараті управління включає документування інформації, обробку інформації, що міститься в документах, і організацію роботи з документами. Сукупність робіт, пов'язаних зі створенням документів, їхньою реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством.
У процесі діловодства здійснюється фіксування інформації (документування) і організація робіт з документами. Під документуванням розуміється створення текстових документів у сфері управління.
Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в діловодстві. Необхідність документування управлінських процедур, встановлена чинним законодавством, призводить на практиці до створення численних форм фінансової, первинної облікової, розрахунково-грошової, звітно-статистичною, організаційно-розпорядчої та інших систем документації.
Особливу роль серед управлінських документів грає організаційно-розпорядча документація (ОРД), що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності апарату установи, організації, підприємства.
Вхідні в цю систему документи умовно поділяються на 3 групи:
- організаційні документи - статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ установи, організації, підприємства, посадова інструкція працівникові;
- розпорядчі документи - наказ, розпорядження, вказівка, інструкція;
Операції по документуванню організаційно-розпорядчої діяльності та організації роботи з відповідними документами називаються адміністративним діловодством.
Оформлення документів здійснюється на бланках двох видів: загальних, для організаційно-розпорядчих документів (ОРД), і бланків для листів.
Бланком називається аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Виготовляють бланки двох форматів: А4 (210х297 мм) і А5 (210х148 мм). Бланки кожного виду проектують на основі кутового або поздовжнього розташування реквізитів.
Стандарти на формуляри - зразки встановлюють формати та розміри полів документів, що входять до складу уніфікованої системи документації, реквізити і правила їх розташування.
Реквізити - це обов'язкові ознаки, встановлені законом або розпорядчими положеннями для окремих видів документів. Склад і розташування реквізитів на бланках організаційно-розпорядчих документів повинні відповідати ГОСТ 6.38-90 УСД Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання та оформлення документів.
Сукупність розташованих у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром. Формуляр - зразок є основою для конструювання формулярів і бланків всіх видів управлінської документації. Площа, відведена формуляром - зразком для розташування кожного реквізиту, відповідає оптимальному обсягом цього реквізиту в друкованих знаках. Згідно ГОСТ 6.38-90 документи можуть містити (залежно від призначення) до 32 реквізитів. Однак жоден документ не оформлюється повним набором реквізитів. Кожен повинен містити певний їх склад залежно від призначення документа.
У перелік реквізитів ОРД входять наступні: [2, c. 34]
1 Державний герб.
2 Емблема організації, установи, підприємства.
3 Зображення нагород.
4 Код підприємства, установи або організації по загальнодержавному класифікатору підприємств і організацій (ЄДРПОУ).
5 Код форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД).
6 Найменування міністерства або відомства.
7 Найменування установи, організації, підприємства.
8 Найменування структурного підрозділу.
10 Назва виду документа.
14 Місце складання або видання.