Реферат правила складання та оформлення документів - банк рефератів, творів, доповідей, курсових
2. Основні правила складання тексту документів ............................... 3
3. Правила оформлення реквізитів документів ..................................... 4
4. Основні вимоги до документів,
виготовленим машинописним способом .......................................... 16
1. Класифікація документів.
Все документипо відображаються у них видів деятельностіделятся на дві великі групи:
1) Документи по загальних і адміністративних питань. тобто питань загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підрозділів підприємства.
2) Документи за функціями управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.
Документиклассіфіціруются по іменування: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і т.д. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але вони можуть бути абсолютно різними:
- за місцем складання -внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб);
- за змістом -прості (присвячені одному питанню) і складні (що охоплюють кілька питань);
-за термінами виконання -термінові. що вимагають виконання в певний термін, і нетермінові. для яких термін виконання не встановлено;
- за походженням -служебние. зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті. що стосуються конкретної особи і є іменними;
по виду оформлення -подлінние. копії. виписки. дублікати;
- за коштами фіксації - письмові, графічні, фотокінодокументи і т. д.
Оригінал - це підписаний і належним чином оформлений примірник документа, складений в перший раз. Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»), засвідчена в установленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку.
Іноді для роботи потрібно не копія з оригінального документу, а виписка з того чи іншого його розділу. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і організаціям надано право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.
2. Основні правила складання тексту документів.
Документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, назва виду документа, текст документа і т.д.). Сукупність реквізитів документа, розташованих у встановленому порядку, становить формуляр документа.
ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »встановив формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів, який представляє собою графічну модель або схему побудови документа. Формуляр-зразок встановлює розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів.
ГОСТ Р. 6.30 - 97 встановлює також склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів і їх розташування на бланку документа, правила оформлення реквізитів, вимога бланків та порядок виготовлення і т. Д.
Всього державним стандартом встановлено 29 реквізитів. Дев'ятнадцяте реквізит - текст документа.
Текст - основний реквізит документа, який повинен містити достовірну та об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно, нейтральним тоном і по можливості коротко. Текст документа повинен бути бездоганним в юридичному відношенні і не допускати двоякого тлумачення.
Документи складаються російською або національною мовою відповідно до законодавства Укаїни про державні мови.
Текст документа може бути представлений у вигляді таблиці, анкети, зв'язного тексту.
Тексти документів великого обсягу поділяються на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами:
Уповноваженого з прав людини;
Дипломатичних представництв, консульських установ та інших офіційних представництв України за кордоном.
Герб суб'єкта Україна поміщають на бланках документів відповідно до правовими актами органів влади суб'єктів РФ. Як правило, герб суб'єкта Україна зображується на бланках представницьких і виконавчих органів влади і управління республік, країв, областей, автономних утворень і міст федерального підпорядкування - Москви і Харкова, а також на бланках організацій, що знаходяться в їх підпорядкуванні. Те ж стосується і зображення на бланках гербів муніципальних утворень (міст, сільських поселень).
3.Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування).
Емблема підприємства - це символічне графічне зображення. В якості емблеми, як правило, використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа, але заміняти найменування підприємства або установи емблемою не допускається. Емблему розміщують на лівому полі документа на рівні назви організації або верхньому полі документа. Емблема повинна бути зареєстрована в установленому порядку - не допускається зображати на бланку емблеми, товарні знаки (знаки обслуговування), не зареєстровані офіційно. Емблема не чути також при зображенні на бланку документа герба.
6.Наіменованіе організації.
Міністерство освіти Укаїни
Державний університет управління
Інститут інформаційних систем управління
У бланках організацій подвійного підпорядкування (федеральному органу виконавчої влади і місцевого органу влади) вказується тільки найменування місцевого органу влади.
Найменування організації, вказане в бланку, має точно відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах (статуті або положенні про організацію).
Якщо організація має офіційно закріплене скорочене найменування, воно наводиться під повним найменуванням в дужках:
Всеукраїнський науково-дослідний інститут
7.Справочние дані про організацію.
8.Наіменованіе виду документа.
Цей реквізит є одним з найважливіших, оскільки дозволяє судити про призначення документа, визначає склад реквізитів і структуру тексту. Найменування виду документів проставляється на всіх документах, за винятком листів, і друкується прописними літерами під реквізитом «Найменування організації»: накази, розпорядження, АКТ і т.п.
Крім дати документа, датуються також всі службові відмітки на документі (резолюції, візи, позначка про виконання документа і ін.).
10.Регістраціонний номер документа.
Реєстраційний номер документа - це цифрове або буквено-цифрове позначення, під яким документ введений інформаційно-пошукову систему. Для внутрішніх документів (розпоряджень, актів, протоколів) це, як правило, порядковий номер у межах календарного року. За рішенням організації порядковий номер документа може доповнюватися інформацією про кореспондента, виконавців, тематиці, літерними індексами.
Реєстраційний номер документа проставляється на рівні дати. Як правило, на бланках документів місце для написання дати та реєстраційного номера позначається наступним чином:
Цей реквізит проставляється тільки на відповідних листах. Дата і реєстраційний номер переносяться з ініціативного листи. Оформляється реквізит наступним способом:
12.Место складання або видання документа.
Реквізит використовується тільки в загальних бланках і бланках конкретних видів документа (крім листа). При оформленні цього реквізиту враховується адміністративно-територіальний поділ країни. наприклад:
с.Іванівка Митищинського району Московської області.
Місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо назва території входить в найменування організації:
Воронезький державний університет.
Скорочення «р» при назві міста не ставиться при позначенні «Москва», а також при назвах міст, що закінчуються на «град» і «бург».
13.Гріф обмеження доступу до документа.
Реквізит проставляється на документах, що містять відомості обмеженого поширення, - державну таємницю або конфіденційну інформацію. У першому рядку даного реквізиту можуть проставлятися наступні позначки: «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості» (якщо документ містить державну таємницю); «ДСК» (для службового користування), «Конфіденційно», «Комерційна таємниця», «Банківська таємниця» і ін. (Якщо документ містить конфіденційну інформацію). У другому рядку реквізиту проставляються номер примірника документа і інші позначки.
назва вулиці, номер будинку, номер квартири;
назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);
назва області, краю, автономного округу (області), республіки;
країна (для міжнародних поштових відправлень);
вул. Маросейка, 15, стор.2
Генеральним директорам підприємств
Московська обл. 140250
15.Гріф затвердження документа.
Затвердження - спосіб посвідчення документа і надання йому юридичної сили. Затверджуються, як правило, організаційно правові документи (статут, положення, інструкція, штатний розклад та ін.), Планові і звітні документи, деякі фінансові документи (кошториси), деякі акти та ін.
Документ може затверджуватися:
- посадовою особою (керівником), до компетенції якого входить прийняття рішення з питань, викладених у затверджуваному документі;
виданням відповідного розпорядчого документа;
У разі затвердження документа посадовою особою гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖУЮ, повного найменування посади особи, що затверджує документ, особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження:
Підпис А.Б. Сидоров
Якщо документ затверджується розпорядчим документом або колегіальним органом, то гриф затвердження повинен містити найменування, номер і дату документа, в якому зафіксовано рішення про затвердження:
Стабільна діяльність будь-якої організації і діловодство. Перелік реквізитів, що відносяться до загального бланку, бланку листа і бланку конкретного виду документа. Правильне оформлення бланків. Загальні вимоги до оформлення, обліку і зберігання гербових бланків.
Основні положення з документування управлінської діяльності. Уніфікація і стандартизація управлінських документів. Види документів та їх класифікація. Правила оформлення управлінських (організаційно-розпорядчих) документів.
Ознайомлення з окремими видами документів, правила їх оформлення, підготовки. Особливості складання та оформлення ділових документів. Вимоги та правила написання наказу. Розпорядження і рішення як правовий акт. Оформлення протоколу, вказівки.
Юридична сила документа. Функції документа. Основні правила складання та оформлення документів. Вимоги до складання та оформлення документів. Вимоги до оформлення реквізитів документів. Вимоги до бланків документів.
Основні функції, права та обов'язки служби документаційного забезпечення управління. Правила підготовки та оформлення реквізитів ділових паперів. Принципи виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків з відтворенням Державного герба РФ.
Діловодство в компанії - це рутинний процес, на який часто не звертають достатньої уваги, поки не виникнуть неприємності, пов'язані з порушеннями порядку, встановленого чинним законодавством.
Поняття діловодства як галузі діяльності, предмет і методи, порядок його проведення. Види документів, особливості та сфери їх практичного застосування. Напрями державного регулювання діловодства і відповідальні за нього органи.
Принципи організації документообігу в державній установі. Особливості уніфікованої системи документів. Службове листування, бланки документів та реквізити. Оформлення додатків, узгодження, візування та затвердження. Номенклатура справ.
Поняття і значення інформаційно-довідкової документації, опис її видів - листи, телеграми, протоколу, акту. Правила оформлення реквізиту 24 - візи узгодження документа. Приведення прикладу конкретного виду формуляра - "Посадовий інструкції".
Джерела, особливості оформлення реквізитів, їх значення і склад. Сутність і порядок складання та оформлення довідково-інформаційних протоколів. Етапи роботи виконавця з документацією і основні вимоги, що пред'являються до обробки документів.
План. Документування трудових взаємин. Прийом переклад і звільнення працівників. Надання відпусток. Відрядження. Накази з особового складу.
Вимоги до складання та оформлення. Організаційні документи. Реквізит 28. Позначка про виконавця. Правила складання та оформлення. Приклади складання ділових листів, наказів і розпоряджень. Вихідні діловий лист. Наказ по особовому складу.